Большое количество задач в списке (400+), что делать и как с этим жить?

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
coolio
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Чт авг 11, 2016 10:06 pm
x 2

Большое количество задач в списке (400+), что делать и как с этим жить?

Сообщение coolio » Пт авг 12, 2016 1:19 pm

В общем посмотрел вебинары, видео, слайды, а так же различную информацию отсюда: https://www.mindmeister.com/ru/426089298/_
Собрал все во входящие, разобрал входящие по элемнетам (конкретные действия) что необходимо делать.
Разобрал на проекты (по определению Макса что такое проект), проблемы которые необходимо обязательно решить (но при этом собрал шаги на несколько десятков дел), получились задачи, и проекты с задачами в одном списке задач (пардон за тавтологию)

Собственно вопрос, который не дает мне покой.
Если речь идет об одном списке задач, то что такое поекты? Ведь это де-факто так же список задач, в общем списке задач, которые обрамлены общим смыслом (цели) которую необходимо достичь. Как собственно выполнять задачи совместно с проектами? В чем основная идея тогда? Одно за другим не задумываясь о том что делаешь и как?
Разъясните пожалуйста, приведите если не сложно пример.

Просто получается следующая картина:
- Изначально во входящих было около 240+ элементов данных (информация \ встречи \ какие-то общие представления что необходимо что-то сделать (некий проект бла бла бла).
- После разбора входящих по схеме, около половины данных после проведения ряда вопросов: - "А оно собственно мне вообще нужно?", удалились \ отпали сами собой \ сохранилось на различные носители в качестве справочной информации.
- Но вторая половина данных которые преобразовались из входящих в проекты и простые списки дел - превышает более 60+ проектов с задачами внутри (по 5-30-40 задач (конкретных следующих действий, обдуманных, и они важны)), и простенькие задачки которые не являются проектами (около 130+ штук). Суммарно получается около 400+ задач.

Еще раз повторюсь, это 400 задач которые следуют правилам Максима Дорофеева, это не слишком детализированные задачи, а отделены они естественной границей для обдумывания (с) как сказал(а) Lomelind. Причем выполняются от 3 до 30 минут.

Теперь собственно имеем проблему: "А как теперь это выполнять по Максиму Дорофееву?". Как это должно выполняться? Одна за другой + пропускать плохо сформулированные задачи из единого списка, или скакать от проекта к проекту? Какова собственно задумка обработки списка уже готовых сформулированных задач? Объясните пожалуйста эти моменты.

Добавлю пару слов о себе: Программист, физически могу тянуть и в 3 раза больше задач которые есть у меня сейчас, работаю сам на себя, при этом разрабатывают довольно крупные игровые проекты, само собой: сайты \ сервера \ логика проекта \ код \ новые фичи \ обработки багрепортов \ предложений - все на моих плечах, но я этому если честно рад, потому что получаю некий драйв и кайф от того, что делаю.
Джедайскую технику обнаружил у знакомого, который на пальцах объяснял это дело, мне понравилось, попробовал внедрить и себе. Стал замечать очень положительные изменения во всем, но вот с обработкой этих самых входящих пока туговато. Единственное что понравилось, так это состояние "потока", когда время не замечаешь,и погнал делать одно за другим в одно утро (причем все получается, потому что задачи четко сформулированы) , а потом выходишь на кухню кофе заварить, а уже снова утро часиков 6-7, и уже пора спать. Бывает за такие сутки могу по 200-250 задачек решить, что карма в todoist стремительно растет, и какое-то чувство бодрости и второго дыхания преобладает, даже понимая, что уже организм идет на износ, и ему нужен отдых.

Помогите в общем с ответами на вопросы в средине данной темы.
0 x

Lomelind
Сообщения: 810
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 549

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение Lomelind » Пт авг 12, 2016 3:23 pm

Попробую:)
дисклеймер - я пишу о своём понимании, от канона может отличаться

на первый взгляд - что-то очень не так с количеством задач
если задачи от 3 до 30 минут... ну пусть в среднем задача 10 минут
тогда 200 задач это 2000 минут, или же 33 с хвостиком часов. В сутки. В хороший день. Не сходится:)

Проектов тоже как-то очень много получается. Особенно если делать тоже самому, своими руками (т.е. не сводится к "поручить подчинённому, получить результат").

Дальше.
В моём понимании проект - это такая большая штука, которую нельзя сделать одной задачей (либо "за один помидор", либо "за эн однотипных помидоров").
Проектам в списке задач вообще не место!
И "выполнять проект" тоже не надо
проект является выполненным когда выполнены все его задачи:)

в список задач попадает первая задача по проекту, ну возможно 2-3 если они параллелятся - а остальное живёт где-то в "потом" и кушать не просит.
И эти задачи в рамках списка задач имеют те же права, что и остальные задачи в списке задач. Не надо их различать. Знание, что задача Х относится к проекту У, нужно в двух случаях:
- пришёл песец или обнаружено, что всё не впихнётся - и нужно принять решение, какие задачи отложить или не делать совсем.
- задача выполнена, но раз она принадлежит проекту - недостаточно просто отметить, что она выполнена, нужно подтянуть в список следующую задачу из проекта.

Последовательность выполнения.
Тут есть разные алгоритмы.
Можно подряд.
Можно случайным образом выбирать задачу из списка.
Можно просматривать список и брать ту задачу, которая понравилась больше.
Можно целенаправленно лягушек выбирать.
Неважно, по какому алгоритму - важно, чтоб он был.

Ага, поняла в чём ещё может быть засада.
Есть проект А, и в нём задачи а1,а2,а3
есть проект Б и в нём задачи б1, б2, б3
есть ещё какие-то задачи вне проектов с1, с2, с3

Во время ритуала вечернего обзора (у кого-то он утренний, неважно, ежедневный) принимается решение, какие именно задачи из этого набора делать сегодня
Это решение - не диктуется системой, а каждый раз отдельно принимается пользователем

может быть вариант "а1, б1, с1" - по кусочку отовсюду
может быть вариант "а1, а2, а3" - посвятить день проекту А
может быть вариант "с1, с2, с3" - вообще не заниматься проектами
любая комбинация может быть, кому как больше нравится.
Но важно - комбинация должна примерно (плюс-минус лапоть) влезать в день. Если задач не хватит - всегда можно будет добавить.
А вот пихать в "сегодня" все задачи, каждую из которых в принципе можно было бы делать сегодня - очень, очень плохая идея.

Лично я сторонник первого варианта. Потому что мне удобнее работать мелкими кусочками - об много сходной работы я очень быстро выматываюсь. И ещё потому что если сделать каждый день по кусочку из каждого значимого направления - то вероятность критического факапа по причине заброшенности какого-то направления - снижается.
Но это не подойдёт тем, для кого цена включения в контекст отдельного проекта - слишком высока.

Вот с примерами сложно - я в основном использую проекты как ярлычок для задач.
так, есть проект "гнездо", который не завершится вообще никогда. К нему принадлежат все задачи по поддержанию дома в жилом виде, включая приготовление еды, заботу о домашних животных, запуск стиралки и т.д. Это периодические задачи в основном.

Где-то по форуму бегал хороший пример Макса про проект выезда на семинар, там всё было внятно расписано.

Вроде на всё ответила:)
если что-то непонятно - задавайте более конкретные вопросы.
2 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1056
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 726
Контактная информация:

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение cartmendum » Сб авг 13, 2016 3:42 pm

coolio писал(а):- Но вторая половина данных которые преобразовались из входящих в проекты и простые списки дел - превышает более 60+ проектов с задачами внутри (по 5-30-40 задач (конкретных следующих действий, обдуманных, и они важны)), и простенькие задачки которые не являются проектами (около 130+ штук). Суммарно получается около 400+ задач.


Поцитирую сам себя из недоделанной книжки :)

Самая первая ошибка, которую совершают большинство новичков, они пытаются сразу составить план проекта, декомпозировть проект на задачи и, смешав все в одну большую кучу, записать в список задач. После чего список станет большим и непонятным. Нам не нужен весь план проекта. Точнее, если план проекта нам понятен – то это хорошо, и он скорее является справочной информацией, которую мы будем использовать. Но в списке задач нам нужны буквально 1-2 задачи на «сегодня-завтра», так как мы знаем, что скоро опять за пульт управления встанет рациональный тип, посмотрит на результат выполнения этих задач, подумает и сформулирует следующие действия.



Список задач - это инструкции для нашей обезьянки, соответственно, каждая задача должна быть четкой, понятной и для нее должно быть все готово, чтобы ее взять и сделать прямо сейчас.

По каждому проекту в списке задач достаточно держать 1-2 задачи, самые ближайшие. Остальные десятки задач это для нас пока справочная информация.

Дальше, надо еще из 60+ проектов отфильтровать неактивные. Неактивными можно считать те проекты, которыми до следующего еженедельного обзора ты не планируешь заниматься.

Попробуй сделать это и посмотри сколько задач останется в списке.
4 x

coolio
Сообщения: 2
Зарегистрирован: Чт авг 11, 2016 10:06 pm
x 2

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение coolio » Сб авг 13, 2016 3:51 pm

Ребят, спасибо вам большое. Я понял в чем мои ошибки были, теперь все по полочкам стало на свои места.
2 x

Аватара пользователя
dron
Сообщения: 43
Зарегистрирован: Вт июн 30, 2015 2:22 pm
x 26

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение dron » Ср авг 31, 2016 7:45 am

cartmendum писал(а):По каждому проекту в списке задач достаточно держать 1-2 задачи, самые ближайшие. Остальные десятки задач это для нас пока справочная информация.


Что меня смущает...
имея по каждому проекту 1-2 задачи получается, что ты не можешь сегодня посвятить день проекту, ибо у тебя нет достаточного количества задач. Взять две а дальше углубиться в планирование следующих (обезъянка против!)? Или забить место другими задачами, но получается что день посвящен чему-то еще...

Перспективы по проектам не видно.
1 x

Аватара пользователя
Павел Симаков
Сообщения: 21
Зарегистрирован: Пт апр 22, 2016 2:56 am
x 15
Контактная информация:

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение Павел Симаков » Ср авг 31, 2016 11:22 am

@
Аватара пользователя
dron
, я считаю, что каноничные и везде упоминаемые "2-3" ближайших задачи проекта - это условность. И условность для тех, кто имеет не один проект, и заниматься обязан этим пакетом на постоянной основе. Идеальный вариант.
Но если Вы, вот так, решили, что сегодня "буду бомбить" конкретный проект. Почему Вы так решили, остается за кадром. (Ну, наверное, Вам все-таки виднее, где и по каким вопросам в работе просады. Люди мы мыслящие и даже думающие.)
Итак, решение принято. Почему не вытеснить из "сегодня" неактуальные задачи (5-10-50?) примерным планом проекта на сегодня? Ну добавьте по вкусу столько задач, сколько вам видится возможным сделать сегодня. И вперед - в священный бой.
Обзорность проектов... Не обратил внимание на эту фразу.
Если Вы имеете в виду декомпозированный большой проект (которые рисуют на диаграммах Ганта, WBS-ках и т.п. Если смотреть со стороны Project management, "настоящий"проект), тогда вопрос наглядности и обзорности уже решен системой вашего проджект менеджмента в Организации. Если не решен, решайте.
Суть списка задач на сегодня в том, чтобы в нем были именно те задачи, которые вы планируете сегодня же и выполнить (очень коварное правило, я его знаю и умею, но через неделю-две у меня "today" снова забит парой десятков "надо бы сделать, вряд ли сегодня, но ведь забуду же..."). И нет смысла ставить какие-то искусственные ограничения по количеству и т.п. Максим сказал, что список задач в проекте "для справки". Это не значит, что туда смотреть не надо. Как раз-таки наоборот. Надо. И переписывать этот черновой план при необходимости тоже надо. Иначе реально не понятно будет, что же делать, сколько и когда. Да даже тупо план по вехам или простой список с примерными сроками, суммами. Никто же не запрещает в теле проекта расписывать все как Вам в конкретной ситуации удобнее, вставлять файлы, таблицы, интерактивные элементы и т.п. У меня вообще вся эта лабуда ведется в OneNote. Никаких шаблонов. Особенно, когда проекты очень разноплановые. Просто открываю программу, пишу в нее (или импортирую из Outlook сразу письмо-запрос) свой план. Нужна таблица со сроками, исполнителями - нарисую. Нужны файлы - вкладываю сами файлы или гиперссылки на них. Next actions просто пишу в столбик и отмечаю при необходимости флажком Outlook, чтобы они в "сегодня" попали. Делаю такие флажки редко, потому что эксперимент с бумажным форматом себе устроил. Но в блокнот (система Bullet journal) пишу не только задачи с буллетами, но и другую информацию. Когда что-то нужно отобразить в проекте (начальнику отчет о проделанной работе, например) - пишу в OneNote с датой, временем. Идеи, мысли, предложения туда же. Потом скомпоновать можно легко. А если решить "так запомню", точно забываю секунд через... О чем я?
3 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1056
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 726
Контактная информация:

Re: Помогите разобраться с джедайской техникой (а именно выполнение задач)

Сообщение cartmendum » Ср авг 31, 2016 1:04 pm

dron писал(а):
cartmendum писал(а):По каждому проекту в списке задач достаточно держать 1-2 задачи, самые ближайшие. Остальные десятки задач это для нас пока справочная информация.


Что меня смущает...
имея по каждому проекту 1-2 задачи получается, что ты не можешь сегодня посвятить день проекту, ибо у тебя нет достаточного количества задач. Взять две а дальше углубиться в планирование следующих (обезъянка против!)?


Взять две задачи, сделать их, залезть в план проекта и наковырять оттуда еще задач. Планировать заранее никто не запрещает, просто не надо раньше времени это все в список задач пихать.

Кстати @
Аватара пользователя
Павел Симаков
как раз это очень хорошо и раскрыл
1 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 0 гостей