опыт внедрения техник в организациях

Здесь мы обсуждаем вопросы совместной работы в команде и с командами (Scrum, Kanban, TOC и прочий Lean)
Lomelind
Сообщения: 1082
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 5:11 pm
x 2083

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Lomelind » Пт июл 21, 2017 3:15 pm

Я многократно сталкивалась с тем, что заказчик/начальник реально не представляет, сколько времени нужно на конкретную задачу, потому что сам такое не делал никогда. И сама бывала таким заказчиком по отношению к сантехнику и к мужику-делающему-ремонт. Какое там с точностью до получаса! "когда будем следующий слой красить" - "когда первый высохнет" - "а сколько ему сохнуть?" - "ну не знаааю, может завтра уже высохнет, а может дня три подождать придётся".

С утром поняла позицию. Даже задумалась не попробовать ли часть утащить, с поправкой на свою реальность.

А не попадались совы, которые совсем совы, и в 10 утра он не соображает, хоть ты тресни, только к 12 начинает? Все остальные принципы да, работать будут, просто вопрос "а когда у нас утро".

Ну или другой вариант - если эту схему берёт руководитель-совсем-жаворонок и царской волей назначает утро в 6 утра, с соответствующим сдвигом конца рабочего дня и т.д. - тоже явно же будет что-то не то.
2 x

Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Пт июл 21, 2017 9:22 pm

0patient писал(а):Когда я стал им выдавать задачи пачками на следующие 2-3 рабочих часа - дело прям поперло.

Теперь мучаюсь с поисками руководителей отделов, чтобы можно было на более высоком уровне менеджерить, не вдаваясь совсем уж в детали.
Да я понимаю это, тут такая проблема, что разный подход нужен на разных уровнях. Самый нижний уровень, им нужно выдавать на 2-3 часа, а на более высоком уровне (начальник отдела, даже на пару человек), такой подход уже "не катит". На кой нужен такой начальник, которому надо каждые два часа давать "ценные указания"?
У меня на практике была проблема, когда я путал эти уровни. И простого исполнителя заставлял расставлять приоритеты самому себе. Это действовало, так чтобы я мог уехать на весь день и в принципе всё работало. Но если брать на большом отрезке времени, на квартал, то это работало плохо. Накапливалась куча вопросов, которые исполнитель просто задвигал ("прокрастинировал"). Ежеквартально это "рывком" разгребалось... Сотрудника это достаточно сильно демотивирует, постоянно двигать задачи, которые он не успевает. Тут писали люди: что аж не могут заснуть от кучи несделанных дел.
РоманК писал(а): [*]Огромный стресс, если не успел доделать - это реальная проблема, ребята не могли заснуть и думали о том, что не справились. Моральный дух таким образом начал падать.[/list]
Где то было сформулировано Максимом Дорофеевым, что надо научиться жить с тем, что ВСЁ не будет сделано. Буквально найти не смог быстро. Вот нашел как сформулировано у Дэвида Аллена в его GTD: "незавершенные задачи занимают место в сознании, что приводит к снижению ясности и концентрации.
Что интересно с позиций методологии GTD, Баумейстер также доказал, что для облегчения нагрузки на психику эти задачи не обязательно выполнять полностью. Вполне достаточно надежного плана действий, дающего гарантию, что этим вопросом будут заниматься в дальнейшем."

Так вот, у меня "крутится" мысль - в организации руководитель должен думать о том, чтобы разгрузить психику подчиненного? Как писалось выше от перегрузки люди "выгорают", если они самостоятельно не способны сформулировать "надежный план действий". То есть "удар" авралов, "перегрузок" и т.п. руководитель должен принять на себя, а на нижний уровень выдать "надежный план действий".
Если этого не делаешь, как руководитель, то люди "косячат", когда "наваливается" "куча дел", в долгосрочном периоде не выдерживают и уходят.

А вот с начальниками, которые умеют работать со списком своих задач и со списком задач подчиненных, тяжело... Т.е. так: человек в свои, скажем 35-40 лет, никогда со списками задач не работал. Помнил самое важное, что-то "жизнь" напомнит... Или использовались какие то обрывочные системы. Типа стикеров на мониторе. И вот ты пытаешься "переделать" его. Или "внедрить техники в организации", по теме форума.
Ну и что всё про других... Сам тоже далеко не джедай :) На пути к совершенству, который бесконечен...
Последний раз редактировалось Максим Сб июл 22, 2017 8:44 am, всего редактировалось 1 раз.
2 x

Женя С
Сообщения: 135
Зарегистрирован: Вт мар 29, 2016 10:49 pm
x 218

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Женя С » Вт авг 01, 2017 9:56 am

@0patient, здорово, что работает. Возможно, кто-то из сотрудников покажется тебе достаточно толковым, чтобы сделать из него руководителя отдела.

Но ты пошёл на следующий уровень. Действительно, тебе там будут нужны совсем другие показатели контроля. И как Максим выше написал, тебе придётся смириться с тем, что двумя уровнями ниже делается не так как ты хочешь, ты не можешь контролировать на два уровня вниз. Придётся выбирать.
1 x

Аватара пользователя
Сергей Иванов
Сообщения: 51
Зарегистрирован: Вс сен 11, 2016 7:39 pm
x 85
Контактная информация:

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Сергей Иванов » Ср сен 20, 2017 10:41 pm

Так есть кто-то, кто внедрил джедайскую технику в деятельность компании?
Сделал инструмент, который совмещает црм со списком задач как в максдон с подробными инструкциями. Видео Дорофеева посмотрели.
Но на практике не работают по технике.
Главная цель- подумать над задачами, переформулировать и обрабатывать. А думать не заставишь. По крайней мере у меня не получается.
Как "продать" джидайскую технику сотрудникам, как донести ее ценность?
2 x

Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Пт сен 22, 2017 9:58 pm

Наверное "заставить думать" слишком глобальная задача. В рамках организации списки задач помогают держать ситуацию под контролем, меньше "продалбывать" и неким образом мотивируют сотрудников.
Для меня стал откровением один момент, может быть печальным откровением:
https://www.youtube.com/watch?v=8GEVNuVCZI0
Разведопрос: Максим Дорофеев о личной эффективности
48:41 "Если не хватает ума, мудрости у рационального персонажа в голове - нужен протез в лице руководства."
Так вот, откровение в том, что в определенных ситуациях, с определенными людьми, руководитель это протез... То есть надо отложить, по крайней мере, еще раз повторю, с определенными людьми, в определенных ситуациях в сторону высокие идеи "заставить думать", "продать джедайскую технику" и просто самому использовать "джедайскую технику" для того чтобы управлять.
Это может быть не очень совпадает со многими современными тенденциями управления про мотивацию, раскрытие способностей, вовлечение и т.п., но из двух принципиальных методов управления: кнута и пряника, кнут полностью убирать рановато...
Принципиальные вещи в рамках организации:
- письменная постановка задач, сроки, ответственные;
- правило "следующего шага", что нужно сделать дальше, чтобы решить вопрос или отменить задачу совсем;
- разделение задач и информации, корпоративная и личная системы работы с информацией. Личная, кстати, опять же приживается плохо, поставил каждому Evernote, накидал разделы, заметки для начала, пользуйтесь. Не идет... ну если люди как то до сих пор обходились даже без Избранного в браузере, то есть ссылок на нужные сайты не хранили в принципе, то зачем им система работы с информацией? Ведь жили же без нее...

Ну и собственно работать над собой. Если уж взялся быть "протезом", то надо чтобы даже "протез" качественно выполнял свои функции )))
1) Правильные формулировки задач.
2) Сложные задачи разбиты на подзадачи, как вариант к ним прилагаются чек-листы для выполнения.
3) Моя постоянная проблема - план на день перегружен (свой и сотрудников), постоянный перенос достаточно большого количества задач "на завтра". Должен быть реальным план и как писали тут на форуме: "не запугивать обезьяну".
4) Не давать право определения приоритетов тем, кому не стоит давать это право.

Внедрил в офисе правило, чтобы меньше отвлекать друг друга, не создавать друг другу лишние "прерывания", не просто на весь офис задавать свой вопрос кому то, а писать в чат. Мол есть вопрос, либо сформулировать его тем самым письменно. Это дает адресату некую паузу и меньше "выбивает из колеи", когда это не нужно. То есть чат дает возможность доделать одно дело, потом ответить на вопрос, несколько минут не проблема. Если же тебе вслух задали вопрос, то помолчать в ответ немного как то не очень вежливо...
Если вопрос не срочный, то вместо чата почта или задача.
Это всё опять таки работает (опять же "местами") непосредственно со мной, заглядывал в чаты, как сотрудники используют между собой - пусто... Проще сразу спросить, если захотелось, пофиг что человек что-то делает, при этом весь день ведет учет рабочего времени (корпоративный стандарт), мне ведь ОЧЕНЬ надо спросить... Сам грешен, тоже слетаю с этих правил, дать паузу человеку на переключение, но в целом стараюсь думать об этом.

Также пытался, в целом безуспешно, внедрить правило: если ты сейчас что-то делаешь, что желательно не бросать на полпути, а тебе звонят, не надо сразу брать трубку. Доделай определенный этап и перезвони. Может через минуту. Может через 5. Не идет... "Животная реакция" - звонит телефон, хватаем трубку. Кстати, очень помогает поставить на вибрацию. Потом сам пошел дальше - отключаешь звук. Тогда гораздо проще доделать дело/договорить/дописать и т.п., а потом перезвонить. Сотрудникам сказал про отключение звука - в ответ слышу боязнь что-то пропустить...
Очень интересно это потом выглядит с позиций учета рабочего времени: "тикает" время по задаче вроде "подготовить отчет". Пока она идет тебе позвонят, что-то спросит коллега и т.п., а потом смотришь на время выполнения задачи по отчету и удивляешься, как много на него ушло... Учет времени, кстати, весьма дисциплинирует. Воспитывает "обезьяну"...
Вообще иллюзий по поводу того, что можно "переделать" других людей, внедрить всё самое эффективное везде и всем как то всё меньше...
Вывод надо больше работать над собой, что в целом имеет больше перспектив, чем "переделать" другого. А дальше, "дорогу осилит идущий".
2 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1419
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2640
Контактная информация:

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение cartmendum » Сб сен 23, 2017 3:30 pm

Максим писал(а):Вывод надо больше работать над собой, что в целом имеет больше перспектив, чем "переделать" другого. А дальше, "дорогу осилит идущий".
Да! Себя поменять проще. Все равно это очень тяжело, но проще, чем кого-либо еще.

А потом, глядишь, и люди сами по-тихоньку начнут тебя копировать ;)
2 x

Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Вс ноя 04, 2018 7:56 pm

Есть корпоративный стандарт учета рабочего времени. Когда сотрудник приступает к выполнению задачи, он запускает ее на выполнение, система фиксирует потраченное время. Теоретически это должно помогать концентрироваться на задаче. Опыт противоречивый, некоторые осваивают с трудом, запускают время на одну задачу, обсуждают другую и т.п. Входящий звонок "выбивает" из учета времени (его кстати тоже нужно фиксировать, но на практике человек забывает нажать кнопку в системе и торопится начать разговор). В итоге система, которая призвана помочь концентрации и дальнейшему анализу работы, кажется сотрудникам "дополнительной работой". Кто может поделиться опытом по этому вопросу? Как вообще учет рабочего времени увязывается с "джедайскими техниками"?
0 x

Lomelind
Сообщения: 1082
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 5:11 pm
x 2083

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Lomelind » Пн ноя 05, 2018 12:33 am

В любом случае учёт времени - это дополнительная фоновая задача, которая будет фоново же жрать мыслетопливо.
Для себя это бывает полезно, чтобы что-то понять - не как постоянная практика, а день-два-неделю поделать, подбить статистику, сделать выводы, перестать отмечать время.

И то, лучше не строго время в минутах, а количество затраченных помидоров - в разы меньше возни, а толку примерно столько же. Но это если уже есть привычка работать помидорами.

В варианте с рабочим учётом ещё добавляются опасения и ожидания сотрудника, связанные с тем, как начальник будет обрабатывать полученную информацию. Если я сделал задачу слишком быстро - мне дадут больше работы за те же деньги? Если я выполняю задачи слишком медленно - меня уволят? В любом случае данные будут подкручиваться так, чтобы начальник получил "какие надо".

А как способ концентрироваться на задаче имхо метод и вовсе нерелевантен, а то и контрпродуктивен (потому что жрёт мыслетопливо).

И вдобавок некоторых людей может очень демотивировать ощущение надсмотрщика, стоящего над душой.

Плюс на идеологическом уровне в такой формулировке - таки косяк.
Потому что одна из основ джедайских техник - что ресурс, который нужно учитывать, экономить, распределять - не время, а мыслетопливо.
А сам по себе анализ времени всё равно ничего не даст.
0 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1419
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2640
Контактная информация:

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение cartmendum » Пн ноя 05, 2018 1:08 pm

Максим писал(а):
Вс ноя 04, 2018 7:56 pm
Как вообще учет рабочего времени увязывается с "джедайскими техниками"?
Мне кажется, что очень глупо измерять время, когда тебя в реальности ограничивает мыслетопливо...
2 x

Максим
Сообщения: 26
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 5:58 pm
x 36

Re: опыт внедрения техник в организациях

Сообщение Максим » Пн ноя 05, 2018 3:04 pm

Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 12:33 am
В любом случае учёт времени - это дополнительная фоновая задача, которая будет фоново же жрать мыслетопливо.
Да, об этом я и задумался, в этом плане мне как раз полезен взгляд со стороны. Вопрос лишь в том, чтобы получить максимум пользы от учета времени и уменьшить затраты мыслетоплива (привыкнуть/научиться работать с этой фоновой задачей)
Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 12:33 am
Для себя это бывает полезно, чтобы что-то понять - не как постоянная практика, а день-два-неделю поделать, подбить статистику, сделать выводы, перестать отмечать время.

И то, лучше не строго время в минутах, а количество затраченных помидоров - в разы меньше возни, а толку примерно столько же. Но это если уже есть привычка работать помидорами.
Поясню предметную область и смысл учета. Бухгалтерское обслуживание, много клиентов, много мелких задач, коммуникаций. Если не учитывать время, то нет понимания сколько времени тратится на каждого клиента, нет понимания затрат на обслуживание - нет понимания сколько зарабатываем. Также по определенным видам работ идет оплата ПО ЧАСАМ. И соответственно учет времени позволяет соотнести время (в данном случае и деньги) на которое договорились с клиентом со временем фактической работы. Возможно по итогам пересмотреть достигнутые договоренности.
Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 12:33 am
В варианте с рабочим учётом ещё добавляются опасения и ожидания сотрудника, связанные с тем, как начальник будет обрабатывать полученную информацию. Если я сделал задачу слишком быстро - мне дадут больше работы за те же деньги? Если я выполняю задачи слишком медленно - меня уволят? В любом случае данные будут подкручиваться так, чтобы начальник получил "какие надо".
Да, эта информация нужна для обработки. Для анализа работы. По результатам учета времени в рамках выполняемых задач автоматически получается отчет за день (можно и за любой другой период). Это как раз материал для анализа работы и самоанализа. Прямой взаимосвязи оплаты со временем работы нет, поэтому и особых махинаций сделать учет времени "как надо начальнику" не наблюдается. Зато есть возможность спросить почему тут так долго было? В дальнейшем сделать выводы, чтобы в следующий раз уложиться в некий норматив.
Без учета времени просто сложно вспомнить что происходило за динамичный рабочий день. Про месяц вообще молчу. Просто получится "работу работали..." И получится что "мерилом работы считают усталость..." Можно без учета времени конечно смотреть просто на количество и содержание завершенных задач, но есть корпоративный стандарт, по которому нужно вести время, и как я описал, он имеет основания.
Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 12:33 am
А как способ концентрироваться на задаче имхо метод и вовсе нерелевантен, а то и контрпродуктивен (потому что жрёт мыслетопливо).

И вдобавок некоторых людей может очень демотивировать ощущение надсмотрщика, стоящего над душой.
А пресловутый "помидор", который еще "тикает", если буквально этот таймер использовать, не жрёт сам по себе мыслетопливо? Вот тут наверное вопрос в восприятии. С чем я и сталкиваюсь, что оно у всех разное.
Таймер в задаче - тот же "таймер-помидор" для меня. Пример, я делаю отчет, веду время. Входящий звонок. Осознанное переключение между задачей по отчету и звонком дает некоторое время, чтобы сориентироваться хотя бы в таком простом плане: может дописать/доделать некую законченную часть и перезвонить? Или всё таки приостановить и ответить?
Бывает и по другому. Входящий звонок/письмо/обращение коллеги/прочее отвлечение забирают внимание на себя и время "тикает" по одной задаче, а по факту занимаешься другим. Но в целом система учета времени меня лично дисциплинирует, если я понимаю, что человек работает над задачей, время учитывает, то я уже думаю, задать ему вопрос на весь офис прямо сейчас (ведь мой вопрос имеет такой большой пресловутый "бонус важности") или записать задачу на коллегу, либо записать вопрос в задачу на утреннюю/вечернюю "оперативку", где обсудить кучу вопросов разом (практика показывает, что "бонус важности" тает со временем и многие вопросы не требуют решения "здесь и сейчас").
Lomelind писал(а):
Пн ноя 05, 2018 12:33 am
Плюс на идеологическом уровне в такой формулировке - таки косяк.
Потому что одна из основ джедайских техник - что ресурс, который нужно учитывать, экономить, распределять - не время, а мыслетопливо.
А сам по себе анализ времени всё равно ничего не даст.
Про "экономить мыслетопливо" понятно. А учитывать и распределять? Не случайно выбрал ветку форума про использование техник в организациях. Учесть и распределить мыслетопливо сотрудников в коллективе... Как то затрудняюсь... Для проверки списка задач на "впихиваемость" всё таки оцениваю время. Например, есть у меня 2 сотрудника, один работает полный рабочий день, другой половину дня. Есть набор задач, несколько отчетов более-менее трудоемких (примерно на полчаса каждый), есть "мелочь" - внести столько то документов, сделать платежные поручения, выписать счета. Все задачи, разумеется с некой погрешностью, оцениваются и распределяются по сотрудникам. Остается использовать практики "экономии мыслетоплива". Правильно сформулировать задачу, чтобы исполнитель не ломал голову, "а что же тут делать ?" Плюс отдельные задачи на обучение, чтобы составление отчета по своей сути сводилось к "обезьяньей работе", а не было "пожирающей мозг" работой по поиску решения. По минимизации переключений также есть установка, чтобы если сейчас неудобно отвечать на звонок, то просто перезванивать через несколько минут, когда закончишь какой то логически завершенный "кусок" текущей задачи. На практике плохо работает :) Звонок получает такой "бонус важности", что "под откос" летят все установки, экономия мыслетоплива и учет рабочего времени... Мне лично простой прием с режимом телефона "без звука" неплохо помогает, чтобы не срабатывала "животная реакция" схватить звонящий телефон.
0 x

Ответить