У меня была такая ситуация:
Поток емейлов с пояснениями, корректировками, досылкой информационных файлов, нередко - с отменой задачи вцелом. Параллельно летели месседжи в Lync, звонки на телефон (слава богу корпоративную симку делать не стал, так бы и дома доставали).
В итоге психанул и начал помаленьку приучать всех к единому каналу связи: Емейл. Это раз. Тема должна быть говорящей, а не "копия копия RE: копия Книга (1) - копия 2" (с этой проблемой, кстати, так и не совладал, но заметно улучшил, не начальник я, чтобы давить на смежные подразделения
), сделал даже специальный шаблон, который на письма без темы или на письма с непонятной темой отправлял. Давало плоды, но начальнику или директору такое не вышлешь по понятным причинам
Потом была попытка при открытии писем определять, к какой они теме, создавать категорию по этой теме (я работаю в MS Outlook), но тоже заглохло - слишком неповоротливая конструкция. Потом вручную сам менял темы. Потом делал то, что предлагает Максим в "настройка Outlook под джедайские техники" - если письмо открыл, нужно его либо послать в архив, либо сделать задачей, либо переспросить.
Но целиком пересадить всех на почту не получилось. Все-таки дела действительно срочные, и моя скорость реагирования на Outlook очень низкая. Пишут в Lync (это корпоративная версия скайп). Если вопрос действительно интересный, тогда уже звонят на телефон.
Что сделал с этим потоком информации?
Если не вникать в специфику деятельности (в основном это контроль за поручениями и поддержание базы данных в актуальном состоянии), то можно упростить так:
1. Когда мне ставят задачу, я буду долбать заказчика вопросами, пока четко не будет сказано, что, когда, в каком виде и к какому сроку от меня хотят получить (это не распросы вида "а как мне позвонить А", "а как мне сделать мою эксельку", а понятные требования к результату - по сути это некий продукт и его характеристики. А уж как я это организую - это уже моя работа, а не начальника и т.п.)
2. Как стало понятно, что делать, формирую некий сводный отчет, который фиксирует стартовые параметры выполнения
3. Делаю рассылку подразделениям с подробными инструкциями: что конкретно они должны сделать.
Здесь признаю мой косяк: По идее, люди, прежде чем работать, должны изучить нормативную документацию, что и как они должны делать, в какие сроки, как это испокон веков делалось (должно было делаться ими из года в год), но, почему-то не сделалось. Я сначала разбираюсь, какие основные вопросы у них возникнут, как их решить, описываю это как можно более кратко (если написать больше двух абзацев, читать никто не будет, будут долбать звонками типа "а чо ты нам прислал? Расскажи, чего делать")
4. Регулярно обновляю сводный отчет и общаюсь с людьми о ходе работ ("какделировать" нужно обязательно, иначе привет, факап)
В общем, пришел к выводу, что, если сам не организуешь свою работу, ее за тебя никто не организует, и никакая мегасуперпрограмма не поможет переварить мессенджер, в который легко может превратиться электронная почта.
Кстати, в Outlook 2003-2010 есть надстройка BusinessContactManager (которую Майкрософт больше не поддерживают и закрывают), в ней можно совершенно несвязанные сущности объединять в рамках проекта на конкретной задаче, конкретном человеке, конкретном проекте... Правда, честно, это сделано неудобно и не отвечает специфике моей деятельности. Но тем, кто работает в рамках "предприниматель", у кого идет работа именно с кучей заказчиков, разрозненных проектов и т.п., она может помочь. Хотя мне больше нравятся более простые решения