Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Аватара пользователя
Konstantin Bratischev
Сообщения: 42
Зарегистрирован: Сб фев 27, 2016 5:37 am
x 24
Контактная информация:

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение Konstantin Bratischev » Ср авг 03, 2016 9:54 pm

А я электронную почту вообще недолюбливаю. Использую её только для доставки информации по уже принятым решениям, но тоже редко, только если иду навстречу заказчику, а так стараюсь исключить полностью. А вместо письма с 5-7 вопросами договариваюсь о созвоне в скайпе и просто помечаю себе темы, которые хочу обсудить.
В результате:
1. Увеличивается эффективность потраченного времени - говорить быстрее, чем писать
2. Увеличивается качество принимаемых решений - при ответе на письмо человек может отвлекаться, а во время беседы всё внимание на обсуждаемой теме; также при обсуждении вдвоем или группой обычно получаются решения лучше, нежели у одного человека

Скайп лучше телефона, потому что в это время свободны руки (у меня нет гарнитуры для телефона) и можно что-то записывать, подсмотреть нужную информацию, загуглить в крайнем случае, и, при необходимости, даже расшарить рабочий стол и что-то показать.

Но у меня работа только за компьютером, возможно, именно поэтому мне удобнее так.
2 x

omagc
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Ср авг 03, 2016 10:01 am
x 2

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение omagc » Чт авг 04, 2016 11:15 am

Отлично. Коллеги, вот смотрите, за вчерашние сутки в отправленных 120 писем, входящих было больше четырехсот. Про автоматические нотификации, это конечно мило звучит, но может будем все же чуть серьезнее?
Компания большая, как по численности, так и по территориальному расположению. Часовых поясов в которых идет работа с десяток, плюс северная америка. Как вы в этом случае представляете себе варианты "поднять трубку (или задницу) и поговорить"?
У меня несколько проектов, под проектами подразумеваются направления работы, что не одно и то же с однотипными проектами, которых просто больше одного. Плюс есть постоянные запросы от менеджмента высшего уровня (не пафоса ради, а понимания ситуации для), запросы по информации, которая им нужна зачастую оперативно. Часть направлений работы кроссрегиональные, приходится добавлять специфику работы и подходы к делам разных по менталитету людей. Для примера, одна европейская страна отвечает сразу как есть возможность или сообщает когда вернется с ответом, а другая может в принципе не отвечать в течение пары дней и не быть доступная по телефону.
Людей в переписке зачастую несколько. И вы действительно считатет, что собирать встречу нескольких людей по каждому письму, учитывая, что у большинства календарь расписан на неделю вперед, эффективнее чем написать письмо?
Почта дает возможность быть в курсе происходящего, оперативно реагировать при необходимости, не привязываться к доступности людей. И в этом случае варинанты не отвечать быстрее 30 минут или выдавать информацию порциями через определенные существенные интервалы времени звучит для меня неприемлемо.
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение ТыжМенеджер » Чт авг 04, 2016 11:51 am

Вам сказали, что вы раб почты. Если это устраивает, ок, проблем нет. Гадать по юзерпику сложно, но потенциальные места работы вот:
1) постоянные запросы статуса могут означать низкую прозрачность вашей работы для контрагентов. Можно продумать, как эту прозрачность поднять. Дашборды, полные отчёты вместо частичных по конкретным вопросам, ещё что-то.
2) Поднять трубку и позвонить в такой ситуации не просто, но возможно. Это я утверждаю, как человек, эпизодически попадавший в конфколл с японцами и американцами, находясь в Москве. Глобальные компании имеют эти проблемы, это не значит, что проблемы нерешаемы принципиально, хотя я и не исключаю, что в вашем случае это так.
3) собрать людей по сложному вопросу всегда эффективнее, чем обсуждать по почте. Вопрос, насколько срочно нужно то, что пишется в почте. Если не срочно, ну и переписывайтесь. Только почему в реальном времени?
4) "Почта дает возможность быть в курсе происходящего, оперативно реагировать при необходимости, не привязываться к доступности людей.". Да. Если ей не злоупотреблять. По мнению основного количества тут присутствующих, как я понял, 400 писем в день они считают злоупотреблением. Я тоже. У меня было 300, я начал планомерно работать над снижением почты в ящике. Сейчас посмотрел - обычно 100-120 в день, редко до 200. Исходящих может быть столько же, причём, иногда. И я могу неделю не обрабатывать почту кроме того, что кажется важным. То есть пару раз в день кинул в почту взгляд - важно, ответил. На остальные 119 писем забил. При этом за пару раз в день прекрасно видно, что есть тема, в которой уже Re:На:FW...:Re:Re. И по которой явно проще собраться на 20-40 минут и всё решить быстро.
5)
И в этом случае варинанты не отвечать быстрее 30 минут или выдавать информацию порциями через определенные существенные интервалы времени звучит для меня неприемлемо.

звучит для меня неприемлемо.

звучит

звучит
Есть типы работ, требующих мгновенной реакции на почту. Дежурные, в основном. Всякие сервисдески и прочее. Исключений, если честно, я не видел. Но мой опыт не всеобъемлющ, разумеется.
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

vtv
Сообщения: 85
Зарегистрирован: Пн июл 06, 2015 3:43 pm
x 89

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение vtv » Чт авг 04, 2016 2:50 pm

Влезть в тему, принять на свой счёт написанное для других, свести тему к обсуждению своей проблемы, объявить написанное для других никчёмной рекомендацией. Можно я тоже погадаю по юзерпику? Есть люди, которые всегда очень заняты, иногда даже страдают от этого, но могут при этом ещё и гордиться своим запаром. Но пока с ними не работаешь, то кажется - вот пашут же. Как начинаешь работать, понимаешь что совершается какое-то дикое количество лишних движений, которое объём общения не уменьшает, а увеличивает. Как в этой теме. Теперь всем нужно будет написать по 5 сообщений
Аватара пользователя
omagc
, чтобы исправить последствия влезания в тему и неправильного понимания написанного другими.
2 x

omagc
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Ср авг 03, 2016 10:01 am
x 2

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение omagc » Чт авг 04, 2016 5:59 pm

Была высказана точка зрения, высказана публично. Публично приведены контраргументы. Это оказывается теперь называется влезть в написанное для других.
Вы тогда сразу уточните, что здесь кружок по интересам для своих с разрешением на вход, а не публичный форум с вопросами эффективности, где можно взглянуть на вопрос с разных точек зрения и получить фидбэк, а не только поддакивания.
По логике топикстартера, ответ из 5 пунктов надо было отправлять по частям и не быстрее чем раз в 30 минут (ратуем за уменьшение количества писем, кхе-кхе).
Чуть не согласен - сразу ярлыки, раб почты, дежурный, гадания по юзерпику. Грустно вот это все. Макс это называет так, Макс это называет этак. А еще Максим продвигает этот форум, чтобы сюда приходили новые люди. Пришел, высказался, обсудили, очень конструктивно. Спасибо.
0 x

Iver
Сообщения: 144
Зарегистрирован: Пт июл 17, 2015 2:20 pm
x 160

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение Iver » Пт авг 05, 2016 11:01 am

@
Аватара пользователя
omagc
, вопрос был "Как работать, если количество сообщений около 500?". Полученный ответ - снижать количество сообщений, либо понять и принять, что такая работая является "оператором почтового ящика". Именно в этот момент случилось столкновение, когда первая часть ответа - игнорируется, а вторая - используется как манипуляция. Для возврата в конструктивное русло, предлагаю поступить по-еврейски. Ответить вопросом на вопрос.

Вопрос: "Как работать, если количество сообщений около 500, и часть из них срочные?"
Встречный вопрос: "Как работать, для того чтобы что?" Цель какая? Что хочется получить в итоге? К чему стремимся?
2 x

bearbeer
Сообщения: 17
Зарегистрирован: Вт мар 29, 2016 7:30 am
x 17

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение bearbeer » Сб авг 06, 2016 7:41 am

Если работы больше, чем может быть сделано, надо или не брать на себя эту работу, или делегировать.

Очень грубо:
- 500 в день (не нотификаций, а реальных "тикетов"). Сильно не успеваем, задалбываемся.
1) если последний человек в цепи, условный "инженер", то прикидываем в эксельке сколько реально сделать, почему не получится сделать больше, и показываем начальству. При этом эксельку шлём по почте, назначаем митинг внутри системы, сохраняем файл в корпоративной системе документации - вот это вот всё. Чтобы было подтверждение, что вы о проблеме сигнализировали, и потом вас за недоделки не драли как самого крайнего. Начальство не против взять еще одного человека в помощь, но ему тоже надо обьяснить своему начальству "зачем", и рисовать красивые эксельки в свою очередь у него просто может не быть времени и мотивации.
2) Если вы средний/первый человек в цепи, условный "начальник", то тоже самое с поправкой: или делегировать часть задач условно незагруженому "инженеру", или брать помощника/ассистента, или делить поток на большее число проектов и умножать соотвественно команды.

Если мы не сильно задалбываемся, "пока" ;). То гуглим Burn out, считаем, сколько нам еще работать до пенсии, осматриваемся и прикидываем вероятность карьерного роста при хорошей работе на своём месте ;) ЕВПОЧЯ, и понимаем, что не стОит оно того.

Я свои сотрудникам, кто выражает очень уж усиленное рвение "поработать сверхурочно, сделать больше, чем возможно, успеть неуспеваемое" всегда предлагаю пойти и посмотреть на памятник "лучшему работнику нашей фирмы", что стоит напротив главного входа. Когда они говорят, что не видели его раньше, то: "Вот именно, до тебя никому не поставили и тебе не поставят. Потому быстро обьясняем мне реальные прогнозы по данной теме, и марш домой отдыхать и заниматься личной жизнью".
3 x

Lomelind
Сообщения: 903
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 1044

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение Lomelind » Сб авг 06, 2016 5:26 pm

@
Аватара пользователя
omagc
если поток такой большой - то либо что-то очень не так (в почту попадает то, что не должно попадать либо в почту вообще, либо в конкретно вашу почту) - либо работа с большим почтовым потоком это часть вашей работы (и тогда у вас должно быть соответственно меньше другой работы, чем у тех, кто не работает с почтой так интенсивно)

что можно попытаться улучшить:
- сортировать почту автоматически, чтоб была не однородная куча из 500 писем а отдельно письма от клиентов, отдельно от коллег, отдельно справочная информация. Можно и полуавтоматически - иметь несколько ящиков, клиентам давать один, коллегам другой, боссу-с-высоким-приоритетом третий
- если есть много писем формата "предоставьте информацию" - возможно, имеет смысл сделать отдельное место, куда желающий может сходить и взять эту самую информацию самостоятельно без вашего участия.
1 x

Lomelind
Сообщения: 903
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 1044

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение Lomelind » Сб авг 06, 2016 5:30 pm

@
Аватара пользователя
Konstantin Bratischev
как при описанном подходе обходится такая бага: если есть письмо, то в нём внятно зафиксировано кто чего сказал и кто чего обещал. В любой момент можно перечитать или ткнуть носом собеседника. Если же был устный разговор - то такого лога нет?
1 x

Lomelind
Сообщения: 903
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 1044

Re: Если человек ответил мне быстрее, чем через 30 минут...

Сообщение Lomelind » Сб авг 06, 2016 5:44 pm

@
Аватара пользователя
omagc
дополнение (теперь по этой страничке)
1. никто на вас не нападает. Если у вас сейчас так - значит, сейчас так, как-то вы к своей ситуации пришли. Те, кто к такой ситуации не пришёл - могут не понимать. Точно так же, как молодой здоровый мужчина может искренне не понимать проблем беременной женщины в общественном транспорте - нет у него такого опыта.
2. универсальных рецептов на этом форуме нет. Их вообще нигде нет. Есть наборы конкретных практик, которые помогли конкретным людям достичь конкретных целей. Помогут ли они вам достичь ваших целей - понять можете вы и только вы. Иногда для понимания бывает нужно попробовать. Естественно, аккуратно, чтоб не создать себе проблем на ровном месте. Ведь только вы знаете все нюансы своей ситуации и своих целей.
3. да, бывают расклады, когда выполнить задачу наличным ресурсом нельзя. Здесь это называют "впихнуть невпихуемое", где-то даже есть тема про это. И в таком случае остаётся только смириться и подумать, что именно не впихивать (не делать). Опять же, выбрать можете вы и только вы.

И по существу. Попробую по информации из ваших комментариев ещё накидать "куда можно подумать".

<i>постоянные запросы от менеджмента высшего уровня (не пафоса ради, а понимания ситуации для)</i>
здесь можно поискать способ предоставления информации менеджменту, который не будет увеличивать для вас поток писем. Самое простое - отчёты с какой-то регулярностью. Или какая-то штука, куда менеджер может зайти и посмотреть нужную информацию. Да, если политика компании такова, что менеджер должен постоянно дёргать подчинённых и получать с них обратную связь - может быть сложно. Но можно пробовать.
Попутно - часто такое поведение менеджера - вообще не про информацию а про снижение собственной тревожности. Если это понимать - уже легче справляться.
Ну и в любом случае - таких менеджеров конечное количество, у них фиксированные ящики. Можно отфильтровать такие письма отдельно и обрабатывать в удобном вам режиме.

<i>запросы по информации, которая им нужна зачастую оперативно.</i>
вот тут прямо напрашивается место, куда можно зайти и оперативно информацию взять. Это будет гарантированно быстрее, чем писать письмо (дойдёт не мгновенно) живому человеку (отреагирует не мгновенно) и ждать ответа (тоже не мгновенно придёт).
Особенно заманчиво - если одна и та же информация нужна разным людям.
Хотя если нужна не просто информация а какой-то анализ её - то будет уже иначе. Но тогда всё равно - на качественный анализ нужно какое-то время, и в течении этого времени лучше не дёргаться на другие запросы того же типа.

Насчёт "собрать встречу" или "позвонить" - поддерживаю вас. Я тоже считаю, что почта больше подходит для таких задач.
1 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: Bing [Bot] и 1 гость