Расстановка сроков у задач

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Максим
Сообщения: 18
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 2:58 pm
x 17

Расстановка сроков у задач

Сообщение Максим » Пт ноя 25, 2016 4:55 pm

Такая проблемка: задачи выставленные сроком на Сегодня не успеваю сделать, разбор задач превращается в действия "Перенести на завтра", завтра это повторяется. Т.е. сложность в том, что времени на обзор хочется тратить меньше, детальный анализ делать сложно и долго, куда ее поместить, на 2 дня вперед, на 3 дня вперед и получается перекидывание "куда-то вперед". Замечаю, что очень часто использую данный функционал типа "Отложить на один день" что в Google календарь, что в Лидер Таск, которым до сих пор пользовался, что в Битрикс 24, который используется для совместной работы. И хочется как то поумнее, чем такой функционал... То же самое, что с собой, проделываю с подчиненными сотрудниками. В конце рабочего дня куча сообщений: перенесите, двигаю на день, потом повторяется. Опять понятно, что можно посмотреть задачи сотрудника на завтра, подумать, впихивается ли это в завтра или нет... Или это попытка совместить несовместимое - быстрота обзора и его качество? Еще также придерживался идеи, что у задачи ВСЕГДА ДОЛЖЕН БЫТЬ СРОК. Иначе она "продалбывается". Типа пусть лучше много раз подвинуть, но в последний момент не "продолбать". Изучая материалы с сайта/форума/клуба подвергаю сомнению эту идею... Лучше качественный обзор задач, вытаскивание их на конкретный срок, чем срок "сегодня" и постоянное его перенесение? Сфера работы - бухгалтерский аутсорсинг, где со сроками довольно четко должно быть.
0 x

Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Расстановка сроков у задач

Сообщение Lomelind » Пт ноя 25, 2016 6:42 pm

Имхо, коробочка "на неделе" бОльшую часть проблемы снимает. Для скидывания в неё думать особо не надо, а вытаскивать из неё можно оптом во время обзора - и тогда сразу видно, сколько можно натащить.
И для сотрудников тоже - как минимум в 7 раз меньше работы по их обзору получается.

А если "подвинуть" превратилось в рутинную практику, то срок уже ничем не помогает, а может даже мешать ("дедлайн - это момент, раньше которого точно ничего не будет готово", из видео Макса про выпрямление сроков).

Ещё осмысленно посмотреть, не пытаетесь ли вы впихнуть невпихуемое. В вашей ситуации для начала - хотя бы на то, откуда задачки берутся, насколько равномерен поток. Если сегодня пришло 5 задач, а сделали 4 - то чтобы перенос этой задачи был хоть сколько-то осмысленным, нужно чтоб завтра или послезавтра пришло всего 3 задачи.
0 x

Женя С
Сообщения: 122
Зарегистрирован: Вт мар 29, 2016 7:49 pm
x 89

Re: Расстановка сроков у задач

Сообщение Женя С » Сб ноя 26, 2016 6:55 am

Максим, а вы переносите задачи, которые "не доделали" или "не смогли приступить"?
0 x

Максим
Сообщения: 18
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 2:58 pm
x 17

Re: Расстановка сроков у задач

Сообщение Максим » Сб ноя 26, 2016 11:37 am

Обычно не успел приступить. Еще буквально вчера прочитал у Аллена: "Попытки вести в календаре список дел, которые потом все равно придется переписывать на следующий день, потому что они не были выполнены, – пустая трата времени, которая к тому же деморализует. Список следующих действий, за который выступаю я, содержит все напоминания обо всех делах, даже о тех, которые назначены строго на конкретное время. И не надо будет их каждый день переписывать."
Вроде подход понятен, но пока не перестроился, так сказать, внутри. Надо попробовать. Т.е. до сих пор, присваивая задаче всегда срок, я превращал программу для работы с задачами в календарь, фактически. Смешивая два разных по замыслу инструмента. Есть какой то страх "продолбать" нужную задачу, если у нее нет срока. Но в том что куча просроченных задач "деморализует", когда видишь это каждый день и двигаешь, это он прав... Наверное причина в том, что слишком огромные списки на сегодня делаю. Себе. Подчиненным возможно также. Тут постоянные "тёрки" на тему, что это можно бы быстрее делать.
В итоге склоняюсь к мысли попробовать подход из GTD, не ставя сроков, где они не столь жесткие (раз я их двигаю, то такой вывод напрашивается). Правда рабочий инструмент Битрикс 24 это делать не позволяет, нет там категорий, чтобы поместить задачи в "Список следующих действий". Начну с личных задач. К тому же когда работаешь с другими людьми, не столь озабоченными организованностью своей деятельности, то не очень как-то вериться в сознательность, когда человек делают порцию дел, делает обзор, добавляет себе новую порцию и т.д. По крайней мере как массовый этот подход не применим. Пока не очень наверное красивый и правильный подход: накидал задач С ИЗБЫТКОМ, сделал акцент на том, что нужно успеть обязательно, человек ВСЁ не успевает, но тут есть повод разобрать, почему, отчего, какие проблемы. Передвинуть или передать другому или забрать на выполнение себе. Не идеально, но работает.
0 x

Максим
Сообщения: 18
Зарегистрирован: Пт ноя 25, 2016 2:58 pm
x 17

Re: Расстановка сроков у задач

Сообщение Максим » Сб ноя 26, 2016 12:02 pm

еще момент у Аллена (GTD): "На втором месте по частоте обращений после календаря будет список следующих действий. Он содержит перечень уже определенных действий, которые вы можете выполнить при наличии свободного времени в течение дня."
В ТЕЧЕНИЕ ДНЯ, не месяца же, т.е. это типа того, что я закладываю в срок Сегодня. Только потом не надо двигать по сроку, возможно что-то исключить/добавить на следующий день.
Наверное это правильный диагноз от Lomelind:
Ещё осмысленно посмотреть, не пытаетесь ли вы впихнуть невпихуемое. В вашей ситуации для начала - хотя бы на то, откуда задачки берутся, насколько равномерен поток. Если сегодня пришло 5 задач, а сделали 4 - то чтобы перенос этой задачи был хоть сколько-то осмысленным, нужно чтоб завтра или послезавтра пришло всего 3 задачи.

Только такому простому анализу не поддается моя работа, задача может 5 минут занять, может час. Наверное так надо: на полдня накидывать себе задач, что с большой вероятностью успею, потом через обзор вытаскивать еще что-то поделать...
1 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 2 гостя