Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Lomelind » Пн май 08, 2017 8:14 pm

Похоже, помогло.
Связка календаря с экселькой.

В гуглокалендаре завела отдельный календарь. В нём разрисовываю сколько каких помидоров в какой день у меня есть. Разбивкой заморачиваться не стала, рисую однотипные одним блоком, даже если по факту они будут вразбивку.

При этом важно:
помнить, что рисую я намерение а не обязательство и в любой момент могу перерисовать
что рисую я не прибитые ко времени помидоры, мне важно только чтоб сумма их в день влезла вместе со всем тем, что у меня уже зарезервировано в соответствующем календаре
очень важный нюанс, без него лыжи не едут - рисовать среднее а не максимальное количество помидоров. Для этого я отдельным цветом рисую "буфер", у меня он около 5 часов в сутки получается. Я очень удивилась, когда эту цифру увидела. Именно столько времени остаётся, если взять примерный лог что я делала и нарисовать. На практике - не остаётся, конечно же:) Иногда между помидорами есть промежутки, и вот в сумме оно как-то накапливается.

Потом я рисую себе эксельку впихуемости.
Одна колонка даты
соседняя - рисую сколько помидоров того-типа-который-под-срочные-задачи у меня на эту дату есть
тупо закрашиваю нужное количество клеточек по вертикали. Вставить ячейки со сдвигом вниз - могучее колдунство.
А в следующей колонке размещаю задачи, закрашивая нужное количество клеточек, и в первой пишу кратко что за задача, сколько помидоров в неё надо и когда дедлайн.

Получается очень наглядно и понятно, в еженедельный обзор добавила пункт про расписать впихуемость, ну и при изменениях вношу правки и в эксельку тоже.

Отдельный ценный бонус - такой подход страхует от идеи забирать помидоры от важных задач на срочные чтобы впихнуть ещё больше срочных. Потому что это разные помидоры, и такая перестановка требует достаточно много действий, чтоб прибежал рациональный человечек и задался вопросом, стоит ли вообще за это срочное дело браться.

И ещё до кучи - в процессе поняла, что отдельную категорию срочных дел мне лучше сразу не брать. Потому что в моём случае они жрут сил в разы больше, чем приносят пользы. Если смотреть только на пользу - то не очевидно, а когда вот так разрисовала, то смогла сравнить эти дела с другими, и понять, что за то же время можно иметь вдвое больше пользы.
3 x

Аватара пользователя
Serg Pushtorski
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Пт окт 07, 2016 12:33 pm
x 6
Контактная информация:

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Serg Pushtorski » Чт май 11, 2017 7:02 pm

Lomelind писал(а):@
Аватара пользователя
Serg Pushtorski
По ассоциациям вспомнила, что где-то у Макса была экселька впихуемости. Правда для команды и на спринт, но можно же допилить под себя.

Правильно ли я понимаю, что у вас невозможна ситуация "в пятницу руководитель всё распланировал, но во вторник прибежал заказчик и потребовал вот эту конкретную работу (которую с собой принёс) выполнить к четвергу"?


Такая ситуация возможна. Просто сразу видно впихивается или нет, и если нет - то от чего нужно отказываться. И начальство удобно убеждать, и себе понятно. :-)
0 x

Аватара пользователя
Serg Pushtorski
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Пт окт 07, 2016 12:33 pm
x 6
Контактная информация:

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Serg Pushtorski » Чт май 11, 2017 7:09 pm

@
Аватара пользователя
Lomelind
Точно в колонках даты, а не в строчках? Не могу пока представить по описанию таблицу. Можете картинками или ссылками показать?

Задачи сортируете по убыванию дедлайна?
В одной книжке по управлению проектами видел такой подход. Проекты сортировались по степени важности и сразу накопительно считалось необходимое на проекты время. В итоге четко получалось понять по бюджету времени где линия отсечения, ниже которой опускаться с текущими ресурсами не стоит.
1 x

Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Lomelind » Чт май 11, 2017 7:41 pm

Про картинку подумаю:) Просто собственно эксельку с личными данными выкладывать не хочу:)

Даты в одной колонке все:) Получается в строчках, да. Главное что между этими строчками есть пустые, чтоб было куда красить.

Задачи сортирую базово от самых срочных к менее срочным, но не механически а ручками. Так что большая но с дедлайном позже - может пойти в работу раньше, просто потому что мне так спокойнее будет. Но вообще с сортировкой не особо заморачиваюсь, мне главное оценить впихуемость а не в тетрис поиграть.
1 x

Аватара пользователя
Serg Pushtorski
Сообщения: 5
Зарегистрирован: Пт окт 07, 2016 12:33 pm
x 6
Контактная информация:

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Serg Pushtorski » Пт май 12, 2017 5:56 am

@
Аватара пользователя
Lomelind
, нет, личные данные не нужны. :-) Можно просто пустую таблицу и парочку "задача1", "задача 2". Если будет время и желание. :-)
1 x

Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Lomelind » Пт май 12, 2017 3:41 pm

Вот, сделала демо-копию эксельки.

Колонка с датами - понятно.

Колонка с помидорами - вот сколько ячеек на дату выделено, столько помидоров под срочные задачи у меня в этот день есть. Жёлтые и зелёные - ничем не отличаются, просто удобнее когда соседние дни разными цветами покрашены. Красные - помидоры, которых нет, их взять и использовать нельзя. Там же кратко отмечаю куда они делись - чтоб удобнее было редактировать если какое-то событие куда-то передвинется. По этой же причине они именно крашеные а не удалённые - перекрасить быстрее и удобнее, чем вставлять ячейки.

Колонка с квестами. Чёрным закрашены помидоры, которых нет, цветом - дела. Если что - это не список дел, список дел живёт в максдане.
Цвет дела не значит ничего, просто удобно когда они разные.
Подпись даты - мне удобно в качестве дедлайна писать последний день в который над делом ещё можно работать. Т.е. если дело до 12.05, то отправить результат нужно либо до полуночи с 12 на 13, либо днём 13.

Да, дела здесь впихнуты плотно, это так и задумано. Если практика покажет, что я не угадала - то уменьшу количество помидоров в день по умолчанию (на деле их может оказаться и больше, но закладываться на то, что будет больше - точно нельзя).

Ну и верхняя часть списка по мере необходимости вытирается - мне не нужны логи из прошлого:)
Вложения
демо впихуемости.xlsx
(9.83 КБ) 70 скачиваний
1 x

Женя С
Сообщения: 122
Зарегистрирован: Вт мар 29, 2016 7:49 pm
x 89

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Женя С » Пт май 12, 2017 3:47 pm

@
Аватара пользователя
Lomelind
, напомни ещё раз. Почему это не календарь?
0 x

Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Lomelind » Пт май 12, 2017 4:49 pm

Потому что мне так удобно:)) И потому что щёлкнуло у меня - на метафоре с банками, по которым раскладывать камешки, именно это я хотела отразить.

Попробуй реализовать в гуглокалендаре в пару кликов операцию "впихнуть мега-срочное дело с самого верха колонки с квестами".
В эксельке для этого достаточно вставить нужное количество ячеек в колонку с квестами, раскрасить их, а дальше пролистать вниз и немного подправить стыковку с занятыми пространствами, ну и убедиться что никто не выполз за свой дедлайн.
А в гуглокалендаре пришлось бы ручками перетаскивать каждое дело, проверяя что в этот день есть такое количество помидоров... брррр!
да ещё и отвлекаться на всю прочую информацию, которая у меня в календаре обитает.

Календарь у меня - инструмент для планирования и отслеживания пространственно-временных координат, ну ещё свойства времени вроде фаз луны или общегородских выходных. Ну ок, сейчас там ещё живёт отдельный календарь для прикидок сколько каких помидоров в какой день у меня есть. Пихать туда ещё какую-то информацию мне уже неудобно:)
0 x

Женя С
Сообщения: 122
Зарегистрирован: Вт мар 29, 2016 7:49 pm
x 89

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Женя С » Пт май 12, 2017 7:36 pm

Думаю, можно выделить несколько дел и передвинуть их, если только в этом проблема. Просто на скриншоте явно календарь ))
0 x

Lomelind
Сообщения: 876
Зарегистрирован: Ср июл 01, 2015 2:11 pm
x 832

Re: Контроль за впихиванием обязательств "сделать к сроку"

Сообщение Lomelind » Пт май 12, 2017 8:16 pm

Хоть горшком назови, только в печку не сажай:))))))

у меня так и не получилось передвигать адекватно, особенно если нужно не на целое количество дней а скажем на два помидора.
Тогда какое-то дело разорвётся (и не обязательно на соседние дни даже, скажем могут быть два помидора этого дела, потом день с красными помидорами, потом оставшиеся два), какое-то сдвинется ниже в своём дне (если есть куда), какое-то уползёт в следующие свободные слоты.
Грести всё это ручками когда есть удобная экселька - зачем?!
0 x


Вернуться в «Как доводить дела до конца?»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 2 гостя