Страница 1 из 3

Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 4:55 pm
Perla
Дорогие друзья, Максим, всем привет. Погрузилась во все, что вы рекомендуете. Но пока легче не стало. Вы много пишете / говорите о структурировании, обзорах задач. С этим проблем нет, но проблема со сроками выполнения этих задач осталась. В вашей системе не учитывается людской ресурс, а говорится только о личной эффективности. А что если количество задач такое большое, что один человек с ними все равно не справится за 8 часовой день, а делегировать некому. Организация, в которой я работаю, это западное рекламное агентство. И задачи ставит клиент (а не "упырь" начальник). Цена просрочки задачи - потеря клиента, от которого очень зависит агентство. Что делать тогда?

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 5:05 pm
ТыжМенеджер
Вариантов немного, на самом деле:
1) Заставить всех вокруг понять, что задача просто непосильна. Получить дополнительный персонал для этих задач. Или начать меньше задач принимать. Как-то хорошо выполнить 2 задачи обычно лучше, чем плохо не выполнить 3.
2) Найти внутренние резервы, поняв, что на самом деле, не так уж это и много задач.
3) Помереть под тяжким грузом ;)

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 5:15 pm
Максим Дорофеев
Еще имеет смысл пройтись по неявным предположениям и проверить их:
Perla писал(а):А что если количество задач такое большое, что один человек с ними все равно не справится за 8 часовой день
Всегда? Или это случается наплывами? А не справляется даже после того, как прокачал самого себя на личном уровне?
Perla писал(а):а делегировать некому.
Точно некому? Может, есть коллеги? Пусть даже возьмут на себя какие-то этапы отдельных задач, а не все их целиком. Например, не выдумывать и прорисовывать картинку, а аккуратно оформлять то, что ты можешь в спешке нарисовать от руки на салфетке.

Может, стоит кого-то нанять? Или отдать часть работы подрядчикам или фрилансерам?
Perla писал(а):Цена просрочки задачи - потеря клиента, от которого очень зависит агентство.
А реально цена просрочки на столько высока? А все ли задачи клиента надо выполнять?

Если получается так, что агентство зависит этого клиента, а наличие этого клиента зависит от того, успеет или нет ОДИН перегруженный сотрудник выполнить все его задачи... То тут либо где-то что-то преувеличено, либо это очень хороший аргумент в пользу расширения команды ;) И тогда полезут уже другие проблемы...... :)

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 5:30 pm
Perla
В моем случае, видимо, только первый вариант. Уже как полгода думаю об этом, как стала ежедневно уходить с работы после 10.
Вначале я думала, что я фигово работаю - медленно думаю, нахожу длинные пути решения и т.п. - и боссы решили нанять мне коучеров, "типа будем делать из тебя настоящего супер-руководителя". А после общения с оными приходит осознание того,что на мне "ездят" :(

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 6:09 pm
Максим Дорофеев
Perla писал(а):и боссы решили нанять мне коучеров, "типа будем делать из тебя настоящего супер-руководителя"
То есть, есть кем руководить, есть какая-то команда?

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 6:10 pm
ТыжМенеджер
Не, есть люди, которые рассказывают ей, как жить. Ну типа нас с тобой ;)

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 6:24 pm
Perla
cartmendum писал(а):
Perla писал(а):и боссы решили нанять мне коучеров, "типа будем делать из тебя настоящего супер-руководителя"
То есть, есть кем руководить, есть какая-то команда?
Есть команда, ее состав по количеству людей неизменен уже почти два года, а количество задач и требования клиента только растут, да и сам клиент вырос пусть не в обороте, но в количестве брендов. Ребята у меня молодцы, но делегировать им я не все могу, т.к. они тогда свои задачи "продолбают". Последнее время я сама себе напоминаю игру про волка и яйца, которая была в 90гг.
Огромных усилий требуется на удержание команды, т.к. им тоже не очень нравится растущая нагрузка. Как мотивировать людей, если уже сам на последнем издыхании и не можешь себе ответить на вопрос "зачем мне все это надо?"

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 6:44 pm
Максим Дорофеев
Если есть команда, то это уже немного меняет дело.

На личном уровне применение джедайских техник помогло успевать хоть чуточку больше? В команде все освоили основные принципы экономии мышления и пустого инбокса?

Если да, то можно переходить на следующий уровень...

Вот в этом видео я рассказываю о задаче про бородача. Аналогичным образом можно:
  • Представить работу твоей команды в аналогичном виде
  • Прикинуть, кто же у вас является бородачом
  • Прикинуть, как можно увеличить объем "бородатой" работы за счет не бородачей или еще каких-нибудь хитростей
Хотя... судя по всему, началось то, что с тобой проделывали нанятые коучеры, да? :) И этот путь результатов почему-то не принес :)

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 7:19 pm
terales
Добрый вечер! Специально зарегистрировался ради участия в этом обсуждении.

У нас предприятии была точно такая же ситуация — команда во главе с бригадиром, ночевки в офисе и все в таком духе.

Первый шаг был такой же — обучение бригадира и попытки перевести его в профессионального руководителя. В результате вся команда до единого человека уволилась.

Второй шаг — подбор человека с изначальным настроем на работу руководителем и компетентным, чтобы самому первое время работу выполнять. «Бригадир» оставался до того момента пока не подыскали такого человека и ушел. Спасибо ему, помогал первые два-три месяца пока новичок осваивался.

Третий шаг — новичок осваивался примерно полгода. Через полгода у него уже была команда, которая выполняла заданный объем в пределах установленного времени, дешевле и более высоким уровнем качества.

Четвертый шаг — спустя 3 года после ухода бригадира и прошлой команды отдел работает в штатном составе в двое меньшем, объем выполняемых работ вырос в 4 раза, а рентабельность работ — в 5.

- - -

Вся история основана на реальных событиях и все совпадения с живыми людьми и происходившими ситуациями не случайны.

Почему я решил написать эту историю? Сам был в точно такой же ситуации и говорил вот точно такими же словами как и вы, @Perla, но эта история, которая разворачивалась на моих глазах, подтвердила фразу Александра Фридмана: «развивайся или убирайся».

Это я все к тому, что если несмотря на завалы в вас вкладывают средства — значит видят потенциал и возможность выйти из ситуации победителем, как лично вам, так и команде, так и предприятию в целом.

Есть даже шанс, что проблема была вовсе не в коучах, не в клиенте и не в команде. Она где-то ближе ;)

P. S. Простите мою резкость суждений, но в мое время именно такой пинок помог мне. Верю, что поможет и вам.

Re: Как справляться с задачами вовремя, если ограничен в людском и интеллектуальном ресурсе

Добавлено: Вт фев 23, 2016 7:39 pm
Максим Дорофеев
terales писал(а):Это я все к тому, что если несмотря на завалы в вас вкладывают средства — значит видят потенциал и возможность выйти из ситуации победителем, как лично вам, так и команде, так и предприятию в целом.
Звучит более, чем разумно!

@terales, спасибо большое за вашу историю!