опыт внедрения техник в организациях

Здесь мы обсуждаем вопросы совместной работы в команде и с командами (Scrum, Kanban, TOC и прочий Lean)
Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Пн ноя 05, 2018 3:09 pm

cartmendum писал(а):
Пн ноя 05, 2018 1:08 pm
Максим писал(а):
Вс ноя 04, 2018 7:56 pm
Как вообще учет рабочего времени увязывается с "джедайскими техниками"?
Мне кажется, что очень глупо измерять время, когда тебя в реальности ограничивает мыслетопливо...
В предыдущем ответе написал, что затрудняюсь учитывать и распределять мыслетопливо. Со временем всё же понятнее, при всех погрешностях планирования и учета. То есть в цикле "Планирование-Действие-Анализ работы" планируется время работы, анализируется время работы (и содержание, разумеется), а задачи формулируются так, чтобы на стадии "Действие" мыслетопливо экономилось.
0 x

Lomelind
Сообщения: 1083
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 5:11 pm
x 2083

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Lomelind » Пн ноя 05, 2018 5:36 pm

Поясню предметную область и смысл учета. Бухгалтерское обслуживание, много клиентов, много мелких задач, коммуникаций. Если не учитывать время, то нет понимания сколько времени тратится на каждого клиента, нет понимания затрат на обслуживание - нет понимания сколько зарабатываем. Также по определенным видам работ идет оплата ПО ЧАСАМ. И соответственно учет времени позволяет соотнести время (в данном случае и деньги) на которое договорились с клиентом со временем фактической работы. Возможно по итогам пересмотреть достигнутые договоренности.
А так ли нужно _точное_ понимание того, сколько времени тратится на каждого клиента?
Например, ценой того, что час рабочего времени сотрудника каждый день будет уходить только на это, и мыслетопливо тоже - всё ещё нужно?

Тем более, что "сколько зарабатываем" посчитать просто. Сколько клиенты за месяц заплатили - минус сколько потратили на аренду помещения, тонер для картриджей и всё такое - минус зарплату сотрудникам на какую договорились - и вот что осталось, то и заработали.

Если так уж нужна обратная связь, то можно добавить возможность сотрудникам отметить кейс клиента как "более сложный, по сравнению с типовым" или "на это больше сил ушло".

Ну и бонусом. По моему (небогатому, но всё же) опыту неготовность начальства мириться с неопределённостью на уровень ниже, с тем, что какие-то решения сотрудники будут принимать сами, исходя из своих соображений, а не из алгоритма, спущенного начальником - нехороший симптом. Ну не нужно начальнику знать что работник на разговор с Васей потратил пять раз по три минуты, а на разговор с Петей семь раз по две. Нужно - что на работника можно параллельно нагрузить примерно семь клиентов, а если случай нестандартный, то его можно по нагрузке примерно посчитать как два клиента.
есть корпоративный стандарт, по которому нужно вести время, и как я описал, он имеет основания.
Если молиться на корпоративный стандарт как на священную корову, то разговаривать особо и не о чём. Ну разве что о том, как сделать картинку "я это соблюдаю", но на деле соблюдением не заморачиваться.
А пресловутый "помидор", который еще "тикает", если буквально этот таймер использовать, не жрёт сам по себе мыслетопливо? Вот тут наверное вопрос в восприятии. С чем я и сталкиваюсь, что оно у всех разное.
Нет, не жрёт. Тем более, что есть куча не тикающих таймеров.
Наоборот, высвобождает.
Вот только "работа помидорами" это не про "поставь таймер и работай как обычно". В такой формулировке оно не взлетит.
Как минимум нужно решение что если задача не доделана, а помидор кончился - то перерыв всё равно будет. И что отвлечения будут минимизированы во время помидора (человек, чья работа - мгновенно реагировать на входящие или на звонки - не может работать помидорами по определению!!!!!!)
Таймер в задаче - тот же "таймер-помидор" для меня. Пример, я делаю отчет, веду время. Входящий звонок. Осознанное переключение между задачей по отчету и звонком дает некоторое время, чтобы сориентироваться хотя бы в таком простом плане: может дописать/доделать некую законченную часть и перезвонить? Или всё таки приостановить и ответить?
В такой ситуации имхо критично само отвлечение, а не сколько минут на это пошло.
Даже если не брать трубку и сбросить звонок (пара секунд) - всё равно помидор уже "испорчен".
Если мне нужно поиграть с учётом времени для себя, я так и записываю этот помидор как "порченый". Если отвлечений было больше одного-двух - вообще не считаю такой помидор, считаю это время продолбанным.

Да, так можно получить ситуацию "за день работе не было посвящено ни одного помидора". Потому что решал проблемы по телефону в реальном времени.
Бывает и по другому. Входящий звонок/письмо/обращение коллеги/прочее отвлечение забирают внимание на себя и время "тикает" по одной задаче, а по факту занимаешься другим.
И на выходе имеем "хотел посвятить помидор задаче, но не смог". Продолбал. Может быть, записать ещё на что именно продолбал.
Но при варианте "пишет логи один а анализирует другой" есть риск получить оправдания вместо информации
Но в целом система учета времени меня лично дисциплинирует, если я понимаю, что человек работает над задачей, время учитывает, то я уже думаю, задать ему вопрос на весь офис прямо сейчас (ведь мой вопрос имеет такой большой пресловутый "бонус важности") или записать задачу на коллегу, либо записать вопрос в задачу на утреннюю/вечернюю "оперативку", где обсудить кучу вопросов разом (практика показывает, что "бонус важности" тает со временем и многие вопросы не требуют решения "здесь и сейчас").
А разве простое "человек сосредоточен на своей текущей задаче" так не работает?;)

Про учёт и распределение мыслетоплива.
Имхо, это таки задача непосредственно исполнителя, не начальника.
А задача начальника - примерно (интуитивно!!!!!!!!!!) понимать сколько каких задач можно какому сотруднику поручить (не "типовому резиновому" а на основе личного знакомства) и не сливать мыслетопливо сотрудников в унитаз на выполнение ненужной работы (распечатка отчётов, которые никто не читает, прочие ритуальные действия, призванные дать начальнику ощущение что ситуация под контролем, хотя с момента отмены рабовладения это технически невозможно).

Да, ещё пока писала - вспомнила
для борьбы с ситуацией "ну... работу работали" достаточно просто логов, без времени
и вот привычка что "сделал дело - написал строчку в лог" вырабатывается достаточно просто
ответил на звонок - написал "звонил клиент, вынес мне мозг"
помог коллеге - написал "помог Васе разобраться с тем-то и тем-то"
пытался понять как сделать задачу но не сделал - написать "разбирался с такой-то задачей, всё равно не понял"

Но чтобы это работало - нужно на берегу договориться, что ни санкций, ни поощрений за написанное в таком логе не последует. И сразу оговорить, кто сможет видеть такие логи, а кто нет (чем меньше народу сможет увидеть логи в чистом виде - тем лучше, а если речь о "для себя" то мне, например, важно, что лог будет после анализа уничтожен).
0 x

Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Пн ноя 05, 2018 8:00 pm

Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 5:36 pm
Тем более, что "сколько зарабатываем" посчитать просто. Сколько клиенты за месяц заплатили - минус сколько потратили на аренду помещения, тонер для картриджей и всё такое - минус зарплату сотрудникам на какую договорились - и вот что осталось, то и заработали.
в целом всё верно. Только в разрезе клиентов не видно картину, по одному может быть убыток, он кучу времени требует, а по другим может быть большая прибыль, которая перекрывает убытки.
Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 5:36 pm
Да, ещё пока писала - вспомнила
для борьбы с ситуацией "ну... работу работали" достаточно просто логов, без времени
и вот привычка что "сделал дело - написал строчку в лог" вырабатывается достаточно просто
ответил на звонок - написал "звонил клиент, вынес мне мозг"
помог коллеге - написал "помог Васе разобраться с тем-то и тем-то"
пытался понять как сделать задачу но не сделал - написать "разбирался с такой-то задачей, всё равно не понял"

Но чтобы это работало - нужно на берегу договориться, что ни санкций, ни поощрений за написанное в таком логе не последует. И сразу оговорить, кто сможет видеть такие логи, а кто нет (чем меньше народу сможет увидеть логи в чистом виде - тем лучше, а если речь о "для себя" то мне, например, важно, что лог будет после анализа уничтожен).
Так в итоге мы к одному пришли, как мне показалось. Просто в нашей системе "лог" более "продвинутый". Кнопки Начать и Завершить присутствуют.
То есть прям по шагам. Ваш вариант:
1. Увидел задачу в списке.
2. Сделал ее.
3. Записал в лог.

Мой вариант:
1. То же самое.
2. Нажал кнопку Начать.
3. Сделал задачу.
3. Записал комментарий, если нужен.
4. Нажал кнопку Завершить (Приостановить).

Нажатие кнопок Начать/Завершить добавляет секунды в работу. У нас с Вами принципиальных разногласий нет))) Больше технические. Кстати, в широко распространенной системе Битрикс24 учет времени на задачи присутствует, это не только наша "изюминка".
А вот с сотрудниками далекими от "джедайских техник" разногласия есть...
Я вот в ходе переписки начинаю понимать, что проблема не в учете времени, как таковом, а в нарушении многих других правил работы.
Хотя, если честно признать, нарушения и у самого могут быть, т.к. "джедаем" быть трудно)))
Алгоритм примерно такой:
1. С утра "забить" на полный обзор своих задач на день (и на список задач подчиненных, если таковые есть).
Схватить любую и начать делать.
2. В результате того, что "забили" на обзор, сотрудник имеет список задач на 8-часовой рабочий день часов на 15-30.
И уж не знаю как там учитывать мыслетопливо, почему то не хватает его (или времени или того и другого). Все задачи из плана не сделаны.
В список задач видимо и смотреть не хочется, он подавляет своими размерами.
3. В течение дня выполняются хаотично задачи из списка. В конечном итоге рождается "неявный список задач". Он хранится уже не в системе, а в голове человека. Если спросить, задач на 15 часов, есть проблема? Не все ведь успеете? Может быть надо помогать? В ответ будет примерно следующее: "Все нормально, я знаю что делать, что надо успею".
4. Неявные списки задач рождаются из входящих звонков и писем. Это ведь долго записывать задачу. Быстрее сразу сделать. Фиксировать звонок и писать "звонил клиент, вынес мне мозг", а потом сформулировать, что надо в итоге сделать мне или другому сотруднику: тоже долго. Или не успел. Лучше сразу сделать. Не важно, что задача может вполне подождать до завтра или больше. Задача получает "бонус важности" и делается сейчас.
5. По итогам дня несделанные задачи перекидываются куда-то дальше (установлено правило от меня, что незавершенных задач не должно быть, это в какой то степени обеспечивает возможность не "продолбать" важное). Обычно перекидываются на завтра. Завтра повторяется примерно тоже самое.
6. В результате учета рабочего времени всё же есть отчет за день. Список задач, на которые фактически потрачено время. Как завершенных, так и продолжающихся. Его можно в принципе сравнить с планом. Сделать какие то выводы. Но "думать лень", анализировать некогда...
Хватаем следующую задачу из непомерного списка и вперед. "Белка продолжает крутить колесо..."

Нельзя сказать, что всё вышеизложенное абсолютно ко мне не относится. Но осознаю, что с этим надо бороться и благодаря "джедайским техникам" знаю как. По остальным комментариями по поводу учета времени: есть о чем подумать...
0 x

Lomelind
Сообщения: 1083
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 5:11 pm
x 2083

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Lomelind » Пн ноя 05, 2018 11:03 pm

То есть прям по шагам. Ваш вариант:
1. Увидел задачу в списке.
2. Сделал ее.
3. Записал в лог.
Нет, мой вариант не такой.
Не привязанный к списку.
Сделал что угодно - записал в лог.
Позвонил клиент, обсудили вопрос - положил трубку, записал в лог.
Потупил над задачей, понял что не сделаю - записал в лог.
Пошёл в туалет - записал в лог.
Выпил кофе - записал в лог.
Выслушивал мнение начальника - записал в лог.
Смотрел в окно и думал сам не знаю о чём - записал в лог как только осознал что делаю именно это.

Для простоты я делаю так: таймер раз в 15 минут, по таймеру нужно бросить всё и записать в лог что я делала в эту 15-минутку
да, это выматывает, так что больше 2-3 дней подряд нельзя
но иногда любопытство того стоит.

Как показывает практика, примерно половину действий я делаю таких, которые у меня в списке задач не указаны. Иногда это хорошо, иногда нет. Иногда это нужные действия (кто-то позвонил и таки надо обсудить проблему), иногда нет.

По алгоритму:

1. ну понятно, что это плохая идея:) И скорей всего оно происходит потому, что вот этот "полный обзор всего и вся" - сильно большая задача. Что сразу приводит к вопросу, не пытается ли начальник контролировать то, что по идее является сферой ответственности подчинённого.

2. самое простое решение здесь - сдвинуть на день. Чтобы в 15-30 подчинённый получал список не на сегодня, а на завтра. С буфером на "упс, сегодня не доделал"

2.5 ещё мысль походу. Если не налажена тупо примитивная работа со списком - то усложнять процесс - однозначно плохая идея. Лучше наоборот, упрощать, но таки добиться, чтобы эти 1-2 практики выполнялись неукоснительно.

3. А вот тут непонятно. "выполняются хаотично задачи из списка" - вроде ж именно так и должно происходить. Откуда неявный список берётся? Вот тут скорее имеет смысл что-то подправлять - начиная с ритуального записывания в список любой мелкой ерунды.

4. Вот это большой косяк. Реально большой. Но тогда имеет смысл бороться именно с ним, прицельно, а не изобретать окольные тропы. Объяснять важность, объяснять прикол, и делать процесс записи максимально удобным. Лучше записать на клочке бумажки, чем не записать вообще нигде. Лучше записать косо-криво, чем вообще никак. Можно вот прямо возле каждого телефона положить ручку и стикеры, чтобы на них писать.

И заодно уж: так ли обязательно, чтобы тот, кому звонит клиент, и тот, кто работает мозгом - был одним и тем же человеком? Может в масштабах фирмы дешевле встанет нанять специальную девочку, чтобы мозг выносили ей, и за счёт этого дать возможность остальным работать как надо?

5. Про перекидывание фокус. Если при этом ритуально изменить формулировку задачи - не "на отцепись" типа точку поставил-стёр, а именно подумать и переформулировать - то висяков становится меньше.


И ещё про непомерный список.
Если он уже давит - то всегда можно отобрать в "подсписок" несколько задач, ну, до десятка, и разгрести их. Можно делать себе список на полдня. на пару часов. В пределе это тоже можно обозвать методом помидора - список из одной задачи на полчаса.
Причём вовсе не обязательно обдумывать и анализировать на этапе отбора такого подсписка.
Можно взять случайным образом - и толку будет больше.
Потому что если список уже слишком большой, то опции "сделать именно те задачи, которые важнее всего сделать первыми" нет.
Есть выбор между сделать "несколько каких попало задач" и "не сделать ничего".
0 x

Ответить