GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение ТыжМенеджер » Пт июл 31, 2015 11:57 am

Да, вполне оправдывается. Только из-за моей общей дезорганизованности я пока никак не встану на путь постоянного использования. У меня это всегда трудно, и долго, но я справлюсь =)
0 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Iver
Сообщения: 144
Зарегистрирован: Пт июл 17, 2015 2:20 pm
x 160

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Iver » Вт авг 04, 2015 9:35 am

Сергей писал(а):Максим, большое спасибо за ответ.
Под "нежданчиками", я подразумеваю срочный звонок от руководства, когда тебе говорят, всё бросай и срочно готовь такую-то инфо. Такую задачу уже не запишешь в список. Хотя, возможно, ваш опыт говорит об обратном ? Буду рад, если поделитесь, как действовать в таких случаях. Спасибо.

Мой скромный опыт говорит - обязательно записывать. Опыт выкристаллизовался в очень стрессовой обстановке: приходилось работать на территории заказчика, когда постоянно дергали вопросами и проблемами. И получалось так, что таких, наслаивающихся друг на друга "нежданчиков" доходило до 5 штук. В какой-то момент я поняла что трачу ОЧЕНЬ много времени на то, чтобы вспомнить, а что я делала до того как меня отвлекли.
Как опыт, начала записывать любые задачи, даже самые мелочные, на "5 минут". Очень помогло сократить время переключения между задачами. Т.е. "нежданчик" на 5 минут (реально, 5 минут, не больше) отжирал рабочего времени все 20, потому что следующие 15 я тупила и вспоминала, чем занималась до этого и что мне еще нужно сделать.
3 x

Stac
Сообщения: 81
Зарегистрирован: Чт авг 06, 2015 6:11 pm
x 62

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Stac » Чт авг 06, 2015 8:02 pm

ТыжМенеджер писал(а):Я буфер закладываю на неделю, потом расходую его. Когда он заканчивается, перестаю принимать задачи, не выкидывая другие.


Чуть не прочитал "перестаю принимать задачи, не выкидывая исключения" :)

Как постановщики задач относятся к отказу в приеме и переносе задач? Или у вас так заведено?

ТыжМенеджер писал(а):и сегодня я выкинул одну часовую задачу в коробку следующей недели.


А как вы узнали, что это задача часовая? Может это тут уже обсуждалось где?

Я сегодня получасовую задачу делал часов шесть. Не всегда, конечно, такая погрешность в оценке, но и не то чтобы редко.
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение ТыжМенеджер » Чт авг 06, 2015 8:11 pm

Stac писал(а):Как постановщики задач относятся к отказу в приеме и переносе задач? Или у вас так заведено?

Заведено, шмаведено. Можно себя и их обманывать, рассказывая сказки про то, что задачи на неделю будут сделаны за два часа. Можно перестать обманывать себя и предлагать им самим отрубить себе одно... кхм... Ну в общем одно из двух. Но в основном у нас люди готовы мириться с отодвиганием их задачи, если
1) они узнают об этом своевременно
2) они понимают, почему это произошло
3) они могут на это повлиять.
В итоге такая система, когда мне удаётся её поддерживать в актуальном состоянии, даёт им всё это и сразу. Увы, горизонт планирования не очень большой.
А как вы узнали, что это задача часовая? Может это тут уже обсуждалось где?

Тут я полагаюсь на экспертную оценку.
Я сегодня получасовую задачу делал часов шесть. Не всегда, конечно, такая погрешность в оценке, но и не то чтобы редко.

Жизнь случается. Но если оценка ведётся с соблюдением принципа динозавра, то появляются и задачи на 6 часов, которые делаются полчаса. Тут главное этот момент не профачить и изменить значение буфера (если быстро сделали, вернуть в него время, если наоборот затупили - отнять).
Только я ещё раз повторяю, я пока экспериментирую и хотя для себя уже практически уверен, что всё так, спорить на 50 баксов ни с кем не стал бы ещё ;)
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Stac
Сообщения: 81
Зарегистрирован: Чт авг 06, 2015 6:11 pm
x 62

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Stac » Чт авг 06, 2015 8:54 pm

Первые два пункта, наверное закрываются email или какой-то информационной системой.
А как быть с третьим пунктом? Как они (люди) в принципе могут влиять, неужели, могут выбрать, какую задачу отменить/отложить: новую или ранее поставленную? Или что-то ее еще?

Еще интересно про понимание (пункт 2): как люди относятся к тому, что их задача "страдает" из-за задач других постановщиков? Если такое у вас бывает, конечно. У меня, например, проекты Клиентские могут влиять друг на друга, хотя Клиенты даже не знакомы :)

А как вы узнали, что это задача часовая? Может это тут уже обсуждалось где?

Тут я полагаюсь на экспертную оценку.

Т.е. чужую?

Но если оценка ведётся с соблюдением принципа динозавра, ...


"Это из какой сказки?"

Про буфер недельный пока не очень понятно, как с ним управляться и на что он влияет, кроме отказа от приема новых задач (хотя и это немало).

Продолжаем следить за вашим экспериментом.
1 x

Аватара пользователя
ТыжМенеджер
Сообщения: 692
Зарегистрирован: Пн июн 29, 2015 7:17 am
x 626
Контактная информация:

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение ТыжМенеджер » Пт авг 07, 2015 5:09 am

Stac писал(а):Первые два пункта, наверное закрываются email или какой-то информационной системой.

Ничем они не закрываются, если ты сам не знаешь, что ты что-то откладываешь. А у меня именно эта проблема была. И по моим наблюдениям, очень у многих вокруг.
А как быть с третьим пунктом? Как они (люди) в принципе могут влиять, неужели, могут выбрать, какую задачу отменить/отложить: новую или ранее поставленную? Или что-то ее еще?

Это как раз самое простое. Смотри, есть у меня три задачи: две от Пети и одна от Васи. По моим приоритетам, наименее важная задача №2 от Пети. Приходит задача "на выбывание" от, скажем, моего шефа. Я выкидываю на следующий "спринт" задачу №2 и уведомляю об этом Петю вместе с причинами. Дальше есть вариантов:
1) Петя удовлетворён
2) Петя не удовлетворён и поэтому приходит ко мне "качать права". Договариваться, в смысле. Дальше мы или договариваемся (вариантов масса: вместо №2 выкинуть №1, понять, что менее важная задача Васи, а не Пети и согласовать с ним, найти способ сделать другие задачи быстрее и таким образом впихнуть №2, ещё что-то), или Петя снова удовлетворён, или начинается эскалация кейса, например, на руководителей.
Но главное, я узнал о "замещении" как можно раньше, и смог сообщить ему.
Еще интересно про понимание (пункт 2): как люди относятся к тому, что их задача "страдает" из-за задач других постановщиков? Если такое у вас бывает, конечно. У меня, например, проекты Клиентские могут влиять друг на друга, хотя Клиенты даже не знакомы :)

По разному. Но моя ситуация упрощена по сравнению с твоей: мои заказчики на 99% внутренние.

Т.е. чужую?

то есть свою =)
"Это из какой сказки?"

Это из анекдота:
- какова вероятность встретить на улице динозавра?
- 50 на 50: или встретишь, или не встретишь.
Моя религия говорит, что в основу оценки нужно класть реалистичные значения. Термин "Реалистичные" в данной формулировке звучит, как выполняемые с 50%й вероятностью. То есть ты или успеешь эту задачу сделать в срок, или не успеешь.

Про буфер недельный пока не очень понятно, как с ним управляться и на что он влияет, кроме отказа от приема новых задач (хотя и это немало).

1) я получаю ограниченный горизонт планирования и ограниченное количество задач на разные периоды времени. У меня от этого больше счастья и мотивации.
2) Я могу с высокой точностью сказать, когда я сделаю задачу из своего горизонта планирования.
3) Я даю значительно меньше невыполнимых обещаний.
Как с ним управляться я ещё не формулировал полностью, давай попробую рассказать, как я это делаю.
Итак:
1) у меня есть определённая статистика о количестве рабочего времени x, которое я в среднем могу потратить за неделю (40 рабочих часов мнус, скажем, 14 часов совещаний, минус 6 часов на разгрёб почты, минус два часа на еженедельный обзор системы GTD, ну и так далее).
2) У меня есть статистика об объёме "нежданчиков" y. То есть незапланированных задач.
3) На неделю я набираю себе задач, длительностью z = x - y.
4) Каждый раз, когда прилетает нежданчик, я его оцениваю, вставляю очередь, и уменьшаю на его оценку буфер y.
5) Если буфер закончился, я начинаю выкидывать из недельного стека другие задачи или не принимаю нежданчик.

Продолжаем следить за вашим экспериментом.

Он немножко поломался из-за смены должности: константы x и y уже несколько месяцев сильно плывут. Но, вроде бы, начали выправляться.
1 x
The Great Dorofairy's helper.
56th level troll.

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 224
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 7:50 am
x 231
Контактная информация:

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Дмитрий Неумойчев » Пт авг 07, 2015 5:58 am

А как вы узнали, что это задача часовая? Может это тут уже обсуждалось где?

Я хронометражем решаю. Завел себе fogbugz, в нем завожу задачу, отмечаю время выполнения (он позволяет таймшит вести), по завершении задачи смотрю в его отчет "Estimate History" - сколько изначально запланировал/сколько делал. У меня сейчас в основном болтается от 6:10 до 8:10.
2 x

Stac
Сообщения: 81
Зарегистрирован: Чт авг 06, 2015 6:11 pm
x 62

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Stac » Пт авг 07, 2015 6:00 pm

Дмитрий, как давно вы ведете хронометраж? Все задачи учитываете или только рабочие? Насколько это легко/тяжело/скучно/забывается/надоело?

И самое главное помогает ли Estimate History давать со временем более точные оценки и прогнозы?
1 x

Stac
Сообщения: 81
Зарегистрирован: Чт авг 06, 2015 6:11 pm
x 62

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Stac » Пт авг 07, 2015 6:30 pm

ТыжМенеджер писал(а):
Stac писал(а):Первые два пункта, наверное закрываются email или какой-то информационной системой.

Ничем они не закрываются, если ты сам не знаешь, что ты что-то откладываешь. А у меня именно эта проблема была. И по моим наблюдениям, очень у многих вокруг.


Да, есть такая проблема.

Но я имел в виду другое, когда упомянул email: типа вы пишите Пете и Васе об изменениях или они сами это видят в какой-то софтине.


А как быть с третьим пунктом? Как они (люди) в принципе могут влиять, неужели, могут выбрать, какую задачу отменить/отложить: новую или ранее поставленную? Или что-то ее еще?

ТыжМенеджер писал(а):Это как раз самое простое. Смотри, есть у меня три задачи: две от Пети и одна от Васи. По моим приоритетам, наименее важная задача №2 от Пети. Приходит задача "на выбывание" от, скажем, моего шефа. Я выкидываю на следующий "спринт" задачу №2 и уведомляю об этом Петю вместе с причинами.
... cut ...
Но главное, я узнал о "замещении" как можно раньше, и смог сообщить ему.


А как эти согласования/переговоры происходят по времени? Насколько быстро/медленно? Есть у вас какое-то определенное время, про которое все знают, что можно прийти и продвинуть свои задачи? Или все в рабочем порядке, т.е. неорганизованно?

ТыжМенеджер писал(а):Моя религия говорит, что в основу оценки нужно класть реалистичные значения. Термин "Реалистичные" в данной формулировке звучит, как выполняемые с 50%й вероятностью. То есть ты или успеешь эту задачу сделать в срок, или не успеешь.


Вероятность эта как-то меняется со временем, глобально или в рамках конкретного проекта? Т.е. влияет ли факт сдачи в срок предыдущих задач на новые?

Или иногда анекдот это просто анекдот? :)


Про буфер недельный пока не очень понятно, как с ним управляться и на что он влияет, кроме отказа от приема новых задач (хотя и это немало).

ТыжМенеджер писал(а):1) я получаю ограниченный горизонт планирования и ограниченное количество задач на разные периоды времени. У меня от этого больше счастья и мотивации.
2) Я могу с высокой точностью сказать, когда я сделаю задачу из своего горизонта планирования.
3) Я даю значительно меньше невыполнимых обещаний.


Недостаток образования или опыта не позволил мне понять первый пункт. Но т.к. там про счастье, надо обязательно разобраться :)
Насколько ограниченный у вас горизонт планирования и число задач и за счет чего возникает счастье и повышается мотивация.

Могу предположить, что когда нет перегруза задачами, меньше стресса. Но так как сроки не соблюдаются с 50%, то стресс и прочее волнение все-таки не пропадает полностью.

Как вы горизонт и число задач регулируете? Чтобы потоком счастья/мотивации управлять.


ТыжМенеджер писал(а):3) На неделю я набираю себе задач, длительностью z = x - y.
5) Если буфер закончился, я начинаю выкидывать из недельного стека другие задачи или не принимаю нежданчик.


Спасибо, понял механику. Мне нужно что-то подобное в моей системе. Хорошо, что кто-то уже обкатывает :)

Вопросы по 3 и 5 пунктам:
1. У вас какое соотношение между x и y, если не секрет?
2. x и y это реально существующие цифры, или вы использовали их просто для удобства объяснения.
Вы упомянули, что цифры из статистики. Т.е. вы, как, Дмитрий выше ведете хронометраж? Или когда-то вели, а теперь эти цифры константы?
3. Как можно не принять нежданчик? Отклоняете задачу окончательно и бесповоротно?
Вы не упомянули о возможности поставить нежданчик на следующую неделю или "за горизонт". Предусмотрена ли она?
1 x

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 224
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 7:50 am
x 231
Контактная информация:

Re: GTD + ТОС (буфер времени при планировании задач на день)

Сообщение Дмитрий Неумойчев » Пт авг 07, 2015 7:08 pm

Stac писал(а):Дмитрий, как давно вы ведете хронометраж? Все задачи учитываете или только рабочие? Насколько это легко/тяжело/скучно/забывается/надоело?
И самое главное помогает ли Estimate History давать со временем более точные оценки и прогнозы?

Учитываю только рабочие, потому что только для них с меня время спрашивают и сильно важна точность. Веду с начала лета. Оценки я стараюсь давать как раньше, но домножаю на коэффициент - он достаточно стабилен. То есть я оценил, что на задачу надо 3 часа, домножаю на 10/6 и говорю, что будет 5 часов. (второй момент, что надо понимать это - чистое время. И его в рабочем дне меньше, чем 8 часов)
Сейчас плавно сполз на 10/8, все-таки опыт хронометража начинает проявляться. В прогнозы почти попадаю, но для надежности нужно больше одной задачи брать. Не помню в какой книжке про критическую цепь прочитал, что одна задача при оценке - слишком большие риски. Больше 10 - излишняя детализация. (то есть ошибка в два раза на одной задаче дает 100% изменения оценки, на 100 задачах - 1%, нафига такая точность, скорее список задач больше изменится) так что стараюсь набрать на неделю 5-12 задач и обещать их к пятнице, без промежуточных финишей, но с промежуточными показами.

Для домашней рутины в свое время вел сплошной хронометраж - на листочке пишу текущее время и чем занимался со времен прошлой строчки. Полезно, но напряжно. За месяц дает все основные тайминги, показывает сколько времени уходит в никуда. (это я под впечатлением Архангельского/Гранина заводился). С удивлением узнал, что от момента "все, можно одеваться и выходить" до выхода из подъезда проходит не 3 минуты, а 15. Но собственно месяца и хватило. Завелся через полгодика еще раз, за неделю получил те же результаты и успокоился.
1 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 0 гостей