Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
flyeye
Сообщения: 4
Зарегистрирован: Вс янв 01, 2017 8:02 pm
x 3

Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение flyeye » Вс янв 01, 2017 8:58 pm

Посмортел тут выступление Максима на JPoint 2016 и обратил внимание на один аспект..
Я согласен с тем, что формулировка имеет значение. И я на 100% согласен с тем, что в целом, на это не уходит много времени. Действительно, больше времени уходит на то, чтобы минимально продумать задачу перед тем, как сформулировать и записать. Проблема в другом. Почти никогода задача не возникает сама по себе ниоткуда, и не исчезает полностью. В 95% любая задача после выполнения порождает следующую, та еще одну, а то и две, и так далее. Сделать что-то "совсем", "до конца" просто невозможно. Закрывая одну задачу, ты тут же пишешь себе следующую. В результате а) меньше удовлетворенность от решения задачи, б) приходится снова тратить время на формулирование и запись. Почему мы так делаем? Отдельная задача должна быть простой и конечной (масса рекомендаций, масса методик), в то время как "проект" (контекст, экосистема), в рамках которого возникла данная задача, чаще всего либо выходит за горизонт событий, либо по определению бесконечен. И то, что на поверхности может восприниматься просто как задача, на деле является верхушкой айсберга. Лично у меня в итоге это приводит к вырождению формулировок: переформулировать задачу лень, проще просто написать "пиджак", или "Новый договор с Digispot-System"...

Простой пример. Начинается все с регулярной задачи "сделать уборку". В рамках которой я натыкаюсь на пиджак, который был порван и его надо бы сдать в ремонт. Пошли задачи:
1. Сдать пиджак в мастерскую.
Сдал. Но его же надо будет забирать! Когда?
2. Позвонить, уточнить готовность пиджака
Отлично, теперь можно ехать!
3. Заехать забрать пиджак.
Писать все три задачи сразу - нет никакого смысла, так как они выполняются строго
последовательно, и дата выполнения последующего неизвестна, пока не выполнена предыдущая задача. В итоге формулировка вырождается до одного слова - "Пиджак" и просто перевешивается с даты на дату по мере выполнения.

Пример сложный. Выяснилось, что на один из партнерских договоров истек паспорт сделки, его забыли продлить. Нужно делать новый договор. Ну и тут последовательность из более чем десятка задач, причем на момента старта ты не знаешь к чему ты придешь. Поначалу кажется - да ладно, фигня война, сейчас мы быренько переподпишем... Ну что тут сложного? Возьмем старый, изменим даты, отправим на подпись парнерам, сделаем паспорт сделки. Итак первый пункт:
1. Найти исходники старого договора.
Отлично, сделали. Нашли. Текст - сложный, половина уже не нужна. Юр. адрес старый. Понятно, надо поставить задачу юристу.
2. Поставить задачу юристу переделать договор
Отлично. Переделали. Быстрый способ подписать - передать с кем-нибудь кто летит в командировку. Ок, новая задача..
С оказией передали партнерам. Надо проконтролировать, чтобы парнеры подписали и успели отдать договор назад - новая задача. Партнеры договор передали, но нашли две ошибки и предъявили претензии к старому тексту (кто бы мог подумать!). Новая задача. Думаю продолжать дальше нет смысла, суть понятна.
А самое главное, можно подумать - ну когда-то договор подпишут, паспорт сделки сделают и все, конец.
Нет! Потому, что через 5 лет паспорт сделаки снова кончится! И хорошо бы его продлить заранее. А значит что? Нужно поставить задачу на 4.5 года вперед, чтобы вовремя об этом вспомнить. Ну или поставить задачу "прокачать бухгалтерию на предмет работы с длинными договорами". А потом еще одну - проконтролировать бухгалтерию. А так как нет никакой гарантии, что через 5 лет в бухгелтерии будут работать теже люди, наверно хорошо бы все таки и себе тоже поставить задачу. Уже почти паранойя :)

На практике, в итоге, у меня просто весит одна задача - "Новый договор с Digispot-System", в заметках к которой я могу написать что надо сделать на ближайшем шаге, если я боюсь забыть (что бывает очень редко).

Если я открываю раздел выполненные задачи, то на него грусно смотреть. Среднее количество выполненных задач - 1-2 штуки в день. А 95% задач после выполнения обычно уточняется, и перевешивается на другую дату.
Последний раз редактировалось flyeye Пн янв 02, 2017 7:32 am, всего редактировалось 1 раз.
2 x

just
Сообщения: 14
Зарегистрирован: Пн авг 22, 2016 12:53 am
x 20

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение just » Вс янв 01, 2017 10:54 pm

Будет очень интересно послушать ответы на этот вопрос. Имеется такая же (вернее подобная) проблема, но автор поста очень хорошо ее описал, не то что я... =( Будем ждать ответов :P
0 x

Аватара пользователя
Ivan Kopylov
Сообщения: 14
Зарегистрирован: Ср мар 02, 2016 10:33 am
x 14

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение Ivan Kopylov » Пн янв 02, 2017 9:09 am

Попробуйте превращать работу над сложными многоходовками в опыт для использования в будущем. В таком случае инвестиции в добротные формулировки станут понятными. Используйте чеклисты. Ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный.

Чеклист "продления договоров":
- Отправить юристу договор и сказать что "надо продлить, переделай чтоб стало актуально".
- передать договор с командируемым
- передать договор курьером
- внести в список вечернего какделирования ответственных

возможные проблемы:
- партнеру не понравится старая версия - сделать то-то
- партнер может задерживать договор - применить грязные приемы манипулирования

***

чеклист на каждые полгода:
- проверить,пора ли продлять паспорт сделки
- проверить %что_еще_продлить%
- у всех ли бухгалтеров стоят кактусы у мониторов

***

в чеклист на каждый декабрь:
- проверить наличие исходников договоров
- глянуть, есть ли на складе ёлка

***

Над чеклистами полезно работать - удалять лишние пункты, добавлять новые, удалять чеклист совсем.
Чеклисты можно трансформировать в процедуры сложных взаимодействий с партнерами. Например, из коллекции подводных камней составить новый раздел, описывающий продление договора.

Поищите по форуму по слову "чеклист" - уже обсудили прокрастинацию чеклистов, как правильно составлять и т.д.
1 x

Аватара пользователя
Дмитрий Неумойчев
Сообщения: 204
Зарегистрирован: Пт июл 10, 2015 7:50 am
x 130
Контактная информация:

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение Дмитрий Неумойчев » Пн янв 02, 2017 11:21 am

Я все-таки не делаю задачу "пиджак". После того, как несколько раз не смог вспомнить, какой именно.
Пишу "по Кислому", револьверный проект:
в шапку: "Сдать пиджак в мастерскую"
В замечаниях:
"ПОТОМ:
Позвонить, уточнить готовность пиджака
Заехать забрать пиджак"
После выполнения копипаста очередной строчки из потом в название.

С договором все еще хуже:
одна задача начинает двоиться где-то на этапе согласования с партнерами - может оказаться, что в текущей момент надо контролить сразу несколько событий и еще самому что-то сделать. А значит надо обязательно несколько задачек. Так как глядя на "Новый договор с Digispot-System" в первую очередь вспомнишь что надо новый юр адрес вписать (тебе), отложишь это на вечер и забудешь, что юристы уже неделю назад должны были сказать, как им нравятся партнерские правки. Отдельной задачи то под них нету.

Ну и задача на 4,5 года вполне имеет право на жизнь. У меня недавно трехлетняя задача аккуратно всплыла и отработалась. А вообще конечно надо бухов прокачивать, раз могут меняться - то процесс менять, а не людей учить. Типа реестра длинных договоров, в котором листочки будут по хронологии расставлены. И ежемесячная задача бухам по контролю реестра и себе по контролю бухов. (пока процесс не устаканится).
1 x

flyeye
Сообщения: 4
Зарегистрирован: Вс янв 01, 2017 8:02 pm
x 3

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение flyeye » Пн янв 02, 2017 11:29 am

Иван, спасибо, есть над чем подумать..
Первая мысль - мне кажется, что чеклисты хороши там, где есть периодичность, регулярность, и наверное самое главное - детерминированность процесса. Ничего не имею против и даже использую в некоторых сферах деятельности, но все таки мне кажется сфера приминения чеклистов ограничена. Хотя возможно я мало читал на эту тему.
Вторая мысль - возникает некая коллизия на стыке линейного списка задач и чеклистов. Сразу возникает дополнительный вопрос по каждой задаче - данная задача идет в чеклист или в линейный список? И второй вопрос - какие задачи важнее, из линейного списка или из чеклистов? Сразу появляется желанию свести в один список задачи на сегодня из чеклистов и из линейного списка. Короче говоря, система заметно усложняется. Пока чеклистов 2-3 (каждый на свой вид деятельности) это вроде бы не сложно.. Но если дать волю.. :)

Стивен Кови в своих книжках описывает 4-е уровня управления задачами. Первые три - простые и понятные, уверен что многие (как и я) дошли до них самостоятельною. 4-ый дает надежду на какое-то развитие, так как предлагает выйти за рамки действиетельности и посмотреть в будущее. Вроде бы логично и понятно, но что-то не дает покоя... Наверное решение все таки лежит где-то в этой области. Мыслить "проектами", "целями" и "ценностями", а не конкретными задачами. У Архангельского данная концепция ИМХО изложена лучше.

Опять же, стандартная рекомендация - выполнять задачи исходя прежде всего из важности, а не из срочности. Максим еще добавил "понятность", но это уже технический момент (согласен, что простая, но непродуманная задача может казаться сложной и отбивать желание за нее браться). Но какую важность имеют отдельные задачи сегодня, если каждая из них является частью своего большого "проекта"? Что важнее сегодня? А завтра? На вопрос "что важнее?" ответить на много сложнее, чем на вопрос "что срочнее?" В тоже время выстроить проекты по важности не так сложно, а вот задачи на сегодня - на много сложнее.
Последний раз редактировалось flyeye Пн янв 02, 2017 11:36 am, всего редактировалось 2 раза.
0 x

flyeye
Сообщения: 4
Зарегистрирован: Вс янв 01, 2017 8:02 pm
x 3

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение flyeye » Пн янв 02, 2017 11:35 am

Дмитрий, делать комментарии/заметки или нет - вопрос того, на сколько вперед переношу задачу. Если на завтра - нет смысла, если на месяц - хорошо бы уточнить на чем остановился.

По поводу второй части: поэтому я перешел на "проекты" - те же задачи, но могут иметь подпроекты или подзадачи. Но это частности, подзадачи так же будут "перерождаться".
0 x

Lomelind
Сообщения: 810
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 549

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение Lomelind » Пн янв 02, 2017 6:57 pm

Я рассматриваю конструкцию "до конца - на сейчас".
У меня довольно много периодических задач - пропылесосить пол, покормить рыбок, вымыть окно, вот это всё. С разной периодичностью.
Если я выполнила сегодняшний экземпляр такой задачи - то она всё равно выполнена. Даже если завтра снова возникнет такая же. Так удобнее думать.

Про пиджак.
У меня получилось бы так
"починить зелёный пиджак" (предположим, он у меня один такой)
потом при обзоре это превратилось бы в "сдать зелёный пиджак в мастерскую /починить пиджак"
после сдачи пиджака (т.е. я уже узнала, что нужно именно звонить, а не просто приехать к конкретному сроку) "позвонить, готов ли пиджак /починить пиджак"
когда уже вызвонили что ок - "забрать пиджак из оттуда-то /починить пиджак"
и уже когда пиджак готов - задача выщёлкивается галочкой.
За это время задача может путешествовать между сегодня-на неделе сколько-то раз

В варианте с договором аналогично, если это разовое событие - и собрать типовой шаблон действий, если повторяющееся (пусть и для разных договоров)

А в список выполненных я не смотрю, разве что если случайно кликну не на ту задачу и её понадобится оттуда достать.
Мой показатель что я хорошо поработала - что невыполненного/продолбанного нет и песца в окружающем пространстве не наблюдается.
1 x

Modistekate
Сообщения: 1
Зарегистрирован: Вт янв 17, 2017 11:14 am

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение Modistekate » Вт янв 17, 2017 11:23 am

Я еще в условную задачу "Позвонить, узнать, готов ли пиджак" заношу номер телефона, по которому звонить, номер квитанции, тип условного пиджака. Иначе задача автоматом разобьется при попытке выполнения еще на:
* куда звонить, найти номер телефона;
* А какой у вас номер квитанции? - найти квитанцию продиктовать номер.

И вот сейчас в Корове есть подзадачи, что очень удобно. Профчистка у стоматолога вылилась в плановую замену N пломб. Заводим генеральную задачу со сроком последней, в регистратуре шедулим каждую, заносим подзадачей. Выполнили - открыжили. Выполнили последнюю - открыжили основную.

И вот, кстати, я не видела, но есть там шаблоны задач с подзадачами?
0 x

Аватара пользователя
Alexey Smirnov
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Ср ноя 23, 2016 10:22 am
x 6
Контактная информация:

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение Alexey Smirnov » Вт янв 24, 2017 12:05 pm

В свое время пострадал от подхода "расписать все шаги заранее" - распишешь эдакую простыню на проект, потратишь время, а потом она висит и укоряет.

Сейчас удачно использую следующую схему: в проект пишутся
1) следующая задача (строго по правилам глагол-дополнения, 30 минут без мозгов и т. д.). Она служит триггером следующих дел, многие из которых даже не следуют, а являются ее естественным продолжением. Лично мне о них напоминать не надо. Подробности можно и нужно разместить в описании задачи или связанной заметке Evernote (пользуюсь Doit.im).
Когда работа по проекту приостанавливается (закончился рабочий день), в инбокс или прямо в проект записывается следующая "триггерная" задача.

2) задачи по проекту, независимые от следующей.

Конечно, правило не строгое. Иногда хочется заранее набросать план действий, тогда пишу все сразу. Но подспудно помню, что проект расписан в задачи не на 100%.

Словом, лично для меня большой победой стало смириться перед тем, что при любой системе будет не сделанное, недоделанное и забытое. Главное, чтобы это не касалось ключевых задач.
3 x

Аватара пользователя
cartmendum
Site Admin
Сообщения: 1056
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 10:56 am
x 726
Контактная информация:

Re: Формулирование задач и перерождающиеся задачи

Сообщение cartmendum » Пн янв 30, 2017 7:52 am

Alexey Smirnov писал(а):Иногда хочется заранее набросать план действий, тогда пишу все сразу. Но подспудно помню, что проект расписан в задачи не на 100%.

Я тоже так делаю. Но план не запихиваю в список задач, а храню отдельно, откуда по мере продвижения достаю задачки в список. И очень хорошо видно, что проект расписан далеко не на 100% и по хоу постоянно приходится что-то доделывать и дописывать.

Alexey Smirnov писал(а):Словом, лично для меня большой победой стало смириться перед тем, что при любой системе будет не сделанное, недоделанное и забытое. Главное, чтобы это не касалось ключевых задач.

Если слова не золотые, то уж больших и красивых букв они точно достойны! :)
0 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 1 гость