Элементарные навыки организованности

Сюда отщепляется от основных тем флуд, который не на столько полезен, чтобы оставить его в основной теме, но и не совсем бестолковый, чтобы его безвозвратно грохать
pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm
x 17

Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik » Чт июл 05, 2018 3:19 pm

Купил книгу "Джедайские техники" на Озоне, прочел пока до половины - очень нравится! Раньше пробовал читать книги на эту тему, но они воспринимаются плохо. Слишком много правил, слишком сильно надо себя переделать, вот делай так - и станешь успешным менеджером, миллионером, еще кем-то... А я хочу просто хорошо работать, не более того. Действительно хочу. Но получается плохо, потому что я очень неорганизованный. Книга дала много пищи для размышлений. А совет про то, чтобы загнать все письма в папку "Обработано" - просто супер! Вечно эти письма маячили перед глазами. Вот такие простые советы и техники мне и нужны. Другими словами, всякие продвинутые техники достижения супер-результатов для меня сейчас - это все равно что советы, как стать атлетом, человеку, для которого делать зарядку - проблема. Кстати, это тоже про меня. Я, мягко говоря, неспортивный. И всякие комплексы упражнений не работают. Вместо этого я забил в NirvanaHQ повторяющуюся задачу "делать планку". Короче, улучшать себя надо помаленьку, попытка быстро и кардинально изменить себя ни к чему не приведет. Это я понял. Вопрос: что мне делать, чтобы стать более организованным? Не сверхорганизованным, а хотя бы на уровне обычного человека? У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется. Несколько дней пользуюсь NirvanaHQ - стало намного лучше, особенно что касается текучки. Вчера оплатил месячную подписку, с зарплаты куплю навсегда.

Вот, написал какой-то поток сознания, даже не знаю, будет ли это кто-то читать. :) Я уверен, что на моем месте любой дурак, но с элементарными навыками планирования и организации документооборота, навел бы порядок за полчаса, разложил бы документы по папочкам и все такое... А для меня даже это проблема. Я никак не могу сообразить, как лучше разложить. Я, ко всему прочему, еще и махровый перфекционист. У меня был случай, когда я хотел реализовать одну идею, начал выбирать инструменты для нее. Выбирал год! А когда выбрал и реализовал идею, понял, что можно было взять любые инструменты. Даже если бы выяснилось, что выбор сделан неправильно, переделать вышло бы быстрее, чем прокрастинировать и выбирать идеальные инструменты, чтобы все было с самого начала идеально. Я в последнее время начал себя заставлять выбирать инструменты по принципу "лишь бы работало". И вот что заметил: в среднем правильным оказывается второй выбор. Но то, что первый не подходит, выясняется максимум через пару дней. Уж лучше потерять пару дней, чем год. Например, именно так было с сервисом для ведения списка дел. Сначала я зарегистрировался на Any.Do - понравилась его простота. Но потом выяснилось, что он это не умеет, то не умеет... Короче, слишком уж простой. Попользовался два или три дня и зарегистрировался на NirvanaHQ. И вместо того, чтобы сравнивать его с другими и искать что-то лучше, мирюсь с его недостатками, радуюсь достоинствам и изучаю особенности. Для меня это очень нетипично. Вот бы еще привыкнуть работать по принципу "лишь бы проканало" (большинство отчетов делаются для галочки, чтобы всякие проверяющие органы отстали". А то я или начинаю вылизывать никому не нужную заявку, которую прочитает один, максимум два человека, обработают и отправят в корзину. То меня посещают мысли организовать все по уму, с базой данных и автоматической генерацией отчетов, а не через ворох разрозненных табличек, доставшихся в наследство от моего предшественника. Это все хорошо, может я когда-нибудь даже это сделаю, но для этого надо глубже изучить LibreOffice, а мне сейчас надо хотя бы простейшие вещи организовать, чтобы не было простоев в работе, чтобы все документы были разложены так, чтобы не рыться каждый раз во всех документах. По идее, надо хотя бы по актуальности разложить. Например, закинуть на верхнюю полку совсем старые...
3 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1423
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2643
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение cartmendum » Вс июл 08, 2018 4:56 pm

pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
Вопрос: что мне делать, чтобы стать более организованным? Не сверхорганизованным, а хотя бы на уровне обычного человека?
А может быть ты уже организован на уровне обычного человека? ;)

Порой мы слишком идеализируем других людей. Немного не про организацию, но в тему прекрасная статья Тима Урбана про это. Может, с самоорганизацией есть что-то похожее? ;)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется.
У меня иногда тоже ;)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
Я в последнее время начал себя заставлять выбирать инструменты по принципу "лишь бы работало". И вот что заметил: в среднем правильным оказывается второй выбор. Но то, что первый не подходит, выясняется максимум через пару дней. Уж лучше потерять пару дней, чем год.
Вот! Офигенская мысль ;)
3 x

Ivan Kopylov
Сообщения: 23
Зарегистрирован: Ср мар 02, 2016 1:33 pm
x 44

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Ivan Kopylov » Вс июл 08, 2018 6:24 pm

pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
А то я или начинаю вылизывать никому не нужную заявку, которую прочитает один, максимум два человека, обработают и отправят в корзину.
Против такой фигни в офисе, в повседневной работе мне сильно помогают узкие клеящиеся стикеры 9х43 мм. Когда посещает мысль, заставляющая отвлечься от основной задачи, а если быть точнее, от принципа "Сначала сделай
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
лишь бы работало
, а потом накручивай свистели и перделки", записываю в стикер напоминание. Места в узком стикере мало, поэтому особо мыслью не разойдешься, поэтому такая заметка - просто якорь чтобы вернуться позже.

Когда возвращаешься к разбору стикеров позже, в другом состоянии, то понимаешь, что такие-то идеи не принесут мне никакого роста как специалисту или личности, а какие-то оказались годными. Годные идеи формализую, прошу согласовать чтобы на них выделили время и если они прошли фильтрацию не только у меня, то в конце концов я получаю задачу с моей же идеей.

Квадратные стикеры 76x76 мм, кстати, не подошли - занимают слишком много места, мысль расползается, места на столе занимают много. А писать на одном стикере несколько напоминаний - нарушается принцип "одна бумажка - одна сущность".
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется
я бы ответил себе на следующие вопросы:
- может ли беспорядок привести к утечке конфиденциальных данных?
- вынужден ли кто-то еще искать в беспорядке?
- доставляет ли мне дискомфорт от того что у меня беспорядок?
- страдает ли качество работы от наличия беспорядка? (субъективно)

если ответы на все вопросы "нет", то я бы не стремился сильно загоняться по организации документов. понятно, каждый по-своему видит, имхо строгая иерархия требует много усилий для ее поддержания, а еще в интернетах пишут про исследования (я конечно же всему верю), что порядок убивает креативность :)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
что мне делать, чтобы стать более организованным?
Поставить будничную повторяемую задачу "Засечь таймер на 5 минут и разобраться с одним из документов из кучи". Под разобраться понимается "положить туда где я буду его искать", "отсканировать в компьютер" или "засунуть в шреддер, потому что %причина%" :)
Последний раз редактировалось Ivan Kopylov Вс июл 08, 2018 6:45 pm, всего редактировалось 1 раз.
4 x

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm
x 17

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik » Пн июл 09, 2018 2:25 pm

cartmendum писал(а):
Вс июл 08, 2018 4:56 pm
А может быть ты уже организован на уровне обычного человека? ;)
Думаю все же намного хуже обычного. Я вырос в условиях гиперопеки, и с трудом преодолеваю последствия этого. Даже к психологу ходил.
1 x

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm
x 17

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik » Пн июл 09, 2018 2:43 pm

Ivan Kopylov писал(а):
Вс июл 08, 2018 6:24 pm
Против такой фигни в офисе, в повседневной работе мне сильно помогают узкие клеящиеся стикеры 9х43 мм.
...
Квадратные стикеры 76x76 мм, кстати, не подошли - занимают слишком много места, мысль расползается, места на столе занимают много. А писать на одном стикере несколько напоминаний - нарушается принцип "одна бумажка - одна сущность".
Мне больше нравится использовать NirvanaHQ, возможно еще Nimbus Note задействую. У меня боязнь выкидывать бумажки. А вдруг потом понадобится? А вот записи в электронном ежедневнике можно удалять смело - в самом крайнем случае всегда можно достать из корзины.

Кстати, я чуть не сделал свою обычную перфекционистскую ошибку: пытаться измениться сразу и сильно. Я пытался освоить NirvanaHQ и Numbus Note одновременно, но быстро понял, что это путь в никуда. Я даже читал где-то, что такое поведение, когда нагружаешься сверх меры - своеобразная форма прокрастинации, ухода от ответственности. Нагрузиться, надорваться, чтобы потом с чистой совестью бросить.
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется
я бы ответил себе на следующие вопросы:
- может ли беспорядок привести к утечке конфиденциальных данных?
- вынужден ли кто-то еще искать в беспорядке?
- доставляет ли мне дискомфорт от того что у меня беспорядок?
- страдает ли качество работы от наличия беспорядка? (субъективно)
нет-нет-да-да. Так что буду искать пути повысить организованность. Когда я поставлю цель - я очень упертый. Только я редко их ставлю.
если ответы на все вопросы "нет", то я бы не стремился сильно загоняться по организации документов. понятно, каждый по-своему видит, имхо строгая иерархия требует много усилий для ее поддержания, а еще в интернетах пишут про исследования (я конечно же всему верю), что порядок убивает креативность :)
Моя работа не требует креативности. Креативность я проявляю, занимаясь своим хобби - решением задач по программированию.
Поставить будничную повторяемую задачу "Засечь таймер на 5 минут и разобраться с одним из документов из кучи". Под разобраться понимается "положить туда где я буду его искать", "отсканировать в компьютер" или "засунуть в шреддер, потому что %причина%" :)
Классная идея! Как всегда, я начал заумничать. Например, скачал несколько книг и видеокурс по делопроизводству и секретарской работе. Типичный перфекционизм. Надо заставлять себя заниматься непривычным делом, пусть и 5 минут в день. Это, кстати, продлевает жизнь и сохраняет разум. Я смотрел видео одного нейробиолога или нейрофизиолога, так он высказал крамольную, казалось бы, мысль, что шахматисты не так уж сильно напрягают мозг. Во-первых, для них это привычно. А во-вторых, они задействую довольно узкий пласт возможностей мозга (комбинаторика, просчитывание вариантов и все такое). Я и сам замечал, что прокрастинирую простую, казалось бы, задачу сортировки и классификации документов, делая свои любимые задачки по программированию. Это сложно, но привычно и интересно.
2 x

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 263
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 10:50 am
x 466
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Дмитрий Неумойчев » Пн июл 09, 2018 2:53 pm

Для бумаг можно вместо корзины использовать дополнительно 2 ящика в тумбочке. Выбрасывай всё туда не сортируя. Как заполняется второй ящик - выкидываешь первый в корзину - найти что-то в нём уже не реально, оно слишком давно туда попало и сто лет не искалось.
4 x

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm
x 17

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik » Пн июл 09, 2018 3:16 pm

Дмитрий Неумойчев писал(а):
Пн июл 09, 2018 2:53 pm
Для бумаг можно вместо корзины использовать дополнительно 2 ящика в тумбочке. Выбрасывай всё туда не сортируя. Как заполняется второй ящик - выкидываешь первый в корзину - найти что-то в нём уже не реально, оно слишком давно туда попало и сто лет не искалось.
Видимо, мой предшественник так и делал. :) А я еще удивлялся - что за хлам там лежит? И более опытный коллега уже говорил мне про одну из папок, что все ее содержимое можно смело отправлять в корзину или как минимум закинуть куда-нибудь на антресоли. Может, хотя бы с этого начать? Повыкидывать весь мусор, чтоб не мозолил глаза. А новое раскладывать по темам: вода, газ, электричество... Текущие дела можно раскладывать более подробно: все документы, касающиеся такого-то контракта/договора/отчета и т.п. Даже если документ всего один. И главное - сами папки тоже подписывать (или наклеивать этикетки), а то получится тот же бардак, только на уровне папок, а не документов. Вот до каких простых истин приходится додумываться. :) Как я уже говорил, совершенно нет опыта (само)организации, вот и изобретаю велосипед.

Надо еще подумать на тему, может быть полки в шкафу разграничить (например, газ-вода и т.д.), а то я каждый раз перерываю весь шкаф. :(

Я пытался найти книги или курсы про это, но вряд ли такие существуют. Иначе получится учебник для дебилов, что-то вроде "как пользоваться ночным горшком". :) Есть еще книги и курсы по делопроизводству, но там достаточно узкоспециализированные знания, для меня они избыточны.
2 x

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 263
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 10:50 am
x 466
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Дмитрий Неумойчев » Пн июл 09, 2018 3:35 pm

"Успеватель" Кислого как развитие и оригинальный ГТД Аллена содержат разделы, посвящённые организации бумаг.
3 x

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm
x 17

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik » Вт июл 10, 2018 7:05 am

Спасибо! Про "Успеватель" слышу впервые. Про ГТД, конечно, слышал, но до сих пор не прочел. Слышал, там довольно много воды, поэтому хочу прочитать "Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD". Я так понял, это то же самое, но в конспективном виде.
2 x

Аватара пользователя
Sergey Borodaruda
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Чт авг 24, 2017 11:55 am
x 11

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Sergey Borodaruda » Пт июл 13, 2018 8:05 pm

По поводу хлама из бумаг (также работает для электронных документов). Я в свое время боялся, что какой-то документ мне может пригодиться в будущем.
Все такие документы, я рассортировал по папкам с градацией как скоро эта группа документов мне может пригодиться и писал на папке соответствующую дату.
Потом делал напоминалку в ежедневник, чтобы вернуться к этой папке в соответствующую дату.
Если за это время мне из этой папки так ничего и не пригодилось, то даже не пересматривая вновь документы, я их отправлял в корзину.
2 x

Ответить