В предыдущем ответе написал, что затрудняюсь учитывать и распределять мыслетопливо. Со временем всё же понятнее, при всех погрешностях планирования и учета. То есть в цикле "Планирование-Действие-Анализ работы" планируется время работы, анализируется время работы (и содержание, разумеется), а задачи формулируются так, чтобы на стадии "Действие" мыслетопливо экономилось.cartmendum писал(а): ↑Пн ноя 05, 2018 1:08 pmМне кажется, что очень глупо измерять время, когда тебя в реальности ограничивает мыслетопливо...
опыт внедрения техник в организациях
Re: опыт внедрения техник в организациях
Re: опыт внедрения техник в организациях
А так ли нужно _точное_ понимание того, сколько времени тратится на каждого клиента?Поясню предметную область и смысл учета. Бухгалтерское обслуживание, много клиентов, много мелких задач, коммуникаций. Если не учитывать время, то нет понимания сколько времени тратится на каждого клиента, нет понимания затрат на обслуживание - нет понимания сколько зарабатываем. Также по определенным видам работ идет оплата ПО ЧАСАМ. И соответственно учет времени позволяет соотнести время (в данном случае и деньги) на которое договорились с клиентом со временем фактической работы. Возможно по итогам пересмотреть достигнутые договоренности.
Например, ценой того, что час рабочего времени сотрудника каждый день будет уходить только на это, и мыслетопливо тоже - всё ещё нужно?
Тем более, что "сколько зарабатываем" посчитать просто. Сколько клиенты за месяц заплатили - минус сколько потратили на аренду помещения, тонер для картриджей и всё такое - минус зарплату сотрудникам на какую договорились - и вот что осталось, то и заработали.
Если так уж нужна обратная связь, то можно добавить возможность сотрудникам отметить кейс клиента как "более сложный, по сравнению с типовым" или "на это больше сил ушло".
Ну и бонусом. По моему (небогатому, но всё же) опыту неготовность начальства мириться с неопределённостью на уровень ниже, с тем, что какие-то решения сотрудники будут принимать сами, исходя из своих соображений, а не из алгоритма, спущенного начальником - нехороший симптом. Ну не нужно начальнику знать что работник на разговор с Васей потратил пять раз по три минуты, а на разговор с Петей семь раз по две. Нужно - что на работника можно параллельно нагрузить примерно семь клиентов, а если случай нестандартный, то его можно по нагрузке примерно посчитать как два клиента.
Если молиться на корпоративный стандарт как на священную корову, то разговаривать особо и не о чём. Ну разве что о том, как сделать картинку "я это соблюдаю", но на деле соблюдением не заморачиваться.есть корпоративный стандарт, по которому нужно вести время, и как я описал, он имеет основания.
Нет, не жрёт. Тем более, что есть куча не тикающих таймеров.А пресловутый "помидор", который еще "тикает", если буквально этот таймер использовать, не жрёт сам по себе мыслетопливо? Вот тут наверное вопрос в восприятии. С чем я и сталкиваюсь, что оно у всех разное.
Наоборот, высвобождает.
Вот только "работа помидорами" это не про "поставь таймер и работай как обычно". В такой формулировке оно не взлетит.
Как минимум нужно решение что если задача не доделана, а помидор кончился - то перерыв всё равно будет. И что отвлечения будут минимизированы во время помидора (человек, чья работа - мгновенно реагировать на входящие или на звонки - не может работать помидорами по определению!!!!!!)
В такой ситуации имхо критично само отвлечение, а не сколько минут на это пошло.Таймер в задаче - тот же "таймер-помидор" для меня. Пример, я делаю отчет, веду время. Входящий звонок. Осознанное переключение между задачей по отчету и звонком дает некоторое время, чтобы сориентироваться хотя бы в таком простом плане: может дописать/доделать некую законченную часть и перезвонить? Или всё таки приостановить и ответить?
Даже если не брать трубку и сбросить звонок (пара секунд) - всё равно помидор уже "испорчен".
Если мне нужно поиграть с учётом времени для себя, я так и записываю этот помидор как "порченый". Если отвлечений было больше одного-двух - вообще не считаю такой помидор, считаю это время продолбанным.
Да, так можно получить ситуацию "за день работе не было посвящено ни одного помидора". Потому что решал проблемы по телефону в реальном времени.
И на выходе имеем "хотел посвятить помидор задаче, но не смог". Продолбал. Может быть, записать ещё на что именно продолбал.Бывает и по другому. Входящий звонок/письмо/обращение коллеги/прочее отвлечение забирают внимание на себя и время "тикает" по одной задаче, а по факту занимаешься другим.
Но при варианте "пишет логи один а анализирует другой" есть риск получить оправдания вместо информации
А разве простое "человек сосредоточен на своей текущей задаче" так не работает?;)Но в целом система учета времени меня лично дисциплинирует, если я понимаю, что человек работает над задачей, время учитывает, то я уже думаю, задать ему вопрос на весь офис прямо сейчас (ведь мой вопрос имеет такой большой пресловутый "бонус важности") или записать задачу на коллегу, либо записать вопрос в задачу на утреннюю/вечернюю "оперативку", где обсудить кучу вопросов разом (практика показывает, что "бонус важности" тает со временем и многие вопросы не требуют решения "здесь и сейчас").
Про учёт и распределение мыслетоплива.
Имхо, это таки задача непосредственно исполнителя, не начальника.
А задача начальника - примерно (интуитивно!!!!!!!!!!) понимать сколько каких задач можно какому сотруднику поручить (не "типовому резиновому" а на основе личного знакомства) и не сливать мыслетопливо сотрудников в унитаз на выполнение ненужной работы (распечатка отчётов, которые никто не читает, прочие ритуальные действия, призванные дать начальнику ощущение что ситуация под контролем, хотя с момента отмены рабовладения это технически невозможно).
Да, ещё пока писала - вспомнила
для борьбы с ситуацией "ну... работу работали" достаточно просто логов, без времени
и вот привычка что "сделал дело - написал строчку в лог" вырабатывается достаточно просто
ответил на звонок - написал "звонил клиент, вынес мне мозг"
помог коллеге - написал "помог Васе разобраться с тем-то и тем-то"
пытался понять как сделать задачу но не сделал - написать "разбирался с такой-то задачей, всё равно не понял"
Но чтобы это работало - нужно на берегу договориться, что ни санкций, ни поощрений за написанное в таком логе не последует. И сразу оговорить, кто сможет видеть такие логи, а кто нет (чем меньше народу сможет увидеть логи в чистом виде - тем лучше, а если речь о "для себя" то мне, например, важно, что лог будет после анализа уничтожен).
Re: опыт внедрения техник в организациях
в целом всё верно. Только в разрезе клиентов не видно картину, по одному может быть убыток, он кучу времени требует, а по другим может быть большая прибыль, которая перекрывает убытки.Lomelind писал(а): ↑Пн ноя 05, 2018 5:36 pmТем более, что "сколько зарабатываем" посчитать просто. Сколько клиенты за месяц заплатили - минус сколько потратили на аренду помещения, тонер для картриджей и всё такое - минус зарплату сотрудникам на какую договорились - и вот что осталось, то и заработали.
Так в итоге мы к одному пришли, как мне показалось. Просто в нашей системе "лог" более "продвинутый". Кнопки Начать и Завершить присутствуют.Lomelind писал(а): ↑Пн ноя 05, 2018 5:36 pmДа, ещё пока писала - вспомнила
для борьбы с ситуацией "ну... работу работали" достаточно просто логов, без времени
и вот привычка что "сделал дело - написал строчку в лог" вырабатывается достаточно просто
ответил на звонок - написал "звонил клиент, вынес мне мозг"
помог коллеге - написал "помог Васе разобраться с тем-то и тем-то"
пытался понять как сделать задачу но не сделал - написать "разбирался с такой-то задачей, всё равно не понял"
Но чтобы это работало - нужно на берегу договориться, что ни санкций, ни поощрений за написанное в таком логе не последует. И сразу оговорить, кто сможет видеть такие логи, а кто нет (чем меньше народу сможет увидеть логи в чистом виде - тем лучше, а если речь о "для себя" то мне, например, важно, что лог будет после анализа уничтожен).
То есть прям по шагам. Ваш вариант:
1. Увидел задачу в списке.
2. Сделал ее.
3. Записал в лог.
Мой вариант:
1. То же самое.
2. Нажал кнопку Начать.
3. Сделал задачу.
3. Записал комментарий, если нужен.
4. Нажал кнопку Завершить (Приостановить).
Нажатие кнопок Начать/Завершить добавляет секунды в работу. У нас с Вами принципиальных разногласий нет))) Больше технические. Кстати, в широко распространенной системе Битрикс24 учет времени на задачи присутствует, это не только наша "изюминка".
А вот с сотрудниками далекими от "джедайских техник" разногласия есть...
Я вот в ходе переписки начинаю понимать, что проблема не в учете времени, как таковом, а в нарушении многих других правил работы.
Хотя, если честно признать, нарушения и у самого могут быть, т.к. "джедаем" быть трудно)))
Алгоритм примерно такой:
1. С утра "забить" на полный обзор своих задач на день (и на список задач подчиненных, если таковые есть).
Схватить любую и начать делать.
2. В результате того, что "забили" на обзор, сотрудник имеет список задач на 8-часовой рабочий день часов на 15-30.
И уж не знаю как там учитывать мыслетопливо, почему то не хватает его (или времени или того и другого). Все задачи из плана не сделаны.
В список задач видимо и смотреть не хочется, он подавляет своими размерами.
3. В течение дня выполняются хаотично задачи из списка. В конечном итоге рождается "неявный список задач". Он хранится уже не в системе, а в голове человека. Если спросить, задач на 15 часов, есть проблема? Не все ведь успеете? Может быть надо помогать? В ответ будет примерно следующее: "Все нормально, я знаю что делать, что надо успею".
4. Неявные списки задач рождаются из входящих звонков и писем. Это ведь долго записывать задачу. Быстрее сразу сделать. Фиксировать звонок и писать "звонил клиент, вынес мне мозг", а потом сформулировать, что надо в итоге сделать мне или другому сотруднику: тоже долго. Или не успел. Лучше сразу сделать. Не важно, что задача может вполне подождать до завтра или больше. Задача получает "бонус важности" и делается сейчас.
5. По итогам дня несделанные задачи перекидываются куда-то дальше (установлено правило от меня, что незавершенных задач не должно быть, это в какой то степени обеспечивает возможность не "продолбать" важное). Обычно перекидываются на завтра. Завтра повторяется примерно тоже самое.
6. В результате учета рабочего времени всё же есть отчет за день. Список задач, на которые фактически потрачено время. Как завершенных, так и продолжающихся. Его можно в принципе сравнить с планом. Сделать какие то выводы. Но "думать лень", анализировать некогда...
Хватаем следующую задачу из непомерного списка и вперед. "Белка продолжает крутить колесо..."
Нельзя сказать, что всё вышеизложенное абсолютно ко мне не относится. Но осознаю, что с этим надо бороться и благодаря "джедайским техникам" знаю как. По остальным комментариями по поводу учета времени: есть о чем подумать...
Re: опыт внедрения техник в организациях
Нет, мой вариант не такой.То есть прям по шагам. Ваш вариант:
1. Увидел задачу в списке.
2. Сделал ее.
3. Записал в лог.
Не привязанный к списку.
Сделал что угодно - записал в лог.
Позвонил клиент, обсудили вопрос - положил трубку, записал в лог.
Потупил над задачей, понял что не сделаю - записал в лог.
Пошёл в туалет - записал в лог.
Выпил кофе - записал в лог.
Выслушивал мнение начальника - записал в лог.
Смотрел в окно и думал сам не знаю о чём - записал в лог как только осознал что делаю именно это.
Для простоты я делаю так: таймер раз в 15 минут, по таймеру нужно бросить всё и записать в лог что я делала в эту 15-минутку
да, это выматывает, так что больше 2-3 дней подряд нельзя
но иногда любопытство того стоит.
Как показывает практика, примерно половину действий я делаю таких, которые у меня в списке задач не указаны. Иногда это хорошо, иногда нет. Иногда это нужные действия (кто-то позвонил и таки надо обсудить проблему), иногда нет.
По алгоритму:
1. ну понятно, что это плохая идея:) И скорей всего оно происходит потому, что вот этот "полный обзор всего и вся" - сильно большая задача. Что сразу приводит к вопросу, не пытается ли начальник контролировать то, что по идее является сферой ответственности подчинённого.
2. самое простое решение здесь - сдвинуть на день. Чтобы в 15-30 подчинённый получал список не на сегодня, а на завтра. С буфером на "упс, сегодня не доделал"
2.5 ещё мысль походу. Если не налажена тупо примитивная работа со списком - то усложнять процесс - однозначно плохая идея. Лучше наоборот, упрощать, но таки добиться, чтобы эти 1-2 практики выполнялись неукоснительно.
3. А вот тут непонятно. "выполняются хаотично задачи из списка" - вроде ж именно так и должно происходить. Откуда неявный список берётся? Вот тут скорее имеет смысл что-то подправлять - начиная с ритуального записывания в список любой мелкой ерунды.
4. Вот это большой косяк. Реально большой. Но тогда имеет смысл бороться именно с ним, прицельно, а не изобретать окольные тропы. Объяснять важность, объяснять прикол, и делать процесс записи максимально удобным. Лучше записать на клочке бумажки, чем не записать вообще нигде. Лучше записать косо-криво, чем вообще никак. Можно вот прямо возле каждого телефона положить ручку и стикеры, чтобы на них писать.
И заодно уж: так ли обязательно, чтобы тот, кому звонит клиент, и тот, кто работает мозгом - был одним и тем же человеком? Может в масштабах фирмы дешевле встанет нанять специальную девочку, чтобы мозг выносили ей, и за счёт этого дать возможность остальным работать как надо?
5. Про перекидывание фокус. Если при этом ритуально изменить формулировку задачи - не "на отцепись" типа точку поставил-стёр, а именно подумать и переформулировать - то висяков становится меньше.
И ещё про непомерный список.
Если он уже давит - то всегда можно отобрать в "подсписок" несколько задач, ну, до десятка, и разгрести их. Можно делать себе список на полдня. на пару часов. В пределе это тоже можно обозвать методом помидора - список из одной задачи на полчаса.
Причём вовсе не обязательно обдумывать и анализировать на этапе отбора такого подсписка.
Можно взять случайным образом - и толку будет больше.
Потому что если список уже слишком большой, то опции "сделать именно те задачи, которые важнее всего сделать первыми" нет.
Есть выбор между сделать "несколько каких попало задач" и "не сделать ничего".