Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Targy
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Вт янв 12, 2016 2:18 pm
x 2

Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение Targy » Вт янв 12, 2016 2:32 pm

Добрый день,

Столкнулся со следующей ситуацией - по профилю работу у меня существенная часть задач завязана на других: "согласовать ...", "пройти ревью ...", "получить ... от ..."

Как лучше всего отслеживать подобные задачи в рамках самурайского подхода?

Например, есть задача - "согласовать список проверок с командой Х". По задаче готовится список для согласования и отправляется к команде Х. А что дальше делать с этой задачей? Вроде бы все что мог на данный момент по этой задаче я уже сделал, сразу пинать не начинают - людям надо дать время прочитать, подумать и ответить. Но бумажка-то висит! Пока я эту ситуацию решаю созданием дополнительной доски - "пиналки", состоящей из 3 разделов: привязанные к датам, пнуть сегодня, уже пинал сегодня. Каждый вечер перевешиваю бумажки из "уже пинал сегодня" в "пнуть сегодня", а так же выбираю из "привязанные к датам" то, где срок уже подошел и вешаю в "пнуть сегодня". В обед прохожусь по списку из "пнуть сегодня" - где пишу, где звоню, где лично заскакиваю узнать статус, пока все бумажки не уйдут либо в "сделано", либо в "уже пинал".

Понимаю, что решение кривое, но пока больше ничего в голову не приходит. Если кто еще сталкивался с такими задачами - поделитесь, пожалуйста, опытом. Можно и откритиковать, но тогда жду предложений ;)

Спасибо!
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение ТыжМенеджер » Вт янв 12, 2016 5:41 pm

Решение вполне себе прямое. Я похожее использую в outlook. Только у меня они просто "пнуть такого-то числа". "Пнул сегодня" неясно зачем нужно, "пнуть сегодня" автоматически появляется каждый день.
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Lomelind
Сообщения: 903
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 1044

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение Lomelind » Ср янв 13, 2016 12:53 am

А зачем так много пинков и куда уходят результаты конкретного пинка?

Зачем так много - ну, мне сложно представить ситуацию, когда вчера напомнили, что через неделю нужна с меня бумажка, а сегодня почему-то опять приходят пинать - и при этом получают бумажку а не по шее.

Куда уходят результаты - ну, пришёл, напомнил про бумажку - что-то в ответ сказали же? Вот это что-то - как-то обрабатывается? Где-то учитывается? Хотя бы в предельном варианте "бумажку должен был сделать Вася, но Вася на больничном, бумажки не будет совсем" - когда нужно не этих пинать а что-то другое делать.
0 x

Targy
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Вт янв 12, 2016 2:18 pm
x 2

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение Targy » Ср янв 13, 2016 2:01 pm

"пнуть сегодня" нужно затем, что часто результат получается после 3-5-N-ного пинка. Мы зависим от других отделов, у которых тоже есть куча других зависимостей, так что даже ответ "да-да, сейчас посмотрю и отвечу" иногда приходится слышать каждый день всю неделю подряд. Вариант эскалации с подключением в СС менеджеров по восходящей помогает, но часто не так, как хотелось бы - получаю отписку, а не то, что мне надо. Метод зануды - прийти и стоять над плечем, пока не ответят - помогает лучше, но часто им пользоваться тоже не хорошо.
1 x

Проходящая мимо
Сообщения: 18
Зарегистрирован: Сб сен 19, 2015 5:06 pm
x 19

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение Проходящая мимо » Ср янв 13, 2016 7:11 pm

Для таких задач использую тэги "Жду" (когда реально что-то жду) и "Контроль" (когда надо проконтролировать что что-то сделано).
При этом задача назначается на конкретный день - за 1-2 дня (в зависимости от того когда жду, от кого и что именно жду) до срока.
За 1-2 дня до срока мне эта задача вываливается в фокус и я шлю исполнителю напоминалку (письмо, звонок и т.п.). Результат контрольного выстрела в голову записывается в комментарий к задаче и задача переназначается на дату когда она должна быть выполнена, либо на дату, которую назвал исполнитель после контрольного в голову.
Например задача "Жду Вася согласование ТЗ"
Жду - это собственно тэг (не важно как тэги отражаются в используемой вами системе, я префиксы Жду и Контроль всегда пишу в название задачи)
Вася - от кого жду
согласование ТЗ - ну собсна что именно жду
Если положим срок согласования установлен на 20.01.16, то я первый раз данную задачу (зная загруженность Васи) назначу на 15.01. При этом для задачи также я установлю дэдлайн (когда используемая вами система позволяет это сделать) на 20.01.16
15.01.16 - задача вылезет мне в фокус и я позвоню Васе с вопросом - помнишь там ТЗ надо согласовать? Смотрел? Нет? Дату 20.01 подтверждаешь?
Если Вася подтверждает, то я в коммент к задаче пишу "15.01.16 Вася подтвердил дату" и меняю дату задачи на 20.01.
20.01 она снова вылезает и я утром 20.01 еще раз делаю контрольный в голову Васе - Вася, напоминаю что сегодня до конца дня жду от тебя....
1 x

Аватара пользователя
dron
Сообщения: 43
Зарегистрирован: Вт июн 30, 2015 2:22 pm
x 49

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение dron » Чт янв 14, 2016 10:19 am

В micromiles есть фича - скрыть задачу до указанной даты. Можно формулировать себе задачу на будущее и скрыть ее чтобы не маячила.
1 x

Аватара пользователя
maxch
Сообщения: 21
Зарегистрирован: Ср авг 19, 2015 8:25 pm
x 30

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение maxch » Пт янв 15, 2016 2:38 pm

Мне обычно хватает одной задачки, которую я вручную перебрасываю на следующий день или на нужную дату до тех пор, пока не смогу поставить на ней галочку выполнения.

Например, нужно проверить у кого-то выполнение задачки такого-то числа. Заряжаю в туду-лист (у меня Things app) с подписанной к этой задачке датой напоминания. В нужную дату задачка появляется в разделе "Сегодня". Пишу этому самому кому-то, узнаю как дела с задачкой. Если все хорошо - ставлю галку, выдыхаю. Если что-то пошло не так — галку не ставлю, дату меняю на завтра или на дату, которую указал исполнитель. Задачку убираю из "Сегодня" в "Следующие" комбинацией горячих клавиш, а потом снова ловлю ее в "Сегодня" в нужный момент.

Теги, проекты, области и прочая таким задачкам добавлять перестал — начало казаться, что это лишнее.
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение ТыжМенеджер » Пт янв 15, 2016 2:47 pm

maxch писал(а):Мне обычно хватает одной задачки, которую я вручную перебрасываю на следующий день или на нужную дату до тех пор, пока не смогу поставить на ней галочку выполнения.

Например, нужно проверить у кого-то выполнение задачки такого-то числа. Заряжаю в туду-лист (у меня Things app) с подписанной к этой задачке датой напоминания. В нужную дату задачка появляется в разделе "Сегодня". Пишу этому самому кому-то, узнаю как дела с задачкой. Если все хорошо - ставлю галку, выдыхаю. Если что-то пошло не так — галку не ставлю, дату меняю на завтра или на дату, которую указал исполнитель. Задачку убираю из "Сегодня" в "Следующие" комбинацией горячих клавиш, а потом снова ловлю ее в "Сегодня" в нужный момент.

Теги, проекты, области и прочая таким задачкам добавлять перестал — начало казаться, что это лишнее.

Попробуй эту закрывать и делать новую. Обман, кнешн, но так приятнее ;)
0 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Аватара пользователя
maxch
Сообщения: 21
Зарегистрирован: Ср авг 19, 2015 8:25 pm
x 30

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение maxch » Пт янв 15, 2016 3:42 pm

ТыжМенеджер писал(а):Попробуй эту закрывать и делать новую. Обман, кнешн, но так приятнее ;)


А мне и так хорошо : ) Но может помочь кому-то да, хорошее дополнение.
1 x

vtv
Сообщения: 85
Зарегистрирован: Пн июл 06, 2015 3:43 pm
x 89

Re: Обработка задач в статусе "ожидание третьей стороны"

Сообщение vtv » Пн янв 18, 2016 9:53 am

Я пользуюсь тремя способами:
1. Если напоминания это скорее темы для обсуждения (например, на регулярных встречах), то я пишу их в повторяющуюся задачу. Такую задачу обычно достаточно просто найти, если нужно что-либо дописать, а из выполненных задач можно даже восстановить что обсуждалось, если нужно.
2. Если по задаче сроков нет, я пишу необходимые условия в скобках (например: "Пожарить яичницу (яйца)") и тогда при еженедельном осмотре я могу послать напоминание сразу же, ну или создать отдельную задачу про напоминание, если вдруг это реально важно.
3. Создавать скрытую задачу, как описывали выше.
2 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 0 гостей