Создание собственного инструмента: концепции

Обсуждаются конкретные инструменты и приемы их использования
Правила форума
Создание новых веток приветствуется и поощряется, однако, посмотрите основные правила.
IT_man
Сообщения: 35
Зарегистрирован: Чт окт 19, 2017 9:50 am
x 63

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение IT_man » Сб янв 13, 2018 9:55 am

В общем так. Продолжаем допиливать свою систему делопроизводства, и в трекере задач новое нововведение.

Печально то, что как выражается Макс, в корпоративном мире модно быть затр##$нным, и мы именно в таком режиме работаем. Поэтому "думать некогда, трясти надо". Подход Макса предполагает системность, повторы, медитацию :) к сожалению, такие занятия прокрастинируются. Но работа в нашей корпорации идёт, и люди пользуются нашей системы и её нужно продолжать дорабатывать для них.

Итак, проблема: в нашей системе надоело ковыряться в длинном списке задач и документов, которые пришли на тебя. Ведь некоторые из них будут выполняться позже, и ясно это уже сейчас! Вводим следующую функцию:
Отложено.png
То есть, теперь когда исполнитель ознакомился с задачей/документом, он не только может записать, что делать для себя в "стикер", но и сразу отложить это дело, при необходимости.

На скриншоте, к слову, реальная задача. Я сам запланировал себе ждать ответа два дня, если ответа не будет - написать письмо, но задача не выполнена, поэтому висит в "текущих", глаза мозолит. Хочется сделать так, чтобы по нажатию можно было выбрать временной интервал или даже конкретную дату, до которой задача исчезнет из списка "Текущие", переехав в "Отложенные"

В "Отложенных" задачи сортируются по сроку, на который они отложены, т.е. те, которые отложены до завтра - вверху, под ними более долгие, неделя, месяц, год, бессрочно:). И именно в этом списке будет проводиться ежедневный и еженедельные обзоры: при необходимости задача открывается и галочка у "отложено" снимается, либо изменяется срок.

С ходу не могу понять, есть ли противоречия с подходом от Максима, но этот функционал реально поможет всем нашим пользователям, особенно руководителям, у которых "подвисших" писем и поручений десятки в день.
2 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1429
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2650
Контактная информация:

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение cartmendum » Чт янв 18, 2018 3:40 pm

IT_man писал(а):С ходу не могу понять, есть ли противоречия с подходом от Максима, но этот функционал реально поможет всем нашим пользователям, особенно руководителям, у которых "подвисших" писем и поручений десятки в день.
Будут или нет противоречия - это еще отдельный вопрос.

Мы когда-то давно про такую фичу беседовали:
https://www.youtube.com/watch?v=v4d55MWHL5E
2 x

IT_man
Сообщения: 35
Зарегистрирован: Чт окт 19, 2017 9:50 am
x 63

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение IT_man » Вс янв 21, 2018 11:31 pm

Ух ты, здорово! Вдохновляет, когда понимаешь, что ты не совсем сумасшедший, придумав, казалось, "новую" фичу! :))

единственный момент - несогласие с комментарием. Нет, конечно же, если на вопрос "что если прилетит фея и сделает завтра задачу" будет дан ответ "низзя" - тогда, конечно же - перенос!

Но здесь идёт речь как раз о переносе текущих задач. Простенький, но элемент планирования. Ведь задачи поступают не равномерно! И вот как раз для обезьянки это тяжко. Точнее, ей вообще пофигу. Поступило сегодня пара десятков задач, половину из которых допустимо начинать делать через неделю-две, а обезьянка сидит и выбирает, что в этом списке срочно и в результате делает эту половину вместо тех, за которую голову открутят послезавтра.

А тут перенёс эти задачи куда-то туда, и вуаля, всё ОК. Тем более, что они на вкладке "отложенные" - всегда можно на них полюбоваться..!
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1429
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2650
Контактная информация:

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение cartmendum » Пн янв 22, 2018 3:59 pm

IT_man писал(а):единственный момент - несогласие с комментарием. Нет, конечно же, если на вопрос "что если прилетит фея и сделает завтра задачу" будет дан ответ "низзя" - тогда, конечно же - перенос!
Тут вот какой правило, если прилетит волшебная фея и сделает это прямо сейчас и это будет:
  • плохо, то можно переносить задачу
  • хорошо, то это не значит, что задачу переносить нельзя, это значит, что надо ДУМАТЬ перед тем, как перенести :)
В какой-то момент я осознал, что большинство людей используют правила, чтобы не думать. Поэтому в правиле хорошо бы показать, где оно уже не работает и надо думать :)
3 x

IT_man
Сообщения: 35
Зарегистрирован: Чт окт 19, 2017 9:50 am
x 63

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение IT_man » Вт янв 23, 2018 8:11 pm

cartmendum писал(а):это значит, что надо ДУМАТЬ перед тем, как перенести :)

В какой-то момент я осознал, что большинство людей используют правила, чтобы не думать. Поэтому в правиле хорошо бы показать, где оно уже не работает и надо думать :)
Долго думал, что же тут не так.

Понял.

В общем так, я напоролся на сценарий, когда думать нечем: задачи откладывает обезьянка!
Но здесь идёт речь как раз о переносе текущих задач. Простенький, но элемент планирования. Ведь задачи поступают не равномерно! И вот как раз для обезьянки это тяжко. Точнее, ей вообще пофигу. Поступило сегодня пара десятков задач, половину из которых допустимо начинать делать через неделю-две, а обезьянка сидит и выбирает, что в этом списке срочно и в результате делает эту половину вместо тех, за которую голову открутят послезавтра.

А тут перенёс эти задачи куда-то туда, и вуаля, всё ОК. Тем более, что они на вкладке "отложенные" - всегда можно на них полюбоваться..!
Даже несколько таких сценариев. Первый - думающий человек вечерком налопатил себе задач на завтра, завтра обезьяна начинает их исправно выполнять, но ей валятся ещё задачи, некоторые из них неожиданные, срочные. В результате ну полюбому часть будет не сделана. Но обезьяна не совсем ещё спит, она способна кое-какие перенести на завтра, или даже на неделю. И переносит. Обезьяна - планирует!

Второй сценарий - как раз пример про страховку из примера, думающий человек в процессе покупки авто записывает инсайт: ёмаё! КАСКО не забыть продлить! и при этом нужно что-то делать с периодом, предоплаченным за предыдущее авто. Думающему человеку недосуг вычислять цифры, когда продлять каску и он тупо закидывает это в план на завтра. А завтра обезьяна переносит задачу на нужный срок. Конечно, тут логичнее, чтобы думающий человек сформулировал задачу "рассчитать, когда платить каску и создать под неё задачу", но это сложновато (по крайней мере, я лучше не сформулировал), с другой стороны - обезьяна завтра разберётся. И перенесёт. Обезьяна - планирует!

В общем, резюмирую, пока два шаблона: обезьяна завалена работой но способна что-то менее срочное переносить, и думающему человеку некогда планировать мелочи, а обезьяна разберётся, и в обоих случаях - планирование делегируется обезьяне. Парадокс, но....

Такое особенно ценно, когда реально завал задач, мелких, которые невозможно делегировать и которые нужно выполнять. Когда они всё время мозолят глаза - обезьяна хватает понятную и лопатит. Хотя понятную можно было перенести на завтра, т.к. срок её через неделю, а вот менее понятную, которая рядом, нужно сдавать уже завтра. И ключевое здесь то, что а) отложенные - в соседнем списке б) отсортируются по степени срочности

я просто пытался вести в trello несколько списков, "сегодня", "неделя", месяц", "долго", и испытывал проблемы именно когда завал небольших задачек, их перекидываешь из сегодня в "неделя" - и вот список "Неделя" уже непомерно большой. К тому же, к завтра их надо вертать взад. Муторно.

Пробнем, как будет выглядеть, когда реализуем - наделаю скринов. Программисты уже застрелиться готовы от моих "идеек", хотя хором согласились, что идея стоящая :))
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1429
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2650
Контактная информация:

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение cartmendum » Вт янв 23, 2018 9:37 pm

IT_man писал(а): Такое особенно ценно, когда реально завал задач, мелких, которые невозможно делегировать и которые нужно выполнять. Когда они всё время мозолят глаза - обезьяна хватает понятную и лопатит. Хотя понятную можно было перенести на завтра, т.к. срок её через неделю, а вот менее понятную, которая рядом, нужно сдавать уже завтра.
Да, тут разумно попробовать такой подход. В принципе, большое количество мелких задач - это само по себе может быть отдельным симптомом...

Например, ситуация... Жил-был отдел, все там кидали друг в друга задачами, креативные были шопипец. Спасало всех только то, что 80% задач продалбывалось и то, что оставалось как раз вписывалось в пределы впихуемости. Но тут, вдруг, появился человек, кто начал все свои задачи записывать. И те 80%, что раньше уходили в дренаж, теперь оказались у него в списке :)

И срочно потребовалось ему куча фич, хотя самой важной фичей (возможно) был бы дренаж... :)


У меня была бредовая идея для тасктрекера: убивать случайные задачи из списка после определенного срока. Ну не делаешь ты ее 3 недели, а она такая ФИГАК и продолбалась. А потом тебе письмо приходит с "требованиями выкупа":
"За последние 2 недели я продолбала Х твоих задач. Если хочешь увидеть их снова, то отметь выполненными любые Y задач до обеда завтрашнего дня"

Что думаешь? :)
3 x

IT_man
Сообщения: 35
Зарегистрирован: Чт окт 19, 2017 9:50 am
x 63

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение IT_man » Ср янв 24, 2018 7:23 am

Я думаю, что это будет новая задача, "отметить выполненными Y задач до обеда", которая будет продолбана :)

Вообще, если серьёзно, я уже подумываю о некоем концептуальном моменте, который идёт красной линией и в моём подходе, и переезжает в мою систему. А именно, - то, что задачи фиксируются и не удаляются. Как в одной из тем на форуме было про идеи.

Вопрос в чём. Является ли большое количество задач - симптомом? Ведь в этом суть нашей суматошной жизни. Не у всех работа выстроена так, чтобы львиную долю рабочего дня проводить за раздумьями над сложными вопросами, на грани медитации, делегируя остальные и переписывая текущие формулировки. У некоторых реально шквал мелких заданий, которые нужно хреначить, многое продалбывать нельзя категорически, но их много и они мелкие.

Теперь к сути.

Отдел, в котором 80% задач продалбываются...Как мне кажется, из этих 80% задач 80% - повторяющиеся и, главное, - саморазмножающиеся. Продолбали одну задачу - она снова пришла в виде документа, или вместо неё пришло уже два документа - теперь нужно не только выполнять, но и придумывать причину, почему в прошлый раз не сделали и писать объяснительную. А бывает и хуже - продолбали задачу решения проблем с бекапом сервера, и вот в критический момент выяснилось, чтоб бекап отсуствует чуть более, чем полностью. Крики, вопли - но все при деле! И главное - сколько новых срочных и критичных замечательных задач появилось! Половину из которых снова продолбают. А нужно было, всего ничего - не продолбать задачу бекапа, пусть даже выполнить поздно, но лучше, чем никогда.

Наблюдаю подобное сплошь и рядом.

В чём сложность жизни такого "современного" человека, в деятельности которого постоянно висит масса небольших задач? В их ранжировании. На это нужно время, его мало. А рациональному человечку вообще неинтересно даже задумываться над ними (пример выше про оплату КАСКО - лично я подобные задачи пытаюсь ПОЛНОСТЬЮ передать утрешней обезьяне, т.к. рациональному человеку становится плохо только от одного вида слова "оплата" - тут столько сложных задач, заплатите кто-нибудь, пофигу сколько!)

Итак, сложность в ранжировании. Среди мелких задач есть те, которые важнее, есть те, которые менее важные, вот именно это ранжирование и отдаём обезьяне. И обезьяна просто не должна иметь физической возможности удалить задачи из списка, она их отодвигает всё дальше и дальше. Ну или имеет возможность, но когда даже ей станет очевидно, что задачу можно удалить.

Вот не знаю... пример задачи... "сходить к зубному на проф.осмотр" (через полгода). Срок указан, но выполнение при случае можно откладывать на месяца три. И даже если обезьяна будет откладывать её полгода - продолбать её крайне не желательно, но и если такими задачами мозолить глаза - тоже хорошего мало. Главное, чтобы на каком-то обзоре всего мусора она всплыла, причём где-то вверху списка, и когда-то стала уже жёстко сориентирована по срокам. Ну или таки отменена.

Пример отменённых таким образом (помере накопления) задач, у меня хороший пример из личных: всякие скидки, акции, ежедневная отправка показаний эл.счётчика, и т.п. - в какой-то момент, когда они пачками откладывались "на потом" я понял, что они мне лишь мешаются, а доход мой позволяет забить на всё это. Не нужны мне акции в магазинах и на показания эл.счётчика мне плевать - пусть считают по среднему, ну выплачу чуток больше, там суммы не критичные. И отправил разом все эти задачи в мусорку, и больше не ставил их даже.

Но многие задачи удалять нельзя, даже если их просрочили, и не раз.

Ещё один хороший пример - отдел технической поддержки. Это как раз из тех примеров, что "наблюдаю сплошь и рядом", конкретно у нас на заводе, т.к. это предприятие "советской закалки", и организовано многое через одно место. Звонишь им, просишь подключить сетевой принтер (зачем звонить? есть емейл, но других вариантов на сайте не указано). Записывают данные, обещают перезвонить. Факапят задачу, перезваниваешь им через неделю, месяц - снова записывают (!) снова обещают, на каком-то этапе делают, особенно когда очередной звонок начальнику (и охота же ему такие звонки принимать). Разговоры, время, записывание одного и того же. Не сомневаюсь, что часть из продолбаных задач по тому же подключению сетевого принтера "рассасываются" сами по себе, когда люди просто плюют и решают проблему самостоятельно через какую-нибудь ж... Но видимо, сотрудникам отдела невдомёк, что таки подавляющее большинство задач к ним возвращаются, и они лишь создают себе проблем тем, что задачи у них у них "самоудаляются".

Вот посадить в такой отдел того человека, который будет всё записывать и контролировать и при этом ничего не удалять - и поток звонков уменьшится раза в два, а то и в три.

приношу свои извинения за поток сознания, но пока только так :)
2 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1429
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2650
Контактная информация:

Re: Создание собственного инструмента: концепции

Сообщение cartmendum » Чт фев 01, 2018 3:27 pm

IT_man писал(а):
Ср янв 24, 2018 7:23 am
Вот посадить в такой отдел того человека, который будет всё записывать и контролировать и при этом ничего не удалять - и поток звонков уменьшится раза в два, а то и в три.
Ну это очень интересная гипотеза :)

Понятно, что рано еще думать об удалении задач, когда они "сами удаляются" и "продалбываются" :) Сначала нужно действительно фиксировать все и только потом надо будет начинать анализировать отстойник.
2 x

Ответить