Списки ожиданий и Цели

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
otets
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Вс мар 06, 2016 9:19 am
x 7

Списки ожиданий и Цели

Сообщение otets » Вс мар 06, 2016 10:19 am

Добрый день, Максим, джедаи!

С недавних пор я начал пытаться осваивать джедайскую технику пустого инбокса. Пока что меня радует результат, но сейчас я не о своих успехах и результатах хотел бы поговорить… Пришел я к вам за помощью. Помогите, пожалуйста, разобраться юному падавану в нескольких вопросах.

Вопрос №1.

По роду своей деятельности я занимаюсь поддержкой ПО с акцентом в сторону SQL Server (приходиться искать проблемы в БД, писать кастомный функционал, местами проводить рефакторинг кода и т.д.). Но это все не отменяет обильной переписки в Outlook. За день 30-40 писем – это стандартная ситуация.

Так вот, ближе к делу. С конкретными задачи, которые требуются/ожидаются с моей стороны я четко понимаю, что делать – заводить задачку в Micromiles, но вот как работать с задачами, а точнее письмами, результатах которых зависит не от меня, т.е. я ожидаю ответа от третей стороны?

Раньше я подобные задачи помечал «любимыми» флажками в Outlook, чтобы хоть как-то удержать фокус на подобных письмах. Сейчас же, после просмотра видеороликов Максима по работе с Outlook я решил отправлять подобные письма, как вложения в Micromiles, чтобы все списки были в одном месте. Но тут я столкнулся с другой дилеммой – я таскаю подобнее задачи (Ожидаю ответ от Васи по такому-то вопросу) из коробочки в коробочку. Перетаскивая такую задачу в коробочку «на Сегодня», я надеюсь получить ответ от третей стороны по конкретному вопросу. Со своей стороны, я отправляю письмо с напоминанием человеку, что я жду от него ответа. Но, к сожалению, очень часто я не получаю ответа по письму и начинаю тягаю эти задачки туда-сюда-обратно. Если ответ приходит намного раньше, чем я его запланировал в соответствующей коробочке, то приходиться лезть в коробочки (На неделю или Потом) и трекать эти задачки выполненными.

Именно эти задачки составляют самый большой пласт задачек в Micromiles. Они не позволяют мне сконцентрироваться на работе реальных задач. А когда приходит время ежедневного планирования, то меня угнетает немного эта картинка. Бывает за подобными задачками я упускаю реальные задачи на Сегодня…

В среднем за день у меня выходит выполненных задача в районе 30 штук.

Что мне делать с этим списком задач?

Категории и контекст не предлагать, т.к. они у меня не прижились… Из-за большого количества задачек я больше тонул в категориях, из папки Входящие они улетали сразу в нужную категорию, потом надо было туда заходить, определять коробочку. Иногда забывал категорию проставить и т.д. В общем, одна тягомотина у меня вышла с этими категориями.

У Максима я видел еще другой ролик по работе с Outlook, где он делал Task со вложением в Outlook. Может быть стоит попробовать подобный подход для списка ожидания? Оставлять эти письма в Outlook, а в MM завести ежедневную задачку на обзор тасков (списка ожидания) в Outlook? Если после просмотра списка ожидания, я вижу, что завтра надо напомнить человеку о моем вопросе, то заводить конкретную задачку в ММ с напоминанием?

Была ли у кого-то подобная практика? Как боролись?

Вопрос №2.
Как все-таки правильно работать с списком целей? Я не до конца понимаю, когда задачку желательно создавать, как цель? Я понимаю, что такое естественное планирование. Иногда я вижу, что поставленную задачу мне не решить за один-два-три «такта» (30 минут). Выходит, что эта задача должна стать Целью? Или необходимо после мозгового штурма наплодить конкретных задач, которые меня приведут к решению первой задачи? Но как тогда увязать эти задачки с первой?

Или как быть с глобальными целями и «под целями» (не знаю как по другому дать определение)… К примеру, глобальная цель «Повысить свои знания и навыки в T-SQL». Под цель, которая может меня привести к глобальной цель – «Прочитать книгу Ицик Бен-Гана по T-SQL». Мы ведь знаем, что прочитать книгу – это не задачка, т.к. она будет просто прокрастинироваться…

Поделитесь, пожалуйста, своими идеями, практиками по работе с целями.

Спасибо!

P.S. Сори за графоманство… Иногда меня заносит ))
0 x

Lomelind
Сообщения: 814
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 577

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение Lomelind » Вс мар 06, 2016 11:38 am

По первому я бы делала так: сделать папку для таких ожидательных писем, и да, повторяющуюся задачку на просмотр этой папки и отправку напоминаний кому надо из неё.
Тогда с одной стороны эти письма не будут лезть под руки когда не надо - а с другой так меньше всего действий получается.

По второму.
можно ещё сделать задачу-с-чеклистом, например. Если проблема именно количественная - что тактов много.
или писать в виде "первый шаг, придуманный маленькой феей"/глобальная задача - если первый шаг понятен, а весь алгоритм ещё нет. И тогда после исполнения первого шага просто отловить новый первый шаг и отредактировать название (вроде можно как-то с бубном сплясать, чтоб получить и эту задачу в выполненных, и нового клона, но меня это не особо интересует - я не заморачиваюсь анализом выполненных)

Принципиальную разницу для себя я ставлю по "что делать"/"какой должна быть реальность"
Первое - задача, второе - цель.
При этом мне удобно ставить цели не только достижимые-раз-и-навсегда, но и просто как вектор деятельности.
Так, у меня есть цель "гнездо", и в неё сложены все задачки по поддержанию порядка в доме и зверья в должном состоянии. Они периодические - рыбок надо кормить и вчера, и сегодня, и завтра.
Если расписать её в явном виде, то будет оно "в моём гнезде всё в порядке", а ответом на "что мне нужно для этого сделать" будут задачи типа "покормить рыбок", "почистить ковёр" и т.д.

Да, про книгу где-то уже было решение - поставить задачу "прочесть первую главу такой-то книги" или "прочесть столько-то страниц такой-то книги".
4 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1061
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 765
Контактная информация:

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение cartmendum » Пн мар 07, 2016 10:23 am

Lomelind писал(а):По первому я бы делала так: сделать папку для таких ожидательных писем, и да, повторяющуюся задачку на просмотр этой папки и отправку напоминаний кому надо из неё.
Тогда с одной стороны эти письма не будут лезть под руки когда не надо - а с другой так меньше всего действий получается.

Когда писем на контроль много, то это действительно самый удобный подход: папочка, где лежат письма с поручениями и периодическая задача (каждый день или 3 раза в неделю - по вкусу) с формулировкой: "Пропинать всех по списку долгов".

В Аутлуку можно еще немного упростить себе процесс постановки задачи на контроль:
  • В копию каждого письма, которое хочешь поставить на контроль, ставишь себя в копию
  • В аутлуке делаешь правило перемещать все письма от тебя, где ты в копии в папочку "Жду ответа"

otets писал(а):Как все-таки правильно работать с списком целей? Я не до конца понимаю, когда задачку желательно создавать, как цель?

Задачка - это задачка. Не надо ее создавать как цель.
Цель - это напоминалка самому себе на периодических обзора, что есть большое, не доведенно до конца дело, по которому я хочу продвинутся вперед.
2 x

otets
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Вс мар 06, 2016 9:19 am
x 7

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение otets » Пн мар 07, 2016 12:18 pm

Lomelind, Максим, спасибо за информацию!

На счет папочки для списка ожиданий.
Я так понимаю, что речь идет о папке в Outlook? Ведь в Micromiles нет такого...
cartmendum писал(а):В Аутлуку можно еще немного упростить себе процесс постановки задачи на контроль:
  • В аутлуке делаешь правило перемещать все письма от тебя, где ты в копии в папочку "Жду ответа"

А если я буду стоять в других переписках в копии, где я числюсь больше, как "для ознакомления с информацией". Это письмо тоже будет попадать в эту папку "Жду ответа"?

cartmendum писал(а):
otets писал(а):Как все-таки правильно работать с списком целей? Я не до конца понимаю, когда задачку желательно создавать, как цель?

Задачка - это задачка. Не надо ее создавать как цель.
Цель - это напоминалка самому себе на периодических обзора, что есть большое, не доведенно до конца дело, по которому я хочу продвинутся вперед.

А если чуточку подробнее разжевать? ))
Если взять мой пример, который я описал. Глобально я хочу намного лучше знать T-SQL. Для его изучения я понимаю, что надо прочитать определенные книги (прочитать книгу это ведь тоже не задачка?), более глубоко разобрать определнные вещи, которые сейчас до конца не осознаю (это большая задача, которая потребует разбиения на более мелкие) и т.д. Как в таком случае будет выглядеть Цель? Она будет одна или их будет несколько? Если несколько, то какая между ними будет связь и должны ли быть они связаны?


Lomelind писал(а):Принципиальную разницу для себя я ставлю по "что делать"/"какой должна быть реальность"
Первое - задача, второе - цель.
При этом мне удобно ставить цели не только достижимые-раз-и-навсегда, но и просто как вектор деятельности.
Так, у меня есть цель "гнездо", и в неё сложены все задачки по поддержанию порядка в доме и зверья в должном состоянии. Они периодические - рыбок надо кормить и вчера, и сегодня, и завтра.
Если расписать её в явном виде, то будет оно "в моём гнезде всё в порядке", а ответом на "что мне нужно для этого сделать" будут задачи типа "покормить рыбок", "почистить ковёр" и т.д.

Да, про книгу где-то уже было решение - поставить задачу "прочесть первую главу такой-то книги" или "прочесть столько-то страниц такой-то книги".

Кстати, хорошая идея обьединить задачи по дому в цель!
Сейчас у меня эти циклические задачи живут сами по себе, бегают от одной коробочки в другую в зависимости от указанных периодов/дат.

Про книги Макс говорил, что прочтение книги надо заводить желательно, как Цель, а внутри этой цели ставить небольшие задачки на день. К примеру, прочесть 1 гглаву/раздел или потратить 30 минут в день на чтение. У меня сейчас именно так и устрано для книг. Кажду книгу, которую я хочу прочесть я ставлю, как Цель и дальше уже определяю когда я ее буду читать (на периодическом еженедельном обзоре). Внутри этой цели я определяю, как мне лучше прочесть эту книгу (по 30 мин в день или по главе/разделу). Но вот как работать с книгой, если она часть более глобального плана? Я ее читаю не ради того, чтобы прочесть, а для того, чтобы получить знания определенные, которые мне сейчас нужны...


Спасибо!
0 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1061
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 765
Контактная информация:

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение cartmendum » Пн мар 07, 2016 2:12 pm

otets писал(а):А если я буду стоять в других переписках в копии, где я числюсь больше, как "для ознакомления с информацией". Это письмо тоже будет попадать в эту папку "Жду ответа"?

Намышкуй условия "Я отправитель" и "Я в копии" ;)

otets писал(а):Если взять мой пример, который я описал. Глобально я хочу намного лучше знать T-SQL. Для его изучения я понимаю, что надо прочитать определенные книги (прочитать книгу это ведь тоже не задачка?), более глубоко разобрать определнные вещи, которые сейчас до конца не осознаю (это большая задача, которая потребует разбиения на более мелкие) и т.д. Как в таком случае будет выглядеть Цель? Она будет одна или их будет несколько? Если несколько, то какая между ними будет связь и должны ли быть они связаны?

Попробуй как тебе будет удобнее.

Я бы завел одну цель "Прокачать владение T-SQL" и в качестве справочного материала к этой цели завел мыслесхему а в ней отметил бы книги, статьи и все такое, что может мне пригодиться.

При этом в список задач добавлял бы задачи:
"Прочитать кусочек такой-то из сякой-то книги" или "Выполнить упражнение на оптимизация плана запросов из главы Х"
1 x

otets
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Вс мар 06, 2016 9:19 am
x 7

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение otets » Пн мар 07, 2016 2:27 pm

Интересная идея на счет MindMap и глобальной Цели!
Видимо придеться и с этим чудо-инструментом начать знакомиться и дружить...

P.S. Пошел я создавать папочку и крутить правило в Outllok для списка ожиданий. Посмотрим, что из этого выйдет.

Еще раз спасибо за идеи!
0 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1061
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 765
Контактная информация:

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение cartmendum » Пн мар 07, 2016 3:03 pm

otets писал(а):Интересная идея на счет MindMap и глобальной Цели!
Видимо придеться и с этим чудо-инструментом начать знакомиться и дружить...

Из бесплатных можно попробовать FreeMind или MindMup

otets писал(а):P.S. Пошел я создавать папочку и крутить правило в Outllok для списка ожиданий. Посмотрим, что из этого выйдет.

Еще раз спасибо за идеи!

Всегда пожалуйста ;) Расскажи потом что и как получилось. Что понравилось, что не очень и какие вопросы еще остались.
0 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 691
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 271
Контактная информация:

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение ТыжМенеджер » Пн мар 07, 2016 7:33 pm

Я с задачами контроля поступаю так:
1) когда что-то нужно проконтролировать, ставлю себя в копию.
2) Потом из этого письма делаю задачу, в которую вкладываю в виде аттача это своё письмо, задаче присваиваю контекст "контроль", назначаю дату, когда нужно проконтролировать.
3) Каждое утро просматриваю в числе прочих эту категорию:
а) если контролируемое событие произошло и всё ок, то закрываю задачу
б) если нет, открываю это письмо (оно в аттаче, помните?), делаю "reply to all" (я опять в копии), откакделяю. Иногда после этого письма переписка продолжается и либо контроль нужен в другом, или всё тот же. Тогда outlook (в основном это корпоративное, конечно же), говорит мне, что это не последнее письмо в переписке. Открываю последнее, делаю всё то же.
0 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

otets
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Вс мар 06, 2016 9:19 am
x 7

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение otets » Вс мар 20, 2016 3:55 pm

Небольшой отчет о работе со списком ожиданий.

В общем, попробовал я завести сперва отдельную папочку под письма, по которым я ожидаю ответ от третьей стороны.
Первым делом я принялся ее наполнять. Перенес все списки ожиданий из Micromiles в эту папочку. Ох, как же я вздохнул, когда увидел в MM только конкретные задачи, которые целиком и полностью от меня зависят!!! Это была, наверное, магия)))

К сожалению, дальше было уже не все так гладко и радужно...
Как только я начал работать с этой папочкой, вот тут меня поджидало первое разочарование. Письма, которые попадали в эту папочку имели свойственные им названия - "Fwd: Fwd: Re: Предложение..." Ну я думаю это всем знакомо. То есть приходилось возвращаться к тем же граблям по которым я ходил раньше, а именно внимательно перечитывать письмо, чтобы понять, что я ожидаю и от кого...
Также после получения ответа от третьей стороны мне приходилось перемещать полученное последнее письмо в отработанные по конкретному проекту (под каждый проект у меня своя папочка с отработанными письмами, а так как разных проектов у меня не так-то и много, то этот подход у меня является наиболее удачным с моей точки зрения). Дальше приходилось находить письмо-источник ожидания в папочке ожидания и его также переносить в отработанные по проекту. Вот это вот тягомотина меня больше всего взбесила. Если первую проблему еще кое-как я мог стерпеть, то вторая проблема меня просто убила…

Дальше я начал искать другой подход.
И слава богу, что далеко идти не пришлось. Другой вариант работы с Outlook от Максима мне пока что пришелся по душе
Ссылочка тут
https://www.youtube.com/watch?v=z1XXq1WA0s4

Вся суть в том, что, если у меня есть письмо, по которому я ожидаю ответ от третьей стороны, я создаю из него задачку с приблизительным названием (Вася Пупкин: Ожидаю ответ по ТЗ). При крайней необходимости я также могу указать и дедлайн по этому ожидаю в Outlook (система нотификации Outlook просто песня и не даст не когда провтыкать). Дальше добавляю в ежедневный обзор системы еще один пунктик – «Пропинать должников из списка ожиданий». Далее дело за малым. Я быстро окидываю взглядом список ожиданий (на самом деле это список задачек в Outlook, но не суть), выбираю кого пнуть (разумеется не всех надо каждый день пинать) и пишу ему тут же (не создаю отдельную задачу в MM, т.к. для пинка не надо много времени) короткое письмецо-напоминание. При этом письма у меня живут в своих папках, и я не тягаю их туда-сюда.
Пока что этот вариант мне больше всего по душе.

Что касается МайндМап, то я пока что в процессе его постижения. Уже создал небольшую карту, понемногу ее наполняю, переношу постепенно небольшие Цели из Micromiles.
Единственное, что мне нравиться – это уменьшение списка Целей и задач в Micromiles. Фокус на основном и насущном позволяет более гармонично использовать этот инструмент. Создать комбайн из ММ – это не мое. Мне нужен грамотный инструмент, который позволить выполнять свою основную задачу на 100% и не позволит прокрастинировать все задачи и цели из-за их обильного количества…

Как-то так пока что. ))
Буду рад, если у кого-то будут еще какие-то интересные лайфхаки по спискам ожиданий или Целям.

Спасибо!
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1061
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 765
Контактная информация:

Re: Списки ожиданий и Цели

Сообщение cartmendum » Ср мар 23, 2016 7:56 am

@
Аватара пользователя
otets
, то есть в итоге пришел к отдельному от списка задач списку ожиданий, правильно?

Пропинывать всех должников (если их вдруг станет много) можно не ежедневно, а, например, по периодической задаче, возникающей 2-3 раза в недел. Так ее и назвать: "Пропинать должников" :)
0 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 3 гостя