Точки регулировки в технике личной эффективности

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1086
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 941
Контактная информация:

Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение cartmendum » Чт окт 13, 2016 6:09 pm

Сейчас я уже твердо убежден, что какой-то единственно правильной системы организации себя - нет. Джедайская техника допускает массу регулировок, которыми можно и нужно пользоваться, как сиденье в автомобиле.

В этой теме я хочу с вашей помощью перечислить те места, в которых можно что-то докручивать и в каких пределах это все еще безопасно.

Буду рад, если у вас будет что добавить.

Еженедельный обзор

Так можно:
  • «Размазать» выполнение еженедельного обзора по неделе. Например, приводить в порядок список задач по понедельникам, а просматривать список проектов по средам
Так нельзя:
  • Не иметь отдельной периодической задачи на еженедельный обзор (или какого-то иного способа, позволяющего без затрат мыслетоплива понять, проводился ли на этой неделе обзоор)
  • Забивать на обзор со словами "а список задач я и так каждый день проглядываю". Еженедельный обзор это не только обзор списка задач

Ежедневный обзор

Так можно:
  • Проводить обзор более одного раза в день
  • Проводить утром, вечером, днем...
  • Часть обзора (например, техника гвоздодера» проводить вечером и часть с утра

Так нельзя:
  • Проводить обзор в режиме «как получается» и называть обзором спонтанные заглядывания в список задач

Формулировки задач

Так можно:
  • Вместо инфинитива использовать повелительное наклонение (вместо «Написать» - «Напиши»)
  • В формулировке использовать идентификатор проекта или имя человека. Например: "Вася Иванов: позвонить и спросить про отчет"
  • Использовать глаголы в совершенной форме "Написал", "Позвонил", "Отправил"

Так нельзя:
  • Использовать глаголы, подразумевающие неопределенные затраты мыслетоплива (придумать, проанализировать, изобрести)
  • Использовать формулировки без глаголов (даже если и «так понятно»)

Список задач

Так можно:
  • Два списка задач (личный и рабочий). Можно, но должной осторожностью. Ситуация двух списков задач тем безопаснее, чем более явно в какой момент и каким списком надо пользоваться. Идеальны вариант: с 9:00 – 17:00 мы работаем в подземном бункере без доступа к домашним делам, а на поверхности у нас нет доступа к рабочим.
  • Использовать для списка задач не смартфон, а в блокнот
  • Использовать два списка задач (личный/рабочий, но при условии, что большую часть времени по каким-либо внешним причинам мы можем выполнять задачи только из какого-то одного списка)

Так нельзя:
  • Список задач в голове
  • Списков задач больше одного, когда нет возможности без дополнительных размышлений сказать, из какого списка можно и нужно делать задачи прямо сейчас.

Обработка "входящих"
Так можно:
  • разбирать почту фильтрами по папкам, если она заведомо является справочной информацией ИЛИ в вашем списке задач есть периодическая задача на разбор этих папок. Настоятельно рекомендуется при фильтрации сбрасывать флаг "непрочитано", чтобы не дразнить лишний раз обезьянку возрастающей цифрой.
  • При разборе входящих заводить отдельные задачи "ответить такому-то"

Так нельзя:
  • бросаться реагировать на каждое прилетевшее письмо сразу, как оно прилетело, в том числе и на спамера
  • Создавать очередной приемник входящих и не иметь повторяющейся задачи (или пункта чек-листа в повторяющейся задаче) для очистки этого приемника входящих


Уведомления, оповещения и прочие свистелки/перделки
Так можно:
  • ставить напоминалки там, где они будут сигналом к немедленному действию (яйца сварились, пора всё бросать и начинать собираться, пора бежать на встречу)
  • ставить уведомления там, где они будут меньшим злом (лучше знать, что когда придёт письмо от близкого человека - комп об этом проорёт, и спокойно работать, чем каждые пять минут проверять почту в ожидании)

Так нельзя:
  • ставить напоминалки и уведомления, на которые не нужно реагировать в момент их прихода.
  • Ставить оповещения обо всём подряд.
  • Ставить на оповещения противный звук

Планирование и впихивание
Так можно:
  • нагребать на день меньше задач, чем можно сделать - и потом либо отдыхать, либо набрать ещё из недельных
  • нагребать на день больше задач, чем можно сделать - при условии, что есть
    а) внятный алгоритм как понять какую задачу делать следующей,
    б) этот алгоритм не жрет мыслетоплива
    в) ситуация, когда часть задач сделана не будет не считается преступлением. (Не сделанные можно либо вернуть в неделю, либо прокликать (и не сделаю, и ну их нах!)

Так нельзя:
  • Складывать в "сегодня" задачи, опираясь на "надо то и это, и вот это тоже", без проверки на впихуемость, и пытаться любой ценой выполнить их именно сегодня (впихивать заведомо невпихуемое и корить себя за то, что оно не впихнулось) Да, даже в случае форс-мажоров - более того, форс-мажор - сам по себе причина посмотреть ещё раз, что из списка можно сегодня НЕ делать
  • Аналогично для "на этой неделе".
2 x

Lomelind
Сообщения: 844
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 741

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Lomelind » Пт окт 14, 2016 11:53 am

Назревшая тема:)

Про формулировки: мне ещё иногда помогает нлп-шный приём "можно ли это сложить в тачку"
"вымыть окно" - можно, хоть чистое окно, хоть участвующие девайсы, хоть грязное окно - вполне конкретные штуки, вымыть - конкретное действие
"построить демократию на Марсе" - нельзя, демократия - нечто абстрактное, в тележку не положишь, и что такое её строить -= непонятно.

А вот насчёт придумать... Формулировка может и не очень - но задачи такого рода регулярно возникают. И да, откладываются, продалбываются.... Наверное, хорошо бы сразу добавить сюда, как с ними поступать

Ещё про можно и нельзя

Почта, инбокс

так можно:
разбирать почту фильтрами по папкам
или не разбирать
просматривать почту 1-2-сколько-надо-раз в день
заводить отдельные задачи "ответить такому-то" или не заводить

так нельзя:
не иметь отдельной задачи про "разобрать почту", после выполнения которой инбокс либо чист, либо содержит несколько писем из текущих квестов (и эти письма легко отличимы от свежеприлетевших, и уж точно не живут в инбоксе слишком долго)
бросаться реагировать на каждое прилетевшее письмо сразу, как оно прилетело, в том числе и на спамера

напоминалки и уведомления

так можно:
ставить напоминалки там, где они будут сигналом к немедленному действию (яйца сварились, пора всё бросать и начинать собираться, пора подключаться к круглому столу)
ставить уведомления там, где они будут меньшим злом (лучше знать, что когда придёт письмо от близкого человека - комп об этом проорёт, и спокойно работать, чем каждые пять минут проверять почту в ожидании)

так нельзя:
ставить напоминалки и уведомления, на которые реагировать не нужно. Ставить оповещения обо всём подряд. Ставить на оповещения противный звук

впихивание

так можно:
нагребать на день меньше задач, чем можно сделать - и потом либо отдыхать, либо набрать ещё из недельных
нагребать на день больше задач, чем можно сделать - при условии, что есть внятный алгоритм как понять какую задачу делать следующей, и он сам по себе не ресурсожорка - и заранее смирившись с тем, что часть задач сделана не будет. Несделанные можно либо вернуть в неделю, либо прокликать (и не сделаю!), либо если это периодически - просто прокликать

нельзя:
складывать в "сегодня" задачи, опираясь на "надо то и это, и вот это тоже", без проверки на впихуемость, и пытаться любой ценой выполнить их именно сегодня. Аналогично для "на этой неделе". Да, даже в случае форс-мажоров - более того, форс-мажор - сам по себе причина посмотреть ещё раз, что из списка можно сегодня НЕ делать
3 x

Аватара пользователя
Semyon Novikov
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Сб окт 15, 2016 6:48 pm
x 3
Контактная информация:

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Semyon Novikov » Сб окт 15, 2016 7:06 pm

Привет, меня давно мучает вопрос про число списков.

Дело в том, что я системз инженер и параллельно занимаюсь тремя-четырьмя разными проектами с тремя-четырьмя разными командами. На доске каждой команды для меня есть задачи, которые надо за спринт сделать. Плюс личный список.

Вся эта пепяка осложнена тем, что я вообще-то могу заниматься личными делами в рабочее время (и наоборот, к сожалению).

Что я уже пробовал:

1. Прямо дублировать задачи из других списков в личный
2. Делать в личном списке карточки вида "посмотри на доску команды N и сделай там что-нибудь"
3. Расслабиться и попробовать получать удовольствие

Первый вариант отвратителен, я пробовал.
Второй вариант заставляет меня выдумывать костыли вроде "recurring tasks", которые просто забивают мне всю доску в трелло шумом.

Пока я остановился на последнем варианте, выглядит это примерно так и доставляет мне некоторые мучения:
Изображение

Я думаю подобная проблема возникает у всех людей, которые работают в конторе где есть багтракер.
А, я вопрос задать забыл: ЧТОЖЕДЕЛАДЬ?
1 x

Lomelind
Сообщения: 844
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 741

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Lomelind » Сб окт 15, 2016 9:24 pm

А чем отвратителен первый вариант?
создать себе регулярную задачу "подтянуть задачи из других списков в личный", а по выполнении рабочей задачи - ещё и ставить галочку на соответствующей доске.
Где проблема?
1 x

Аватара пользователя
Semyon Novikov
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Сб окт 15, 2016 6:48 pm
x 3
Контактная информация:

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Semyon Novikov » Вс окт 16, 2016 5:14 am

Он отвратителен дополнительной лишней работой. Таких задач много и они довольно быстро меняются.
Кроме того, к задачам в рабочих багтрекерах, как правило, прицеплено много контекста и справочных материалов. Ну и задача закрывается в двух местах, что меня как инженера возмущает до глубины души.

В общем, получается ощутимо много работы без полного осознания пользы от этой работы. Регулярные задачи вообще делают меня крайне несчастным, потому что со временем я перестаю их воспринимать всерьёз.
1 x

Lomelind
Сообщения: 844
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 741

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Lomelind » Вс окт 16, 2016 10:21 am

мне сложно понять: у меня большинство задач - регулярные, в силу того, что такова жизнь. Очень многие вещи приходится делать постоянно: кормить зверей, убирать в доме, стирать одежду и тд. Более того, вместо большой задачи "сделать Х" я часто делаю регулярную задачу "15 минут поделать Х" - и это мой способ справляться с большими задачами.

Если задача выбрана в основном списке - и на ней написано, откуда она взялась - то можно перейти в список команды и там уже разбираться с контекстом и справочным:)
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1086
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 941
Контактная информация:

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение cartmendum » Вт окт 18, 2016 6:41 pm

@
Аватара пользователя
Lomelind
, спасибо тебе! Очень полезно, даже не знаю, чтобы без тебя делал :)

Lomelind писал(а):так можно:
разбирать почту фильтрами по папкам

Вот тут я обычно очень осторожничаю. Добавил в исходный пост но с оговоркой...

Lomelind писал(а):так нельзя:
не иметь отдельной задачи про "разобрать почту", после выполнения которой инбокс либо чист, либо содержит несколько писем из текущих квестов (и эти письма легко отличимы от свежеприлетевших, и уж точно не живут в инбоксе слишком долго)

Вот про отдельную задачу на разгреб почты я аж задумался.... :) Вот у меня нет такой и не было... У меня есть задачи или пункты чеклиста в периодической задаче для разгреба не основного инбокса.

Lomelind писал(а):так нельзя:
бросаться реагировать на каждое прилетевшее письмо сразу, как оно прилетело, в том числе и на спамера



Lomelind писал(а):напоминалки и уведомления

...

Полностью согласен. Включил все как есть в исходный пост.

Lomelind писал(а):впихивание

...

Ага, тоже включил с минимальными правками
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1086
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 941
Контактная информация:

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение cartmendum » Вт окт 18, 2016 6:45 pm

@
Аватара пользователя
Semyon Novikov
, а сколько в день закрывается задач в каждом из списков?

Есть мнение (подтверждаемое большим числом наблюдений), что в командных беклогах живет то, что с нашей точки зрения является проектами, а не обезьянопонятными действиями. Соответственно, тупой копипасты один-в-один не будет и будет требоваться дополнительное додумывание, уточнение и переформулирование.

Вот это додумывание и переформулирование может иногда давать ощущение дискомфорта и дурацкой лишней работы. Очень часто под маской экономии времени скрывается наша обычная лень думать ;)
2 x

Lomelind
Сообщения: 844
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 741

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Lomelind » Вт окт 18, 2016 8:21 pm

@
Аватара пользователя
cartmendum
пункт в чеклисте - это тоже вариант отдельной задачи в данном контексте. Главное, чтоб событие "разобрать почту" было как-то запланировано и с какой-то регулярностью происходило полностью.
Иначе через какое-то время в почте заводятся письма-лягушки (с ними вроде бы надо что-то сделать, но оооочень не хочется), и они во первых демотивируют разбирать почту (и тогда кроме собственно лягушек там целый зоопарк уже сидит), а во вторых едят мыслетопливо (каждый раз при взгляде в почту их видишь, думаешь что надо бы с ними что-то сделать, но не делаешь)

Насчёт папок - у меня в задачу по разбору почты входит сунуть нос в каждую папку. Дальше одни папки по итогам остаются пустыми (жж, соцсети, рассылки и т.д), другие (переписка с живыми людьми) - становятся полностью прочитанными, и если надо, заводится отдельная задача что ответить такому-то. Просто мне удобнее обрабатывать однотипные письма оптом.
0 x

Аватара пользователя
Semyon Novikov
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Сб окт 15, 2016 6:48 pm
x 3
Контактная информация:

Re: Точки регулировки в технике личной эффективности

Сообщение Semyon Novikov » Ср окт 19, 2016 5:11 am

@
Аватара пользователя
cartmendum
отличный поинт.

Я посидел и внимательно повглядывался в бэклоги. Действительно, примерно две трети задач в рабочих бэклогах это проекты, но треть это вполне обезьянопонятные действия. Видимо планирование спринта действительно работает :)

Спасибо за ответ! Попробую пожить воспринимая карточки на досках команд как проекты, через недельку отпишусь :)
1 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 2 гостя