Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
belyi05
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Чт июн 02, 2016 1:13 pm

Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение belyi05 » Чт июн 02, 2016 1:15 pm

привет всем

встал острый вопрос по поводу упорядочивания информации на компьютере - создание некоей базы знаний-документов

с каждым годом все хуже и хуже, хаос нарастает, придумать ничего не получается, а проблема назрела давно

в блоге Макса и на форуме не могу найти какой-нибудь темы на эту тему
уверен, вы сталкивались с подобной проблемой ну или по крайней мере, у вас есть какая-либо система по хранению всего этого (возможно даже описанная)

если вопросы сложные, то был бы рад ответу хотя бы на простые пункты

есть несколько потребностей:
1. хранение и поиск файлов на компьютере Windows
- рабочие файлы по клиентам проектам
- личные документы (квартира, машина и т.д.)
- вырезки-скриншоты из всяких книжек
ну и т.д. Какая оптимальная структура хранения всего этого?
достаточно ли обычной иерархии папок или нужно делать надстройку-приложении для тегированного поиска?
нужно отталкиваться от даты? или от клиента?
2016>05>клиент>документы или документы>клиент>2016>05

2. хранение ссылок в Избранном браузера + синхронизация
гаджеты на iOS, компьютер Windows
- непонятно как синхронизировать закладки, чтобы они все перекочевали на Windows (т.к. на большом компе удобнее делать разбор)
- нужно сразу же сохранять закладку в какую-то определенную папку или просто в Избранное, а потом уже еженедельными обзорами разгребать?
- должна ли иерархия базы знаний-документов на компьютере повторять иерархию папок для закладок в Избранном?

3. ведение некоих сквозных списков жизни
- отметка тренировок, привычек, выполнения регулярных дел (сейчас висит офлайн список-календарик и 5 столбиков галочек на холодильнике, затем переношу в онлайн)
- финансовые планы на 3-5-10 лет
- это все лучше делать в одном большом файле эксель с кучей листов? или заводить много файликов?

Заранее спасибо
0 x

Vladimir S
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Чт июн 02, 2016 2:11 pm

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Vladimir S » Чт июн 02, 2016 2:20 pm

Решение для Mac: 1) как можно подробнее называть файл 2) использовать заметки для заметок. 3) ctrl+space открывается волшебное окно spotlight. У меня находит все и везде как с компа так с айфона.

Я не шучу, не понимаю зачем нужен порядок, какие-то системы, усложнения если задача найти что-то когда нужно и как можно быстрее. Spotlight идеальное решение.

Ну и активно эксплуатировать Siri. Записать дело? Сири напомни: название задачи, далее из напоминаний задача автоматном переходит в мой Things. Для добавления задачи уходит 1 клик на кнопку хоум и сказать задачу, можно с датой. Настолько быстро насколько возможно. Siri запиши, найди и тд. Плохо что мысли не читает.
0 x

Lomelind
Сообщения: 779
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 446

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Lomelind » Чт июн 02, 2016 2:33 pm

Файлы мне удобно хранить по типам, а внутри типов - по алфавиту
например папка музыка, в ней подпапки а, б, в, и тд, и ещё папка diff, в которую попадает то, что нет особого смысла распихивать по папкам, например если у меня всего одна песня этого исполнителя. В буквенных папках подпапки уже по исполнителям, а там или просто свалены песни, или по альбомам.
По клиентам тоже так сделала бы - папка клиенты, в ней подпапки по фамилиям клиентов, если их много, то подпапки по алфавиту и в них уже по клиентам.

При этом важный хинт - имена файлов должны быть осмысленными. Файл 111.jpg - ни о чём, файл скан_договора.jpg - уже понятно, о чём речь. Если дата значима - лучше её вписывать в название файла, потому что при копированиях-бекапах она может измениться.

Вырезки-скриншоты из книжек - тоже так как-то.

Про ссылки ничего не скажу:) Разве что - зачем копировать иерархию, если материал совсем другой?

3. у меня Evernote для всего этого, а регулярные дела забиты в Maxdone. Только локальные финансовые планы в экселе - это всего один файл, там примерный план крупных трат, учёт потраченного, прикидки, сколько нужно денег до конца недели и до конца месяца, учёт поступлений, и т.д.

Большой эксель файл с кучей листов - очень ненадёжная штука чисто технически. Можно в один прекрасный день обнаружить, что файл побился, и ква. С точки зрения разработчиков нормальному пользователю не может понадобиться больше чем хх листов (не помню точную цифру, но мне как-то понадобилось... оно, зараза, даёт создать лишний лист - но после этого не даёт открыть файл)
1 x

belyi05
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Чт июн 02, 2016 1:13 pm

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение belyi05 » Сб июн 04, 2016 5:45 pm

Vladimir S писал(а):1) как можно подробнее называть файл

а у вас есть какая-то устоявшаяся модель формирования названия файла, ну типа КатегорияДеятельности_Тэг_НаименованиеДокумента_Месяц_Год или что-то в этом роде? или каждый раз все по-разному?


Vladimir S писал(а):Я не шучу, не понимаю зачем нужен порядок, какие-то системы, усложнения если задача найти что-то когда нужно и как можно быстрее. Spotlight идеальное решение.

спасибо за наводку, попробую поискать подобное решение для Windows, в частности, может, существует плагин в Total Commander

Vladimir S писал(а):Ну и активно эксплуатировать Siri. Записать дело? Сири напомни: название задачи, далее из напоминаний задача автоматном переходит в мой Things. Для добавления задачи уходит 1 клик на кнопку хоум и сказать задачу, можно с датой. Настолько быстро насколько возможно. Siri запиши, найди и тд. Плохо что мысли не читает.

у сири все-таки проблемки с распознаванием. интересно, а через нее можно вызвать запуск приложения Диктофон на запись? еще подумывал приобрести небольшой наручный диктофон (как часы), чтобы туда диктовать в любой момент появившуюся мысль


Lomelind писал(а):Про ссылки ничего не скажу:) Разве что - зачем копировать иерархию, если материал совсем другой?

как думаете, нужно ли при сохранении ссылки в Избранное переименовывать ее под себя? (как по наставлению Макса нужно переименовывать в максимально развернутой формулировке название задачи)


Lomelind писал(а):Большой эксель файл с кучей листов - очень ненадёжная штука чисто технически. Можно в один прекрасный день обнаружить, что файл побился, и ква. С точки зрения разработчиков нормальному пользователю не может понадобиться больше чем хх листов (не помню точную цифру, но мне как-то понадобилось... оно, зараза, даёт создать лишний лист - но после этого не даёт открыть файл)

интересное наблюдение, спасибо

Lomelind писал(а):у меня Evernote для всего этого

такой он тормозной че-то, пару раз пытался плотно на него пересесть, но убежал



собственно, даже в чеклисте на освоение Джедайской техники есть такой пунктик
3. Организация
3.1. Кладете ли вы информацию туда, где с легкостью ее находите в момент, когда она требуется?
3.2. Отделяете ли вы задачи (что сделать?) от справочной информации (как устроен мир?)


то есть с моим вопросом/проблемой по идее сталкивались все, кто решил освоить Джедайскую технику, поэтому хотелось бы услышать побольше мнений, а именно:
Кладете ли вы информацию туда, где с легкостью ее находите в момент

куда и как?
Отделяете ли вы задачи (что сделать?) от справочной информации (как устроен мир?)

очень интересует именно методы хранения справочной информации, которую можно в любой момент легко найти
0 x

Lomelind
Сообщения: 779
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 446

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Lomelind » Сб июн 04, 2016 7:29 pm

Переименование ссылок - а смотря зачем ссылка в избранном лежит.
Если она мне нужна надолго - да, переименовываю. И скорее не развёрнуто, а кратко.
Но их таких мало.

А если это просто такой буфер для накопления и дальнейшей обработки - то смысла нет.

Свежие версии эверноута виндового тормозят намнооого меньше
в том числе и на большой базе (10к+ заметок)


А самый удобный метод хранения справочной информации у меня на стенке над телефоном организован. Наклеена визитка ветеринара, визитка участкового и распечатка телефонов коммунальных служб. Даже если я буду с мобильного звонить (если нет света - то нет и телефона) - всё равно понятно, где искать. Важная часть удобства - что в этой локации мало объектов, и что она одна такая.
0 x

Lomelind
Сообщения: 779
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 446

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Lomelind » Сб июн 04, 2016 7:47 pm

Подумала ещё про ссылки...
если ссылка под конкретную задачу - то имхо она вообще должна быть не в избранном а в заметке к этой задаче
да, копипаст а не один клик - но логичнее
и не надо будет чистить избранное от устаревших ссылок
0 x

Vladimir S
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Чт июн 02, 2016 2:11 pm

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Vladimir S » Пн июн 06, 2016 12:22 pm

Vladimir S писал(а):
1) как можно подробнее называть файл

а у вас есть какая-то устоявшаяся модель формирования названия файла, ну типа КатегорияДеятельности_Тэг_НаименованиеДокумента_Месяц_Год или что-то в этом роде? или каждый раз все по-разному?

Есть, нужно подумать по каким словам я буду искать этот файл. Название должно быть простым и понятным для поиска. Легко и удобно.

Vladimir S писал(а):
Я не шучу, не понимаю зачем нужен порядок, какие-то системы, усложнения если задача найти что-то когда нужно и как можно быстрее. Spotlight идеальное решение.

спасибо за наводку, попробую поискать подобное решение для Windows, в частности, может, существует плагин в Total Commander

Не стоит так заморачиваться, обычный поиск windows вроде тоже хорошо работает, итого 1 клик по кнопке виндовс и сразу вводите текст поиска. У меня на работе работает на ура.

Vladimir S писал(а):
Ну и активно эксплуатировать Siri. Записать дело? Сири напомни: название задачи, далее из напоминаний задача автоматном переходит в мой Things. Для добавления задачи уходит 1 клик на кнопку хоум и сказать задачу, можно с датой. Настолько быстро насколько возможно. Siri запиши, найди и тд. Плохо что мысли не читает.

у сири все-таки проблемки с распознаванием. интересно, а через нее можно вызвать запуск приложения Диктофон на запись? еще подумывал приобрести небольшой наручный диктофон (как часы), чтобы туда диктовать в любой момент появившуюся мысль

Сири может все. Ну хорошо, если не все то 95% уж точно. Купить часы ради диктофона - оно того стоит? Купить часы ради помощника под рукой думаю стоит. У других ОС наверное тоже есть голосовые помощники, которыми мало кто пользуются.
0 x

Аватара пользователя
Димон Дурак
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Сб июл 04, 2015 2:57 pm
x 1
Контактная информация:

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Димон Дурак » Чт июн 09, 2016 2:58 pm

Для хранения контента (в основном мультимедийного - фото, аудиозаписи с диктофона, видеокропалики, скриншотики) созданного мной, использую обязательною переименовывание файлов, когда именем становится дата создания. За основу взял принцип именования эпизодов сериалов: s2016e0906 - краткая форма, s2016e0609t173344 - со временем. Для пакетного переименовывания пользую тулзу Advanced Renamer, хотя выбор есть, подобных утилит тысячи. Ключевым в таком подходе становится контроль за правильно выставленным временем на фото- аудио- видео-девайсах. И хоть тулза умеет исправлять даты создания перед переименовыванием, лишний раз заморачиваться лень.

Сами файлы храню отдельно по типам (изображения, аудио, видео) распихивая по папкам в хронологическом же порядке. Например: videos\видеокропалики\s2016\e06\s2016e0609t173344.mp4
При необходимости, в имя после датакода через тире добавляю краткое описание ролика (фото, и тд). Также, если можно сгруппировать много файлов по какому-то признаку (ДР, путешествия, и тд), то создаю папку в папке месяца начала. Название папки также начинается с датакода, на случай если её надо куда-нить скопировать.

Прочая мультимедия хранится в своих папках по типу. Например, в папке videos, кроме видеокропаликов есть папки кино, мультики, музыка и тд.
0 x
Дурак это не фамилия, дурак - это профессия

Vladimir S
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Чт июн 02, 2016 2:11 pm

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Vladimir S » Чт июн 09, 2016 3:23 pm

Сколько людей, столько и систем. Очень разный подход к хранению информации. Мне кажется что описанные выше приемы/правила очень сложные и трудозатратные, они не упрощают, а усложняют жизнь:) все таки тут играет психотип человека.
0 x

Аватара пользователя
Vik Boyko
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Пт июн 10, 2016 8:55 am
Контактная информация:

Re: Иерархия хранения документов/ссылок/списков привычек на компьютере

Сообщение Vik Boyko » Пт июн 10, 2016 9:10 am

В плане вариантов системы - у меня хорошо работает метод деления хаоса. Прежде всего информация разобрана на проекты, мультимедию (папка av), книги, фотографии, рабочие файлы и несколько других. То есть в корне диска я вижу всего несколько папок, которые сразу определяют характер информации (и соответственно куда бежать). Внутри каждой папки есть подразделы, которые организуются по ходу дела.

Например, av разбит на музыку и пр. и пр. и пр.

vik@firefly:~$ tree ~/av -L 1
/home/vik/av
├── abooks
├── dicto
├── gifs -> /home/vik/gifs
├── manga
├── mp3
├── online -> /home/vik/bin/rc/online/
├── pod
├── torrent
├── video
└── youtube -> /home/vik/av/video/youtube

Все загрузки идут в /tmp - которое самоочищается при перезагрузке.

Я подробно писал вот тут:
https://tengu911.wordpress.com/2015/06/ ... automatic/

Закладки в браузере рассортированы по той же системе - панель закладок постоянно включена, на верхнем уровне интересные мне темы или топики, а внутри своя структура.

Важный момент - наращивание дерева идет от корня "вглубь". То есть сначала появляется верхний уровень, скажем папка под книги. Потом, когда книг становится много я добавляю подпапки, которые тематически попадают в нужный раздел. Но это, наверное, отдельная история - как и то по каким принципам формируются названия папок.

Ко всему этому у меня есть recoll для поисков, причем система позволяет отдельно искать в книгах, мультимедии и почте - поскольку как правило ищется что-то конкретное.
0 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 1 гость