Как правильно доводить до конца ретроспективу

Здесь мы обсуждаем вопросы совместной работы в команде и с командами (Scrum, Kanban, TOC и прочий Lean)
Аватара пользователя
Serge
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Вт июл 07, 2015 9:56 pm
Контактная информация:

Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Serge »

Я недавно провел свою первую серьезную ретро для команды из 7 чел (до этого были несерьезные на 2-3 чел только). Хотел сделать все как по-книжке (точнее по agiledays-овому видео http://msk14.agiledays.ru/members/profile/91/), но остался осадочек - как будто что-то не так и не то сделал.
Как я делал:
  1. до ретро попросил подумать над "+" и "-" канувшего в лету спринта
  2. снял "профиль безопасности" через онлайн анонимную голосовалку
  3. объяснил, что у нас будет 3+1 часть - "что", "как", "до конца", "подарок"
  4. "что" - попросил написать за 10 мин на разных стиках все что они захотят из категорий "что плохо", "что хорошо", "что нужно начать делать", отмечая сверху "+", "-" и "i". Потом мы развесили все "-" на доске и начали группировать их. Создали мета-стики с именами групп. Оставили только их на доске, нарисовали между ними стрелки, отсортировали топологически, выбрали самые нижние как "рут козы" - это "что" нужно исправлять.
    1. спойлер - до "+" дело так и не дошло, я их потом сам просто вписал в результаты ретры. Что вообще с ними делать?
  5. "как" - начали разбирать стики с "i", выбрали, что из них подходит к руткозам, остальное оставили на потом. Разделили все выбранные "i" на 2 категории - "подходит" и "требует доп. обсуждения". Проголосовали "3 точками" за "подходящие" "i", выбрали top 3 из них - это "как".
    1. тут есть одно отступление - я пытался сделать "conflict resolution" для некоторых из "i", которые попали в категорию "требует доп. обсуждения", но мы никак не могли правильно вписать названия в 5 квадратиков "цель, 2 условия, 2 конфликтующих решения", чтобы разрешить конфликты. Поэтому забили и остановились только на "подходящих" "i", которые не вызывали конфликтов. Хотел бы узнать потом получше, что я не так делал...
    2. и еще один момент - я использовал для выбора "как"-ов только тем "i"-ы, которые были вначале записаны за 10 минут. Хотя наверное должен был сделать анализ "5 почему", к каждому изучаемому "что", чтобы определить более подходящие "как"-и. Но тогда что делать с теми "i", которые в начале писали? В общем, тут тоже требутеся совет.
  6. "до конца" мы делали уже с выбранными "как"-ами. Взяли цель "деливарить лучше", и подставляли каждый "как" по очереди, пытаясь выяснить, что не хватает по-середине. Получилось так, что 2 "как"-а объединились одним общим мега-"как"-ом, который мы детально расписали. Тут мы пытались применить "5 почему" и вылезло несколько "фич" "как"-а, которые мы потом записали как достижение этой "ретро" - то, чего мы очень хотели бы получить, но до этого не имели. 3й же из "выбранных" "как"-ов подошел как есть, без доп. шагов. Вроде как все хорошо, мы даже получили результат от ретро, а не просто так провели 3.5 часа. Но какой-то осадочек остался, а именно - наши результаты не отвечали на вопрос "почему мы пропинали этот спринт". Они только сказали нам, что мы можем улучшить, чтобы таски более качественные попадали в спринт... Но начальникам-то надо другое - типа сделайте так, чтобы следующий спринт не завалить. А результат на это не особо мепится.
  7. "подарок" - вообще остался за бортом. Вроде как решили купить холодильник с пивом и поставить в центр команды - на стол начальнику, но ребята явно ожидали чего-то другого от этого "подарка". Может я слишком разрекламировал эту фазу, что ожидания перевалили через край и стукнулись о стену реальности, не знаю. Тоже какое-то странное впечатление.
Вывод:
  1. что делать с оставленными на потом "+", "-", "i"?
  2. как правильно вести "непрерывную афишу" - когда все желающие уже после ретры могут туда вклеивать свои стики?
  3. "5 почему" vs "10минутные" "i"-и. В чем ошибка?
  4. нормально, что на все это ушло ~4 часа и потом еще час результато-разбирательство? Может где-то что-то можно соптимизировать?
  5. что делать с "+"?
  6. результат ретро не удовлетворил начальника, не дав гарантии, что мы "поняли свои ошбки и след. спринт-то заделиверим". Что не так я сделал?
  7. как правильно выбрать подарок, чтобы ребятам понравилось?
  8. как правильно выбирать названия для квадратиков "conflict resolution" - мы путались между условиями и решениями, окончательно запутались с целью и так ничего не разреволвили?
PS. Немного добавлю меда в ложку дегтя - вообще на словах все были довольны и говорили, что раньше ретро были вообще не торт. Это я негатив уже сам понапридумывал, читая по глазам и между строк.

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Максим Дорофеев »

Serge писал(а):Я недавно провел свою первую серьезную ретро для команды из 7 чел (до этого были несерьезные на 2-3 чел только). Хотел сделать все как по-книжке (точнее по agiledays-овому видео http://msk14.agiledays.ru/members/profile/91/), но остался осадочек - как будто что-то не так и не то сделал.
На самом деле в докладе были разобраны довольно сложные техники, для первого раза оно сложновато :)
Serge писал(а):Как я делал:
  1. "что" - попросил написать за 10 мин на разных стиках все что они захотят из категорий "что плохо", "что хорошо", "что нужно начать делать", отмечая сверху "+", "-" и "i".
Три категории - это из другого упражнения :) Тогда передо мной Тим Евграшин выступал, в его докладе было это упражнение :)
Serge писал(а):Потом мы развесили все "-" на доске и начали группировать их. Создали мета-стики с именами групп.
Тут самый большой риск - можно было обобщить и потерять важное. Скажем, вместо отдельных бумажек "упал сервер", "нестабильно работал интернет", "плохой пинг до базы данных" можно написать "ИТ инфрасруктура - отстой" и этим убить всю дальнейшую конкретику. Вы же в эту ловушку не попались?
Serge писал(а):Оставили только их на доске, нарисовали между ними стрелки, отсортировали топологически, выбрали самые нижние как "рут козы" - это "что" нужно исправлять.
И как? Похоже на правду? Можешь показать конкретные формулировки? Вся суть именно в них.
Serge писал(а):спойлер - до "+" дело так и не дошло, я их потом сам просто вписал в результаты ретры. Что вообще с ними делать?
Ничего :) Я же говорю, что оно из другого упражнения :)
На самом деле можно порадоваться, что не одни только минусы у вас. А потом еще посмотреть на эти плюсы и посмотреть, а что из этого у вас появилось "случайно"? А как бы сделать так, чтобы оно начало проявляться систематически?
Serge писал(а):"как" - начали разбирать стики с "i", выбрали, что из них подходит к руткозам, остальное оставили на потом. Разделили все выбранные "i" на 2 категории - "подходит" и "требует доп. обсуждения". Проголосовали "3 точками" за "подходящие" "i", выбрали top 3 из них - это "как"
Логичнее было бы пойти с другой стороны - взять корневые причины и думать, что может их устранить или ослабить. У вас же что-то похожее на игру в пасьянс получилось, да? :) Ну хоть сошлось как-то?
Serge писал(а): [*]тут есть одно отступление - я пытался сделать "conflict resolution" для некоторых из "i", которые попали в категорию "требует доп. обсуждения", но мы никак не могли правильно вписать названия в 5 квадратиков "цель, 2 условия, 2 конфликтующих решения", чтобы разрешить конфликты. Поэтому забили и остановились только на "подходящих" "i", которые не вызывали конфликтов. Хотел бы узнать потом получше, что я не так делал...
Возможно, что в итоге искали там, где светло...
Для дальнейших разборок нужны конкретные формулировки.

Serge писал(а): [*] и еще один момент - я использовал для выбора "как"-ов только тем "i"-ы, которые были вначале записаны за 10 минут. Хотя наверное должен был сделать анализ "5 почему", к каждому изучаемому "что", чтобы определить более подходящие "как"-и. Но тогда что делать с теми "i", которые в начале писали? В общем, тут тоже требутеся совет.[/list]
[*] "до конца" мы делали уже с выбранными "как"-ами. Взяли цель "деливарить лучше", и подставляли каждый "как" по очереди, пытаясь выяснить, что не хватает по-середине. Получилось так, что 2 "как"-а объединились одним общим мега-"как"-ом, который мы детально расписали. Тут мы пытались применить "5 почему" и вылезло несколько "фич" "как"-а, которые мы потом записали как достижение этой "ретро" - то, чего мы очень хотели бы получить, но до этого не имели. 3й же из "выбранных" "как"-ов подошел как есть, без доп. шагов.
Ну разумность результата по такому описанию вообще не понять :)
Serge писал(а):наши результаты не отвечали на вопрос "почему мы пропинали этот спринт". Они только сказали нам, что мы можем улучшить, чтобы таски более качественные попадали в спринт... Но начальникам-то надо другое - типа сделайте так, чтобы следующий спринт не завалить. А результат на это не особо мепится.
А вот с этого и надо было начинать ;) "Мы продолбали спринт и начальники потребовали от нас разбора полетов" :)

Самое главное, вот у вас список задач по результатам ретроспективы получился? Вы все из него уже сделали?

Serge писал(а):[*]что делать с оставленными на потом тасками?
Добавить в спринт беклог и выполнить. После чего на следующей ретроспективе посмотреть, к чему это все привело. И это - самое важное, если что :)
Serge писал(а):[*]"5 почему" vs "10минутные" "i"-и. В чем ошибка?
Вообще не понял о чем это :)
Serge писал(а):[*]нормально, что на все это ушло ~4 часа и потом еще час результато-разбирательство? Может где-то что-то можно соптимизировать?
Ну без конкретных результатов - не понятно. Вообще, ретроспективы могут проходить и 2-3 дня.
Serge писал(а):[*]результат ретро не удовлетворил начальника, не дав гарантии, что мы "поняли свои ошбки и след. спринт-то заделиверим". Что не так я сделал?
Как могут выглядеть гарантии? ;)
Serge писал(а):[*]как правильно выбрать подарок, чтобы ребятам понравилось?
Это подарок не ребятам. Это подарок процессу. Просто маленькое спонтанное улучшение. Он не обязан никому нравится, просто мы должны верить, что это хоть как-то поможет нам стать лучше.
Serge писал(а):[*]как правильно выбирать названия для квадратиков "conflict resolution" - мы путались между условиями и решениями, окончательно запутались с целью и так ничего не разреволвили?[/list]
Эххх... Тут реально нужно практики больше. Плюс еще есть хороший вебинар Елены Федурко
Или Детмера еще читать. Это реально не самый простой вопрос...

Serge писал(а):PS. Немного добавлю меда в ложку дегтя - вообще на словах все были довольны и говорили, что раньше ретро были вообще не торт. Это я негатив уже сам понапридумывал, читая по глазам и между строк.
Инструменты причинно-следственного анализа - это ни разу не простые вещи и с первого раза (а то и десятка раз) получаться будут криво.
На первых порах вам вообще могут подойти какие-то отдельные упражнения ретроспективы. Например отсюда

Аватара пользователя
Serge
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Вт июл 07, 2015 9:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Serge »

спасибо за комментарии, сейчас подкорректирую текст, чтобы было лучше понятно о чем я говорю.

Аватара пользователя
Serge
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Вт июл 07, 2015 9:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Serge »

И так, я залил схему того как мы все сделали, большими мазками, но весело:
retro_version_1.0.png
Теперь даю пояснения к комментариям:
cartmendum писал(а):На самом деле в докладе были разобраны довольно сложные техники, для первого раза оно сложновато :)
Да, некоторые темы были новыми, например "разрешение конфликтов" и "доведение дел до конца", остальное же все достаточно известное, но видимо я замиксовал неправильный коктейль.
cartmendum писал(а):Три категории - это из другого упражнения :) Тогда передо мной Тим Евграшин выступал, в его докладе было это упражнение :)
Ок, тогда почти все что я делал базировалось на неправильном базисе :) Удивительно, что хоть что-то сошлось. Ну да ладно, главное начать, будем эволюционировать. Но отсюда возникает вопрос по процессу - я должен просить ребят написать только "-" за те же 10 минут таймбокса?
cartmendum писал(а): Serge писал(а):
Потом мы развесили все "-" на доске и начали группировать их. Создали мета-стики с именами групп.

Тут самый большой риск - можно было обобщить и потерять важное. Скажем, вместо отдельных бумажек "упал сервер", "нестабильно работал интернет", "плохой пинг до базы данных" можно написать "ИТ инфрасруктура - отстой" и этим убить всю дальнейшую конкретику. Вы же в эту ловушку не попались?
Вообще-то попался, где-то посередине, когда мы начали искать другие решения для "сгруппированной проблемы" кроме написанных вначале стикеров "i". Попытались делать "5 почему" для группы, но это зашло в тупик уже на первых шагах. Но мы быстро спохватились, вернули оригинальные "-" (до группировки) и инвертировали их - получили готовое решение или отправную точка для "5 почему"-анализа. Так что да, группировка - первый минус, запомним. :idea:
cartmendum писал(а):На самом деле можно порадоваться, что не одни только минусы у вас. А потом еще посмотреть на эти плюсы и посмотреть, а что из этого у вас появилось "случайно"? А как бы сделать так, чтобы оно начало проявляться систематически?
Ок, хорошая мысль, спасибо! :idea:
cartmendum писал(а):Логичнее было бы пойти с другой стороны - взять корневые причины и думать, что может их устранить или ослабить. У вас же что-то похожее на игру в пасьянс получилось, да? :) Ну хоть сошлось как-то?
Да, у нас было как раз это - пасьянс. Было это как раз на стадии "5 почему" - мы пошли с двух сторон и еле-еле сошлось. Но уже понятно, что эти "i" были вообще не отсюда, а из другого упражнения. В следующий раз сделаем только "-", группировку опустим (разве что дубликаты уберем), нарисуем больше стрелочек и будем делать "5 почему" над корневыми причинами. :idea:
cartmendum писал(а):Ну разумность результата по такому описанию вообще не понять :)
Да, если прочесть быстро - выглядит как программирование на каком-нибудь 1С на русском языке. Зато весело. Хотя если раз дцать прочесть, то может и проявится истинный замысел :) Но ладно, в след. раз опишу процесс иначе, более человеческим языком.
cartmendum писал(а): А вот с этого и надо было начинать ;) "Мы продолбали спринт и начальники потребовали от нас разбора полетов" :)
Самое главное, вот у вас список задач по результатам ретроспективы получился? Вы все из него уже сделали?
Ну не совсем так, начальник у нас скромный, не такой, как я на картинке стереотипно нарисовал, но мы сами поняли необходимость в ретро. До этого в команде был канбан. Да и я новенький в команде.
Список задач получился, но в основном это изменения в процессах, так что это в беклог не положишь, но мы начали новому процессу следовать, где условия позволяли. Посмотрим что будет, когда все процессы отработают по новой схеме.
cartmendum писал(а): Добавить в спринт беклог и выполнить. После чего на следующей ретроспективе посмотреть, к чему это все привело. И это - самое важное, если что :)
Попробуем на след. ретро побольше одноразовых конкретных тасков понаделать и запихать в беклог, а не просто изменения в процессах.
cartmendum писал(а): Serge писал(а):
[*]"5 почему" vs "10минутные" "i"-и. В чем ошибка?

Вообще не понял о чем это :)
Да это все о том же, что я не делал "5 почему" для добывания решений к проблемам, а попросил за 10 мин написать вначале всякие решения от балды. И некоторые из них подошли, что удивительно.
cartmendum писал(а): Как могут выглядеть гарантии? ;)
Браво!
cartmendum писал(а):Эххх... Тут реально нужно практики больше. Плюс еще есть хороший вебинар Елены Федурко
Или Детмера еще читать. Это реально не самый простой вопрос...
Ок, спасибо. А я думаю, что ж лыжи не едут. Изучу.

На остальные вопросы про конкретику стикеров и формулировки - надо на работе посмотреть, да еще с начальником побеседовать про legal issues.

Я сделаю коррективы к ретро-процессу, опробую на этой-следующей неделе и дам знать как вышло! Спасибо!

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Максим Дорофеев »

Serge писал(а):Я сделаю коррективы к ретро-процессу, опробую на этой-следующей неделе и дам знать как вышло! Спасибо!
Это и есть самое главное - пробовать, потом смотреть, что не получилось, думать, менять и проверять улучшилось ли ;) Собственно, ретроспектива - это все об этом :)

Nadezhda_Ka
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Пн июл 06, 2015 4:20 pm

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Nadezhda_Ka »

Эххх...какие вы молодцы) вот почитаешь топик, порадуешься за людей, и так мотивирует идти и тоже узнавать, пробовать, действовать! Мне подарок очень понравился)!

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Максим Дорофеев »

Да, они молодцы :) Главное - не бояться пробовать новое! :)

Аватара пользователя
Serge
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Вт июл 07, 2015 9:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Serge »

Serge писал(а):В следующий раз сделаем только "-", группировку опустим (разве что дубликаты уберем), нарисуем больше стрелочек и будем делать "5 почему" над корневыми причинами. :idea:
Добрый день. Вобщем, мы сделали 2е ретро. Пошло все не совсем как планировали, но лучше чем раньше. Больше пользы прям фибрами ощущалось!

Вначале мы началали смотреть те 3-4 таска, которые мы могли запланировали на прошлой ретро. По ним все вышло серенько - успешно, но не очень. Пример - мы договорились держать "silence time" с 3 до 5 часов - время, когда никто, включая тиммейтов не может мешать, а email notifications отключены. Это мы так пытались с отвлечениями бороться. Получилось не очень - все равно отвлекали, + другие команды в опенспейсе чхать на это хотели, ну и вообще это как-то выглядело анти-скрамно (мы же вроде как должны над одной задачей работать, а не прятаться). Поэтому мы написали в новый план попробовать еще раз, и если не получится - выкинуть это нафиг. Другие заплонированные таски вызвали большую бурю эмоций во время вопросов "вышло сделать или нет?" и "надо ли оно нам?". Потеряли минут 30-40 на это.

Потом смотрели на прошедший спринт - что из тасков не удалось сделать и почему вместо 8 чел-часов мы потратили 40 на таймбокснутую задачу. Это привело к еще к 30-40 мин. и паре новый импрувментов в новый план.

Потом уже начали на листочках писать "-" прошлого спринта, группировать (только для удаления дубликатов) и простоты анализа. Связи между листочками не рисовали - т.к. они выглядели достаточно независимыми. И мы просто начали по каждому делать "5 почему" анализ и вписывать потенциальное решение в план. Если решения не получалось найти, или мы слишком углублялись, то мы парковали задачи в отдельную стопку "проверить на следующей ретро и если повториться - то взяться по полной".

Так что теперь у нас куча мелких задач, которые попали в план ретроспективы и мы будем их решать все! (у нас не было времени голосовать за них, да и они реально получились мелкими)

Вот так. Возможно стрелочки меджу проблемами и точечное голосование за результирующие таски мы зря не делали. Но посмотрим, как пойдет дальше.

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Максим Дорофеев »

Serge писал(а):Пример - мы договорились держать "silence time" с 3 до 5 часов - время, когда никто, включая тиммейтов не может мешать, а email notifications отключены. Это мы так пытались с отвлечениями бороться. Получилось не очень - все равно отвлекали, + другие команды в опенспейсе чхать на это хотели, ну и вообще это как-то выглядело анти-скрамно (мы же вроде как должны над одной задачей работать, а не прятаться). Поэтому мы написали в новый план попробовать еще раз, и если не получится - выкинуть это нафиг. Другие заплонированные таски вызвали большую бурю эмоций во время вопросов "вышло сделать или нет?" и "надо ли оно нам?". Потеряли минут 30-40 на это.
Не потеряли, а потратили ;) Кстати - это очень хорошая идея, и это ни разу не антискрамно. 2 аса тишины в день могут чуть ли не увоить вашу производительность. Друге команды привыкнут со временем и начнут вам завидовать ;) А вы тоже привыкните ;) Просто пока не научились планировать день с утра, чтобы заранее о silence time обсудить все с теми, с с кем надо обсудить. И, возможно, еще не научились записывать ;) Ну чтобы вопрос, возникший в silence time не сразу спрашивать, а записать и спросить потом :)
Я бы не рекомендовал сдаваться в этом направлении ;) Ну разве только вам этого не хочется совсем :)
Serge писал(а):Потом смотрели на прошедший спринт - что из тасков не удалось сделать и почему вместо 8 чел-часов мы потратили 40 на таймбокснутую задачу. Это привело к еще к 30-40 мин. и паре новый импрувментов в новый план.
Нашли причину? Эта причина может выстрелить и для других задач в будущем? Или она была специфична только для этой задачи?
Serge писал(а):Так что теперь у нас куча мелких задач, которые попали в план ретроспективы и мы будем их решать все! (у нас не было времени голосовать за них, да и они реально получились мелкими)
Молодцы, все так, да :) Только эти задачи должны быть обязательно в том же бэклоге, что и задачи на спринт. Ну и начинайте каждую новую ретроспективу с разбора результатов предыдущей.
Serge писал(а):Возможно стрелочки меджу проблемами и точечное голосование за результирующие таски мы зря не делали. Но посмотрим, как пойдет дальше.
А попробуйте пока без этого ;)

А так - все круто!

Аватара пользователя
Serge
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Вт июл 07, 2015 9:56 pm
Контактная информация:

Re: Как правильно доводить до конца ретроспективу

Сообщение Serge »

Спасибо за ответы!
cartmendum писал(а):2 аса тишины в день могут чуть ли не увоить вашу производительность.
Silence time стараемся придерживаться, но трудновато. Бывает митингами забиваем, т.к. другого времени нет свободного.
cartmendum писал(а):
Serge писал(а):Потом смотрели на прошедший спринт - что из тасков не удалось сделать и почему вместо 8 чел-часов мы потратили 40 на таймбокснутую задачу. Это привело к еще к 30-40 мин. и паре новый импрувментов в новый план.
Нашли причину? Эта причина может выстрелить и для других задач в будущем? Или она была специфична только для этой задачи?
Нашли 2 причины: 1. таймбокснутая задача была расширена и получила более важный приоритет посреди спринта, что было связано с сезонной активностью биг-боссов и частым изменением приоритетов/требований. 2. таймбокснутая задача - это спайк, но мы явно неправильно с ним работали, я об этом отдельную тему на форуме подниму, т.к. это не связано с ретро.

Еше вопрос. Я тут ротировал свою роль другому чуваку, и ретро у нас стали затягиваться опять. 5 часов в 2 захода - и все равно мы не закончили. Что посоветуете, чтобы быстрее все протекало? Я так понимаю, что проблем в команде достаточно - мы можем бесконечно обсуждать. Видимо надо таймбоксить, но что и как?

Ответить