недельный обзор (Как планировать задачи, когда задач ОЧЕНЬ много?)
Добавлено: Вс фев 17, 2019 8:57 am
При планировании работы на неделю возникают разногласия в подходах к этому планированию с коллегами и подчиненными.
Я делаю им план, разделяя задачи на "коробочки" Сегодня и Неделя. В корпоративной системе нельзя поставить задачу без срока, поэтому функцию коробочки Неделя выполняет выходной день.
Логика такая, я хочу, например, чтобы был потрачен на следующей неделе час на обучение. Задача не имеет жестких сроков. Из категории "не срочная, но важная". При отсутствии срочных задач сотрудник в ходе обзора задач на неделю "вытянет" ее из коробочки "Неделя" (поменяет дату с выходного дня на сегодня) и выполнит ее.
Я не хочу, да и не могу ставить жесткий срок по задаче, понедельник или вторник и т.п. Возможно с учетом новой оперативной работы ее выполнение в этот день будет неуместно. И задачу придется "толкать" вперед. На завтра, на потом и т.п. И завтра повторить этот перенос на завтра. В общем есть желание использовать принцип "вытягивания" задач, а не переноса тех, которые напланировал, но не успел в силу появления других, более важных.
Возражения сотрудников: если все задачи на неделю будут в одной "коробочке", то ежедневно приходится тратить время на пересмотр всего списка, чтобы сделать план на сегодня. Логика есть.
Условный пример, предел "впихиваемости" на день 10 задач. За 5 рабочих дней получается 50. Кладем в коробочку "Неделя" 40 задач без жесткого срока (можно выполнить и позже следующей недели). С учетом того, что каждый день прилетает во Входящие еще 2-3 ежедневно. Итого на неделю 50-55 задач.
Как это часто бывает, жизнь вносит в наши планы свои коррективы. Например, в понедельник прилетит новых не 2 новые задачи, а 5. Поломка компьютера также "скорректирует" наш план, с оценкой времени на задачу мы ошиблись и ей пришлось заниматься дольше и т.п.
В итоге из 8 спланированных заранее на понедельник задач (пятая часть от 40 на неделю), переносим 4 на завтра, на вторник.
При планировании вторника, чтобы добавить 4 задачи нам опять надо пересмотреть довольно большой список в 32 задачи из "коробочки неделя". И такой цикл повторяется ежедневно.
Альтернативный вариант, чтобы сократить время обзоров, предлагаемый сотрудниками (которым я "навязываю" джедайские техники ).
Сразу раскидать 40 задач на неделю равномерно по неделе. То есть подумать о них один раз и не пересматривать ежедневно.
Тогда планирование сводится к перекидыванию на завтра-послезавтра того, что не успел сегодня.
Минус такого подхода для меня, как руководителя. Глядя на план сотрудника я не понимаю, насколько реально он загружен срочными задачами. Когда срочное перемешано с обучением и т.п. Причем в реальной работе список на день может состоять из десятков мелких задач и просто пересмотр этого списка действительно тратит "мыслетопливо". Мне нужен список на Сегодня, где сегодняшние задачи с жестким сроком, наверное список на следующий день, подразумевая, что эти задачи "по возможности" сделать сегодня.
Может как то совместить два описанных подхода? Какие еще аргументы за принцип "вытягивания" в противовес аргументов, что тратится больше времени на обзоры списка на неделю?
Я делаю им план, разделяя задачи на "коробочки" Сегодня и Неделя. В корпоративной системе нельзя поставить задачу без срока, поэтому функцию коробочки Неделя выполняет выходной день.
Логика такая, я хочу, например, чтобы был потрачен на следующей неделе час на обучение. Задача не имеет жестких сроков. Из категории "не срочная, но важная". При отсутствии срочных задач сотрудник в ходе обзора задач на неделю "вытянет" ее из коробочки "Неделя" (поменяет дату с выходного дня на сегодня) и выполнит ее.
Я не хочу, да и не могу ставить жесткий срок по задаче, понедельник или вторник и т.п. Возможно с учетом новой оперативной работы ее выполнение в этот день будет неуместно. И задачу придется "толкать" вперед. На завтра, на потом и т.п. И завтра повторить этот перенос на завтра. В общем есть желание использовать принцип "вытягивания" задач, а не переноса тех, которые напланировал, но не успел в силу появления других, более важных.
Возражения сотрудников: если все задачи на неделю будут в одной "коробочке", то ежедневно приходится тратить время на пересмотр всего списка, чтобы сделать план на сегодня. Логика есть.
Условный пример, предел "впихиваемости" на день 10 задач. За 5 рабочих дней получается 50. Кладем в коробочку "Неделя" 40 задач без жесткого срока (можно выполнить и позже следующей недели). С учетом того, что каждый день прилетает во Входящие еще 2-3 ежедневно. Итого на неделю 50-55 задач.
Как это часто бывает, жизнь вносит в наши планы свои коррективы. Например, в понедельник прилетит новых не 2 новые задачи, а 5. Поломка компьютера также "скорректирует" наш план, с оценкой времени на задачу мы ошиблись и ей пришлось заниматься дольше и т.п.
В итоге из 8 спланированных заранее на понедельник задач (пятая часть от 40 на неделю), переносим 4 на завтра, на вторник.
При планировании вторника, чтобы добавить 4 задачи нам опять надо пересмотреть довольно большой список в 32 задачи из "коробочки неделя". И такой цикл повторяется ежедневно.
Альтернативный вариант, чтобы сократить время обзоров, предлагаемый сотрудниками (которым я "навязываю" джедайские техники ).
Сразу раскидать 40 задач на неделю равномерно по неделе. То есть подумать о них один раз и не пересматривать ежедневно.
Тогда планирование сводится к перекидыванию на завтра-послезавтра того, что не успел сегодня.
Минус такого подхода для меня, как руководителя. Глядя на план сотрудника я не понимаю, насколько реально он загружен срочными задачами. Когда срочное перемешано с обучением и т.п. Причем в реальной работе список на день может состоять из десятков мелких задач и просто пересмотр этого списка действительно тратит "мыслетопливо". Мне нужен список на Сегодня, где сегодняшние задачи с жестким сроком, наверное список на следующий день, подразумевая, что эти задачи "по возможности" сделать сегодня.
Может как то совместить два описанных подхода? Какие еще аргументы за принцип "вытягивания" в противовес аргументов, что тратится больше времени на обзоры списка на неделю?