недельный обзор (Как планировать задачи, когда задач ОЧЕНЬ много?)

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 695
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 10:17 am
x 1162
Контактная информация:

Re: недельный обзор

Сообщение ТыжМенеджер » Чт фев 21, 2019 1:50 pm

cartmendum писал(а):
Чт фев 21, 2019 12:19 pm
ТыжМенеджер писал(а):
Чт фев 21, 2019 11:57 am
З.Ы. Да, у меня две системы, но я знаю почему, и что для меня в этом плохого. ;)
В этом еще один парадокс... Это все хорошо, когда ты знаешь, чем для тебя это плохо, а вот плохо, когда ты думаешь, что это для тебя хорошо :)
Есть такая штука =) Я, кстати, прикололся и кладу на работе техники на канбан-доску от Кайтена. Пока занятно получается ;)
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Аватара пользователя
Sergey KHlus
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Ср фев 13, 2019 10:37 pm
x 2
Контактная информация:

Re: недельный обзор

Сообщение Sergey KHlus » Чт фев 21, 2019 9:16 pm

Срочные (залетные) задачи будут пытаться вытеснить запланированные.
Как мне кажется нужно на день планировать 3 фиксированные задачи и выполнять их в первую очередь, затем браться за прилетевшие. Это будет плановый минимум который нужно выполнить.
Еще следует задавать вопрос для срочной задачи - насколько срочно нужно ее решить. Применительно к консалтингу, 90% задач формулируются клиентом как срочные, а при первом же уточнении выясняется что можно сделать и завтра. Ну вы поняли идею. Срочная задача может считаться только задача инцидентного характера, когда работа клиента/заказчика остановлена или может быть остановлена в течении суток.
2 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1497
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2765
Контактная информация:

Re: недельный обзор

Сообщение cartmendum » Пт фев 22, 2019 5:32 pm

Sergey KHlus писал(а):
Чт фев 21, 2019 9:16 pm
Еще следует задавать вопрос для срочной задачи - насколько срочно нужно ее решить.
Более правильный вопрос (задается глядя в список задач на сегодня): "правда ли эта новая задача на столько срочная, что я готов не отложить (кое-что не в первый раз) эти задачи?"
2 x

Lomelind
Сообщения: 1127
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 5:11 pm
x 2165

Re: недельный обзор

Сообщение Lomelind » Пт фев 22, 2019 11:33 pm

тогда уж "настолько срочная и важная":)
может, она и срочная. но лучше продолбать её, чем что-то другое
1 x

Максим
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 44

Re: недельный обзор

Сообщение Максим » Вс фев 24, 2019 2:36 pm

cartmendum писал(а):
Пт фев 22, 2019 5:32 pm
Sergey KHlus писал(а):
Чт фев 21, 2019 9:16 pm
Еще следует задавать вопрос для срочной задачи - насколько срочно нужно ее решить.
Более правильный вопрос (задается глядя в список задач на сегодня): "правда ли эта новая задача на столько срочная, что я готов не отложить (кое-что не в первый раз) эти задачи?"
С идеей согласен. На практике часто "бонус важности" последней задачи побеждает. Если опять таки, список на сегодня составлен так, что его не осилить не только по выполнению, его и перечитывать и повторно пропускать через себя тяжело, то "проще" просто выполнить последнюю.
У меня опять сложности с "командным" применением техник. Я для себя всё понял, что техники правильные и их надо применять. Но передать подходы еще другим сотрудникам надо.
Клиент в запросе на работу сроки зачастую просто не указывает. Прошу сотрудников всегда уточнять их. Зачастую не делают. Т.е. действительно срок у задачи действительно завтра-послезавтра, это устраивает клиента. Но делать ее начнут прямо сейчас, когда прилетела во Входящие, в почту.
Для борьбы с этим явлением на обработку входящей почты посажен сотрудник, выполняющий функции так сказать секретаря. Он создает задачу, помещая в него ссылку на исходное письмо. Краткое описание, либо просто текст: определить следующие действия. Этот сотрудник по своей квалификации и не способен выполнить задачу, что исключает "суету", что из-за нее он бросит выполнять другую, из своего списка. Исполнитель же видит эту задачу уже в ходе обзора списка, получает ее обычно без уведомлений, чтобы исключить отвлечения. Тут правда ищем подходы, когда уведомлять исполнителя, когда нет. Иногда поступившее письмо требует действий в течение дня, а исполнитель увидит эту задачу в ходе обзора в конце дня, когда определяет, что успел, что не успел и куда или на кого перенести. Поэтому иногда идет уведомление о задаче в чат, связанный именно с этой задачей (в разных программах 1С это реализовано в виде Обсуждений, привязанных к объекту программы).
Сам человек, обрабатывающий почту, может выполнить сразу простые задачи. Например, подготовить платежное поручение, выставить счет. Задачи простые, выполняются быстро. Как правило срочные (в этот же день должны быть решены).
Таким образом, "обезьяна" и "человек думающий" разделены на двоих людей :) Ранее был подход просто переслать письмо из общей исполнителю на личную почту. Работало хуже. Письма "залеживалиСЬ" и не "превращалиСЬ" в задачи. Регулярные нагоняи, что надо разбирать входящие также вызывали только негатив.
Сейчас же задача, пусть просто созданная другим сотрудником, есть. Что само по себе немало.
Формулировать ее уже надо самому исполнителю, в шаблоне просто записано: "Определить первое действие".
К поднятой теме по недельному обзору: исполнителю также уже надо решить, когда выполнять, поставить конкретный срок или положить в "коробочку Неделя".
1 x

Максим
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 44

Re: недельный обзор

Сообщение Максим » Вс фев 24, 2019 3:23 pm

cartmendum писал(а):
Чт фев 21, 2019 11:24 am

Сразу вопросов пачка... Скорее всего не тебе, судя по всему мы через тебя общаемся с твоими ребятами, вопросы им :)
  1. 3 часа - это они прям таки честно один раз пробовали и измеряли или это просто фигура речи? Часто же под маской экономии времени скрывается нежелание думать
  2. 3 часа - это КАЖДЫЙ день? То есть, я вчера провел обзор списка из 200 задач, разобрался с ними, прояснил, где и что надо... Завтра опять прояснять? То же самое? :shock:
  3. Правильно я понимаю, что совещание-оперативка с целью прояснения как делаем, кто делает и как лучше сделать - это только на планировании надо выяснять, а так, в принципе, все можно сделать и без ответов на эти вопросы? Или по-любому по каждой задаче надо будет отвечать на эти вопросы? Если по-любому на эти вопросы надо отвечать, то как это разумнее сделать? В момент прихода задачи или непосредственно перед началом ее выполнения (чтобы потом воскрикнуть: "твоюжмать, да тут же на неделю работы!" - и это уже после недели ожидания)
1. Да, пробовали и измеряли. Но, см. далее п. 2.
2. Это обзор на неделю в большей степени. Обычно это в понедельник происходит + планирование на сам понедельник. Плюс распихивание задач, которые получили срок прошлой недели, но до них сроки не дошли.
Далее на неделе уже быстрее проходит планирование. Но опять сроки этого планирования больше связаны с тем, что это происходит как совещание/обучение. В общем планирование выявляет перегруз при нынешнем уровне квалификации и взаимодействия. То есть просто является маркером другим проблем. Само по себе оно эти проблемы не решает. Я сам всё больше осознаю, что был у меня взгляд на джедайские техники, как на волшебную палочку. И называется ведь и форум и программа maxdone: "МНОГО сделал". Вроде как сейчас всё разложим, сформулируем и легко переделаем.
Вспомнил Крылова :) :
"Вот пуще прежнего пошли у них разборы
И споры, кому и как сидеть.
Случилось Соловью на шум их прилететь.
Тут с просьбой все к нему, чтоб их решать сомненье:
"Пожалуй, - говорят, - возьми на час терпенье,
Чтобы Квартет в порядок наш привесть:
И ноты есть у нас, и инструменты есть;
Скажи лишь, как нам сесть!" -
"Чтоб музыкантом быть, так надобно уменье
И уши ваших понежней, -
Им отвечает Соловей. -
А вы, друзья, как ни садитесь,
Все в музыканты не годитесь".

Классика. Что еще добавить. Актуальности не потеряло.
3. Тут вопросы глубокие... Напрашивается очевидное, что в момент прихода задачи надо ее проанализировать. Но в ходе текучки видим эту задачу, куча других дел сейчас и перебрасываем ее на потом. Отсылаем к "завтрашнему я". Ведь завтра меня никто не будет отвлекать, не случится ничего непредвиденного, я буду свеж и бодр и полон сил... А пока отложим...
При этом остаются задачи, про которые упоминал, вроде "поиск ошибки", которыми пока не займешься, сложно оценить.
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1497
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2765
Контактная информация:

Re: недельный обзор

Сообщение cartmendum » Пн фев 25, 2019 8:22 pm

Вообще что-то мне подсказывает, что тут работы уйма :) И направления вот какие:
  1. Построение сервиса по модели технической поддержки. С первой и второй линиями. Правилами эскалации. Стандартизации и типизации решаемых задач (дай угадаю, бывают каверзные ошибки, но 80% всех задач можно легко уместить в десяток типов)
  2. Регулярные ретроспективы и допили правил и процессов по месту при помощи команды
Тяжело такие вещи делать, когда у всех "времени нету"... Но вообще ребята допускают, что можно работу делать лучше? Уходить вовремя домой, успевать не меньше, чем сейчас и редко продалбывать?
3 x

Максим
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 44

Re: недельный обзор (Как планировать задачи, когда задач ОЧЕНЬ много?)

Сообщение Максим » Вт фев 26, 2019 6:24 am

Всё верно.
Ошибки бывают из-за нарушений в использовании программы, либо процедур. Правила и процедуры разумеется поддаются типизации.
Их нарушение приводит к нетиповым задачам по поиску или исправлению ошибок.
"Никогда не хватает времени, чтобы сделать хорошо, однако всегда находится время, чтобы переделать заново." Мескимен.
Времени на переделать уходит часто сильно больше, чем сэкономили, когда не успевали сделать хорошо. Туда же - когда сэкономили время на обзоре, на обсуждении задач, на обучении.
Процедуры надо дорабатывать, детализировать и доводить до практического использования.

Ребята наверное допускают, что всё может быть лучше. Но надо согласовывать подходы, их и мои. Просто сделать поменьше задач не получится, как наверное хочется многим. А перестройка под работу по "техникам" идет с трудом.
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1497
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2765
Контактная информация:

Re: недельный обзор (Как планировать задачи, когда задач ОЧЕНЬ много?)

Сообщение cartmendum » Вт фев 26, 2019 10:18 pm

Максим писал(а):
Вт фев 26, 2019 6:24 am
Но надо согласовывать подходы, их и мои.
Ага, это очень важно. А чтобы согласовать - опять нужны какие-то мероприятия, встречи и обсуждения. Было бы хорошо, чтобы их еще фасилитировал кто-нибудь... Не долго, но регулярно. Приучать к экспериментам над собственными правилами работы.
1 x

Аватара пользователя
Alexey Smirnov
Сообщения: 37
Зарегистрирован: Ср ноя 23, 2016 1:22 pm
x 63
Контактная информация:

Re: недельный обзор (Как планировать задачи, когда задач ОЧЕНЬ много?)

Сообщение Alexey Smirnov » Сб мар 09, 2019 1:26 pm

Можно рассмотреть вариант ухода от недели как естественной границы. Потому что как ни крути, а это дедлайновый монстр, т. е. костыль. Если через +7 дней результат должен быть, а иначе все плохо - никаких вопросов. Но вот если дедлайна как такового нет - ну и зачем его себе придумывать?

Мои задачи (без реальных дедлайнов) делятся на:
1) "Сделай, а то пожалеешь".
2) "Полезное, не тяни"
3) "Лоу-ноу" (низкий приоритет, но лучше их, чем затупить в инстаграме каком-нибудь).
1 x

Ответить