Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
ooops
Сообщения: 15
Зарегистрирован: Пт ноя 13, 2015 5:17 am
x 15

Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение ooops » Чт апр 14, 2016 10:20 pm

Иногда переписка по какому-то вопросу продолжается некоторое время, вопросы, ответы, советы ( допустим даже без напоминалок и раз в день например).
Потом в какой-то момент кажется все, решили. Ctrl-Shift-1 -> делаем задачу. Бум.
Чере две минуты приходит ответ от ... например только проснувшегося коллеги.
И его ответ типа правильный и важный. Блин ... Ctrl-Shift-1 -> задача ...
Назавтра босс вернулся из отпуска - Аааа! ... вы все @#$$ делайте как я сказал!. Ctrl-Shift-1 .... ?

По хорошему из всех, самый последний вариант только и нужно сохранить, все остальные бы в трэш...

Есть какие-нибудь шаблоны/советы для таких случаев?
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение ТыжМенеджер » Пт апр 15, 2016 7:23 am

А нафига ты вот это вот всё, что "Чере две минуты приходит ответ от" вообще читаешь через две минуты? Перед тем, как в почту пыриться, нажал кнопку "работать офлайн" и разгребай почту. Делов-то...
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1164
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 1327
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение cartmendum » Пт апр 15, 2016 7:25 am

Для тех, кто может быть не в курсе, то "Ctrl-Shift-1" - это рекомендуемые на тренинге или в этом видосике горячие клавиши для быстрого действия в MS Outlook, чтобы создать задачу :)

Что касается вопроса, то требуется самое главное уточнение: такая ситуация является типичной или из разряда иногда бывает?

Если типичной, то имеет смысл просто реже проверять почту и ждать, пока все выскажутся в вашем чате :)

Если иногда бывает, то проще забить и в тот день, когда это случилось просто посвятить дополнительные 2 минутки просмотру списка задач, чтобы выкинуть оттуда дубликаты и прочее ненужное.
2 x

Lomelind
Сообщения: 903
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 1043

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение Lomelind » Пт апр 15, 2016 9:13 am

Есть такая старая армейская мудрость
"подожди выполнять - отменят"
Имхо, как раз тот случай.
Если задача не срочная - то и не нужно её обрабатывать быстро-срочно, пусть созреет сначала.

Ещё может быть полезно выработать какие-то критерии того, что задача созрела
например, дождаться пока шеф скажет своё слово.
или в явном виде сформировать круг тех, чьё мнение по этой задаче нужно принимать хотя бы к сведенью, и ставить галочки - "такой-то высказался, сякой-то высказался"

Я ещё системную проблему вижу.
В том, что непонятно - вот это уже решение или ещё нет.

кто вообще решает, что и как надо делать?
И не сползает ли переписка в категорию "просто поговорить" - без внятно зафиксированного решения хоть ответственного лица, хоть совета стаи, хоть чёрта лысого?
1 x

ooops
Сообщения: 15
Зарегистрирован: Пт ноя 13, 2015 5:17 am
x 15

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение ooops » Сб апр 16, 2016 1:21 am

Про две минуты - хипербола, ну пусть через полдня, суть не меняется.
И выполнять мы не спешим, задачу только добавляем на будущее.
А вот про системную проблему это в точку. Люди которые решают что же нужно сделать, часто сами это плохо понимают.

Ситуация не то чтобы типичная, но и не редкая.
Самый простой выход наверно все же плюнуть и просматривая список удалять дупликаты задач и оставлять самую правильную.

Эхехе, не магической красной копки с надписью "Done".
1 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1164
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 1327
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение cartmendum » Сб апр 16, 2016 11:37 am

ooops писал(а):Самый простой выход наверно все же плюнуть и просматривая список удалять дупликаты задач и оставлять самую правильную.

Похоже, что да
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение ТыжМенеджер » Ср апр 20, 2016 2:10 pm

Вот, кстати, немного подумал, и есть мысль, что такие проблемы появляются, минимум, из двух причин:
1) постоянный контроль за входящими. Сегодня как раз было интересно: https://www.facebook.com/AlexTrofimov.TyzhMenedzher/posts/263501760650503
2) если есть возможность понять, какие из дел будут вот такими быстротечными, то я бы попробовал созвать общий слёт и порешать всё. Там тоже есть минусы, но в целом можно снизить количество работы мимо кассы.
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Аватара пользователя
Андрей Титов
Сообщения: 193
Зарегистрирован: Ср сен 23, 2015 11:24 am
Откуда: Калуга
x 326
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение Андрей Титов » Чт апр 21, 2016 6:38 am

Каждый раз вспоминаю, что же всё это напоминает? Письма, коробочки ...

Надеюсь, мои советы уже помогли, и Вы погрузились в бесконечный процесс ожидания. Но это ещё не всё. Если Вас посетило несколько умных мыслей, и их удалось записать, не спешите всё публиковать! Любая важная бумага должна вылежаться. Лучше придерживаться известного с начала прошлого века правила трёх гвоздей. Повесьте исписанную бумагу на первый гвоздь и подождите два-три месяца. Потом прочитайте её снова, при необходимости внесите коррективы и повесьте на второй гвоздь. Ещё через два–три месяца повторите эту операцию и повесьте бумагу на третий гвоздь. Опять подождите два-три месяца, снимите бумагу с третьего гвозди и, не читая, выкиньте в мусорную корзину или печь, как это в своё время сделал Н. В. Гоголь со вторым томом поэмы «Похождения Чичикова, или Мёртвые души». Но если совесть Вам не позволяет совершить такой кощунственный поступок, отправьте ваш труд вместо мусорной корзины в какое-либо издательство и ждите результата. На этом процесс создания нового произведения заканчивается, можно приступать к написанию следующего, повторив всё сказанное ещё раз. Количество повторений не ограничено, некоторые писатели уже издали таким методом по много томов, годами ожидающих отправки в макулатуру на полках общественных библиотек.
4 x
Кто понял жизнь - тот не спешит

Аватара пользователя
Павел Симаков
Сообщения: 21
Зарегистрирован: Пт апр 22, 2016 2:56 am
x 22
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение Павел Симаков » Пт апр 22, 2016 3:58 am

У меня была такая ситуация:
Поток емейлов с пояснениями, корректировками, досылкой информационных файлов, нередко - с отменой задачи вцелом. Параллельно летели месседжи в Lync, звонки на телефон (слава богу корпоративную симку делать не стал, так бы и дома доставали).

В итоге психанул и начал помаленьку приучать всех к единому каналу связи: Емейл. Это раз. Тема должна быть говорящей, а не "копия копия RE: копия Книга (1) - копия 2" (с этой проблемой, кстати, так и не совладал, но заметно улучшил, не начальник я, чтобы давить на смежные подразделения :) ), сделал даже специальный шаблон, который на письма без темы или на письма с непонятной темой отправлял. Давало плоды, но начальнику или директору такое не вышлешь по понятным причинам :) Потом была попытка при открытии писем определять, к какой они теме, создавать категорию по этой теме (я работаю в MS Outlook), но тоже заглохло - слишком неповоротливая конструкция. Потом вручную сам менял темы. Потом делал то, что предлагает Максим в "настройка Outlook под джедайские техники" - если письмо открыл, нужно его либо послать в архив, либо сделать задачей, либо переспросить.
Но целиком пересадить всех на почту не получилось. Все-таки дела действительно срочные, и моя скорость реагирования на Outlook очень низкая. Пишут в Lync (это корпоративная версия скайп). Если вопрос действительно интересный, тогда уже звонят на телефон.

Что сделал с этим потоком информации?
Если не вникать в специфику деятельности (в основном это контроль за поручениями и поддержание базы данных в актуальном состоянии), то можно упростить так:
1. Когда мне ставят задачу, я буду долбать заказчика вопросами, пока четко не будет сказано, что, когда, в каком виде и к какому сроку от меня хотят получить (это не распросы вида "а как мне позвонить А", "а как мне сделать мою эксельку", а понятные требования к результату - по сути это некий продукт и его характеристики. А уж как я это организую - это уже моя работа, а не начальника и т.п.)
2. Как стало понятно, что делать, формирую некий сводный отчет, который фиксирует стартовые параметры выполнения
3. Делаю рассылку подразделениям с подробными инструкциями: что конкретно они должны сделать.
Здесь признаю мой косяк: По идее, люди, прежде чем работать, должны изучить нормативную документацию, что и как они должны делать, в какие сроки, как это испокон веков делалось (должно было делаться ими из года в год), но, почему-то не сделалось. Я сначала разбираюсь, какие основные вопросы у них возникнут, как их решить, описываю это как можно более кратко (если написать больше двух абзацев, читать никто не будет, будут долбать звонками типа "а чо ты нам прислал? Расскажи, чего делать")
4. Регулярно обновляю сводный отчет и общаюсь с людьми о ходе работ ("какделировать" нужно обязательно, иначе привет, факап)

В общем, пришел к выводу, что, если сам не организуешь свою работу, ее за тебя никто не организует, и никакая мегасуперпрограмма не поможет переварить мессенджер, в который легко может превратиться электронная почта.

Кстати, в Outlook 2003-2010 есть надстройка BusinessContactManager (которую Майкрософт больше не поддерживают и закрывают), в ней можно совершенно несвязанные сущности объединять в рамках проекта на конкретной задаче, конкретном человеке, конкретном проекте... Правда, честно, это сделано неудобно и не отвечает специфике моей деятельности. Но тем, кто работает в рамках "предприниматель", у кого идет работа именно с кучей заказчиков, разрозненных проектов и т.п., она может помочь. Хотя мне больше нравятся более простые решения :)
1 x

Аватара пользователя
Павел Симаков
Сообщения: 21
Зарегистрирован: Пт апр 22, 2016 2:56 am
x 22
Контактная информация:

Re: Вопрос: Kак лучше обрабатывать email threads?

Сообщение Павел Симаков » Пт апр 22, 2016 4:00 am

P.S. А дополнительную информацию, нужную для выполнения, в зависимости от ее объема и важности, рассылаю по электронке дополнительно, либо выкладываю на общий FTP, и ссылку рассылаю в письме. Темы писем у меня начинаются с ключевых слов, характеризующих, к какой конкретно задаче они относятся.
0 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 2 гостя