Элементарные навыки организованности

Сюда отщепляется от основных тем флуд, который не на столько полезен, чтобы оставить его в основной теме, но и не совсем бестолковый, чтобы его безвозвратно грохать
pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm

Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik »

Купил книгу "Джедайские техники" на Озоне, прочел пока до половины - очень нравится! Раньше пробовал читать книги на эту тему, но они воспринимаются плохо. Слишком много правил, слишком сильно надо себя переделать, вот делай так - и станешь успешным менеджером, миллионером, еще кем-то... А я хочу просто хорошо работать, не более того. Действительно хочу. Но получается плохо, потому что я очень неорганизованный. Книга дала много пищи для размышлений. А совет про то, чтобы загнать все письма в папку "Обработано" - просто супер! Вечно эти письма маячили перед глазами. Вот такие простые советы и техники мне и нужны. Другими словами, всякие продвинутые техники достижения супер-результатов для меня сейчас - это все равно что советы, как стать атлетом, человеку, для которого делать зарядку - проблема. Кстати, это тоже про меня. Я, мягко говоря, неспортивный. И всякие комплексы упражнений не работают. Вместо этого я забил в NirvanaHQ повторяющуюся задачу "делать планку". Короче, улучшать себя надо помаленьку, попытка быстро и кардинально изменить себя ни к чему не приведет. Это я понял. Вопрос: что мне делать, чтобы стать более организованным? Не сверхорганизованным, а хотя бы на уровне обычного человека? У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется. Несколько дней пользуюсь NirvanaHQ - стало намного лучше, особенно что касается текучки. Вчера оплатил месячную подписку, с зарплаты куплю навсегда.

Вот, написал какой-то поток сознания, даже не знаю, будет ли это кто-то читать. :) Я уверен, что на моем месте любой дурак, но с элементарными навыками планирования и организации документооборота, навел бы порядок за полчаса, разложил бы документы по папочкам и все такое... А для меня даже это проблема. Я никак не могу сообразить, как лучше разложить. Я, ко всему прочему, еще и махровый перфекционист. У меня был случай, когда я хотел реализовать одну идею, начал выбирать инструменты для нее. Выбирал год! А когда выбрал и реализовал идею, понял, что можно было взять любые инструменты. Даже если бы выяснилось, что выбор сделан неправильно, переделать вышло бы быстрее, чем прокрастинировать и выбирать идеальные инструменты, чтобы все было с самого начала идеально. Я в последнее время начал себя заставлять выбирать инструменты по принципу "лишь бы работало". И вот что заметил: в среднем правильным оказывается второй выбор. Но то, что первый не подходит, выясняется максимум через пару дней. Уж лучше потерять пару дней, чем год. Например, именно так было с сервисом для ведения списка дел. Сначала я зарегистрировался на Any.Do - понравилась его простота. Но потом выяснилось, что он это не умеет, то не умеет... Короче, слишком уж простой. Попользовался два или три дня и зарегистрировался на NirvanaHQ. И вместо того, чтобы сравнивать его с другими и искать что-то лучше, мирюсь с его недостатками, радуюсь достоинствам и изучаю особенности. Для меня это очень нетипично. Вот бы еще привыкнуть работать по принципу "лишь бы проканало" (большинство отчетов делаются для галочки, чтобы всякие проверяющие органы отстали". А то я или начинаю вылизывать никому не нужную заявку, которую прочитает один, максимум два человека, обработают и отправят в корзину. То меня посещают мысли организовать все по уму, с базой данных и автоматической генерацией отчетов, а не через ворох разрозненных табличек, доставшихся в наследство от моего предшественника. Это все хорошо, может я когда-нибудь даже это сделаю, но для этого надо глубже изучить LibreOffice, а мне сейчас надо хотя бы простейшие вещи организовать, чтобы не было простоев в работе, чтобы все документы были разложены так, чтобы не рыться каждый раз во всех документах. По идее, надо хотя бы по актуальности разложить. Например, закинуть на верхнюю полку совсем старые...

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Максим Дорофеев »

pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
Вопрос: что мне делать, чтобы стать более организованным? Не сверхорганизованным, а хотя бы на уровне обычного человека?
А может быть ты уже организован на уровне обычного человека? ;)

Порой мы слишком идеализируем других людей. Немного не про организацию, но в тему прекрасная статья Тима Урбана про это. Может, с самоорганизацией есть что-то похожее? ;)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется.
У меня иногда тоже ;)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
Я в последнее время начал себя заставлять выбирать инструменты по принципу "лишь бы работало". И вот что заметил: в среднем правильным оказывается второй выбор. Но то, что первый не подходит, выясняется максимум через пару дней. Уж лучше потерять пару дней, чем год.
Вот! Офигенская мысль ;)

Аватара пользователя
lazyf1sh
Сообщения: 74
Зарегистрирован: Ср мар 02, 2016 1:33 pm

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение lazyf1sh »

pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
А то я или начинаю вылизывать никому не нужную заявку, которую прочитает один, максимум два человека, обработают и отправят в корзину.
Против такой фигни в офисе, в повседневной работе мне сильно помогают узкие клеящиеся стикеры 9х43 мм. Когда посещает мысль, заставляющая отвлечься от основной задачи, а если быть точнее, от принципа "Сначала сделай
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
лишь бы работало
, а потом накручивай свистели и перделки", записываю в стикер напоминание. Места в узком стикере мало, поэтому особо мыслью не разойдешься, поэтому такая заметка - просто якорь чтобы вернуться позже.

Когда возвращаешься к разбору стикеров позже, в другом состоянии, то понимаешь, что такие-то идеи не принесут мне никакого роста как специалисту или личности, а какие-то оказались годными. Годные идеи формализую, прошу согласовать чтобы на них выделили время и если они прошли фильтрацию не только у меня, то в конце концов я получаю задачу с моей же идеей.

Квадратные стикеры 76x76 мм, кстати, не подошли - занимают слишком много места, мысль расползается, места на столе занимают много. А писать на одном стикере несколько напоминаний - нарушается принцип "одна бумажка - одна сущность".
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется
я бы ответил себе на следующие вопросы:
- может ли беспорядок привести к утечке конфиденциальных данных?
- вынужден ли кто-то еще искать в беспорядке?
- доставляет ли мне дискомфорт от того что у меня беспорядок?
- страдает ли качество работы от наличия беспорядка? (субъективно)

если ответы на все вопросы "нет", то я бы не стремился сильно загоняться по организации документов. понятно, каждый по-своему видит, имхо строгая иерархия требует много усилий для ее поддержания, а еще в интернетах пишут про исследования (я конечно же всему верю), что порядок убивает креативность :)
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
что мне делать, чтобы стать более организованным?
Поставить будничную повторяемую задачу "Засечь таймер на 5 минут и разобраться с одним из документов из кучи". Под разобраться понимается "положить туда где я буду его искать", "отсканировать в компьютер" или "засунуть в шреддер, потому что %причина%" :)
Последний раз редактировалось lazyf1sh Вс июл 08, 2018 6:45 pm, всего редактировалось 1 раз.

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik »

cartmendum писал(а):
Вс июл 08, 2018 4:56 pm
А может быть ты уже организован на уровне обычного человека? ;)
Думаю все же намного хуже обычного. Я вырос в условиях гиперопеки, и с трудом преодолеваю последствия этого. Даже к психологу ходил.

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik »

Ivan Kopylov писал(а):
Вс июл 08, 2018 6:24 pm
Против такой фигни в офисе, в повседневной работе мне сильно помогают узкие клеящиеся стикеры 9х43 мм.
...
Квадратные стикеры 76x76 мм, кстати, не подошли - занимают слишком много места, мысль расползается, места на столе занимают много. А писать на одном стикере несколько напоминаний - нарушается принцип "одна бумажка - одна сущность".
Мне больше нравится использовать NirvanaHQ, возможно еще Nimbus Note задействую. У меня боязнь выкидывать бумажки. А вдруг потом понадобится? А вот записи в электронном ежедневнике можно удалять смело - в самом крайнем случае всегда можно достать из корзины.

Кстати, я чуть не сделал свою обычную перфекционистскую ошибку: пытаться измениться сразу и сильно. Я пытался освоить NirvanaHQ и Numbus Note одновременно, но быстро понял, что это путь в никуда. Я даже читал где-то, что такое поведение, когда нагружаешься сверх меры - своеобразная форма прокрастинации, ухода от ответственности. Нагрузиться, надорваться, чтобы потом с чистой совестью бросить.
pol6energetik писал(а):
Чт июл 05, 2018 3:19 pm
У меня бардак на столе, документы лежат в несколько слоев, постоянно все забывается и теряется
я бы ответил себе на следующие вопросы:
- может ли беспорядок привести к утечке конфиденциальных данных?
- вынужден ли кто-то еще искать в беспорядке?
- доставляет ли мне дискомфорт от того что у меня беспорядок?
- страдает ли качество работы от наличия беспорядка? (субъективно)
нет-нет-да-да. Так что буду искать пути повысить организованность. Когда я поставлю цель - я очень упертый. Только я редко их ставлю.
если ответы на все вопросы "нет", то я бы не стремился сильно загоняться по организации документов. понятно, каждый по-своему видит, имхо строгая иерархия требует много усилий для ее поддержания, а еще в интернетах пишут про исследования (я конечно же всему верю), что порядок убивает креативность :)
Моя работа не требует креативности. Креативность я проявляю, занимаясь своим хобби - решением задач по программированию.
Поставить будничную повторяемую задачу "Засечь таймер на 5 минут и разобраться с одним из документов из кучи". Под разобраться понимается "положить туда где я буду его искать", "отсканировать в компьютер" или "засунуть в шреддер, потому что %причина%" :)
Классная идея! Как всегда, я начал заумничать. Например, скачал несколько книг и видеокурс по делопроизводству и секретарской работе. Типичный перфекционизм. Надо заставлять себя заниматься непривычным делом, пусть и 5 минут в день. Это, кстати, продлевает жизнь и сохраняет разум. Я смотрел видео одного нейробиолога или нейрофизиолога, так он высказал крамольную, казалось бы, мысль, что шахматисты не так уж сильно напрягают мозг. Во-первых, для них это привычно. А во-вторых, они задействую довольно узкий пласт возможностей мозга (комбинаторика, просчитывание вариантов и все такое). Я и сам замечал, что прокрастинирую простую, казалось бы, задачу сортировки и классификации документов, делая свои любимые задачки по программированию. Это сложно, но привычно и интересно.

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 284
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 10:50 am
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Дмитрий Неумойчев »

Для бумаг можно вместо корзины использовать дополнительно 2 ящика в тумбочке. Выбрасывай всё туда не сортируя. Как заполняется второй ящик - выкидываешь первый в корзину - найти что-то в нём уже не реально, оно слишком давно туда попало и сто лет не искалось.

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik »

Дмитрий Неумойчев писал(а):
Пн июл 09, 2018 2:53 pm
Для бумаг можно вместо корзины использовать дополнительно 2 ящика в тумбочке. Выбрасывай всё туда не сортируя. Как заполняется второй ящик - выкидываешь первый в корзину - найти что-то в нём уже не реально, оно слишком давно туда попало и сто лет не искалось.
Видимо, мой предшественник так и делал. :) А я еще удивлялся - что за хлам там лежит? И более опытный коллега уже говорил мне про одну из папок, что все ее содержимое можно смело отправлять в корзину или как минимум закинуть куда-нибудь на антресоли. Может, хотя бы с этого начать? Повыкидывать весь мусор, чтоб не мозолил глаза. А новое раскладывать по темам: вода, газ, электричество... Текущие дела можно раскладывать более подробно: все документы, касающиеся такого-то контракта/договора/отчета и т.п. Даже если документ всего один. И главное - сами папки тоже подписывать (или наклеивать этикетки), а то получится тот же бардак, только на уровне папок, а не документов. Вот до каких простых истин приходится додумываться. :) Как я уже говорил, совершенно нет опыта (само)организации, вот и изобретаю велосипед.

Надо еще подумать на тему, может быть полки в шкафу разграничить (например, газ-вода и т.д.), а то я каждый раз перерываю весь шкаф. :(

Я пытался найти книги или курсы про это, но вряд ли такие существуют. Иначе получится учебник для дебилов, что-то вроде "как пользоваться ночным горшком". :) Есть еще книги и курсы по делопроизводству, но там достаточно узкоспециализированные знания, для меня они избыточны.

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 284
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 10:50 am
Контактная информация:

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Дмитрий Неумойчев »

"Успеватель" Кислого как развитие и оригинальный ГТД Аллена содержат разделы, посвящённые организации бумаг.

pol6energetik
Сообщения: 10
Зарегистрирован: Чт июл 05, 2018 12:50 pm

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение pol6energetik »

Спасибо! Про "Успеватель" слышу впервые. Про ГТД, конечно, слышал, но до сих пор не прочел. Слышал, там довольно много воды, поэтому хочу прочитать "Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD". Я так понял, это то же самое, но в конспективном виде.

Аватара пользователя
Sergey Borodaruda
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Чт авг 24, 2017 11:55 am

Re: Элементарные навыки организованности

Сообщение Sergey Borodaruda »

По поводу хлама из бумаг (также работает для электронных документов). Я в свое время боялся, что какой-то документ мне может пригодиться в будущем.
Все такие документы, я рассортировал по папкам с градацией как скоро эта группа документов мне может пригодиться и писал на папке соответствующую дату.
Потом делал напоминалку в ежедневник, чтобы вернуться к этой папке в соответствующую дату.
Если за это время мне из этой папки так ничего и не пригодилось, то даже не пересматривая вновь документы, я их отправлял в корзину.

Ответить