GTD в Evernote, работа с клиентами

[Nikolay Tsarev]

Здравствуйте!

По методике GTD настраиваю впервые для работы Evernote. Не могу разобраться с одним вопросом - метка "Работа с клиентами"(Рабочие проекты) в Проектах.
Я продаван и мои задачи сводятся к:
1. Поиску и налаживанию отношений с новыми заказчиками
2. Обработка запросов от действующих заказчиков, поддержание и развитие действующей базы
Как Вы считаете, в метку "Работа с клиентами" достаточно внести подраздел "Заказчики" где я просто по-именно клиентов перечислю и будет видно сколько задач по каждому заказчику стоит? Или стоит добавить раздел с метками, обозначающими статус текущей работы с клиентом. Например, "Обработка входящей заявки" для действующих заказчиков, "Поиск ЛПР", "Планирование встречи" для перспективных клиентов.
Пр первом варианте я родительскую метку "Работа с клиентами" переименую просто в "Мои Клиенты" например.
Не хотелось бы перегружать метками систему. Может кто для работы с клиентами настраивал систему и подскажет как лучше сделать.

Заранее благодарен!

[Максим Дорофеев]

Что-то мне подсказывает, что это плохо закончится...

Я бы для отслеживания статуса по лидам взял бы хоть Trello, а задачи вел бы в простом обычном списке задач типа как http://www.micromiles.co/maxdone/ru/

[Максим Дорофеев]

А то нет ни одного клиента, ни одной задачи, а уже сложно и 3 уровня иерархии...

[Nikolay Tsarev]

А то нет ни одного клиента, ни одной задачи, а уже сложно и 3 уровня иерархии...

А если вот так:

Я бы для отслеживания статуса по лидам взял бы хоть Trello, а задачи вел бы в простом обычном списке задач типа как http://www.micromiles.co/maxdone/ru/

Не встречался с этими софтинами - изучу. Взял Evernote как самый популярный.

[Максим Дорофеев]

А если вот так:

Возможно, я поторопился. Может, и не так все плохо...

Единственное, с Evernote есть беда - нельзя будет создать повторяющиеся задачи (типа каждый понедельник "прозвонить всех из списка Х"), а они часто нужны.

Дни недели делать тегами - очень не удобно, да и не нужно. Я бы сделал тег "Сегодня", "Неделя" и "Потом", как это сделано в MaxDone. Или "Критично сейчас", "Возможно сейчас", "Пока за горизонтом".

Списки "Ожидание", "Позже", "Когда-нибудь" - вообще без лишней необходимости лучше не создавать. Начинать лучше с самого простого и потом по мере надобности добавлять элементы.

Мне кажется, что три тега: "Критично сейчас", "Возможно сейчас", "Пока за горизонтом" и теги по клиентам и для начала этого будет достаточно.

Важно только не забывать регулярно просматривать эти списки. Раз в час смотреть "Критично сейчас", минимум раз в день смотреть "Возможно сейчас" и минимум раз в неделю - "Пока за горизонтом".

А дальше наблюдать за собой и смотреть чего не хватает.

[Nikolay Tsarev]

Дни недели делать тегами - очень не удобно, да и не нужно. Я бы сделал тег "Сегодня", "Неделя" и "Потом", как это сделано в MaxDone. Или "Критично сейчас", "Возможно сейчас", "Пока за горизонтом".

Частая ситуация в моей работе: выставил КП --> создал задачу контроля рассмотрения КП клиентом на следующий день. В таком случае новая задача попадет в "неделя", хотя я рамки обозначаю одним днем.
Или ставлю задачу коллеге и даю на выполнение 2 дня --> новая задача по контролю выполнения на соответствующий день.

Списки "Ожидание", "Позже", "Когда-нибудь" - вообще без лишней необходимости лучше не создавать.

Планировал использовать метку "В ожидании/Контроль" для отслеживания выполнения делегированных задач коллегам. Стоит как-то иначе реализовать по-Вашему?

В метку "Когда-нибудь" хотел записывать идеи на будущее.

И еще один момент. Хочу в Evernote перенести телефонный и адресный справочник. Для заметок, содержащих данную информацию стоит создать отдельный блокнот? Например, "Справочник".

И в конце самое непонятное. Все говорят о необходимости метки "завершенные проекты". Допустим я веду сделку. Финальная заметка будет например "контроль оплаты" или "контроль отгрузки", после чего сделка считается закрытой. Далее я перехожу на новый виток отношений с клиентом - новая заявка и весь цикл по кругу. Для этого в принципе можно создать новую заявку, отправив финальную по предыдущему проекту в "завершенные", либо просто переделать ее под новый виток работы.
Что же все-таки должно попадать в "завершенные", если эта метка вообще нужна?..

Текущий вид Evernote

[Максим Дорофеев]

Частая ситуация в моей работе: выставил КП --> создал задачу контроля рассмотрения КП клиентом на следующий день. В таком случае новая задача попадет в "неделя", хотя я рамки обозначаю одним днем.

Если таких задач не адово много, то и ладно

Или ставлю задачу коллеге и даю на выполнение 2 дня --> новая задача по контролю выполнения на соответствующий день.

Тонкий момент Тут можно нарываться на выпрямление сроков, это когда задача выполняется либо вовремя либо позже и никогда раньше. Если на выполнение дано 2 дня, может, и на следующий день не грех прокакделировать человека?

Планировал использовать метку "В ожидании/Контроль" для отслеживания выполнения делегированных задач коллегам. Стоит как-то иначе реализовать по-Вашему?

Пробовать надо.
Можно для каждой отдельной задачи сделать "Напомнить Васе про договор", "Напомнить Пете про документ".

Я сейчас себе делаю одну задачу, которая повторяется 2 раза в неделю. Называется: "пропинать всех, то мне должен" и в описании задаче список должников с УРЛами писем, на которые надо ответить, чтобы пнуть.

В метку "Когда-нибудь" хотел записывать идеи на будущее.

Обязательно нужен однозначный триггер на обзор этого "Когда-нибудь". Например, повторяющаяся задача "Посвятить 20 минут вызреванию "когда-нибудя". А то оно все быстро превратиться в прокрастинационный могильничек.

И еще один момент. Хочу в Evernote перенести телефонный и адресный справочник. Для заметок, содержащих данную информацию стоит создать отдельный блокнот? Например, "Справочник".

Хрен знает. Надо пробовать.

И в конце самое непонятное. Все говорят о необходимости метки "завершенные проекты".

Самое главное. Универсального рецепта нет. Люди довольно сильно отличаются друг от друга по характеру, темпераменту, способу воспринимать информацию. В чем-то люди одинаковые, конечно, но в чем-то очень разные. И изменчивые. Систему нужно затачивать под себя.

Текущий вид Evernote

Мне кажется, что тут хочется сделать с первого раза удобно и хорошо. Скорее всего так не получится и надо будет раз пять все с нуля перетряхнуть.

Чтобы итераций было меньше, я бы порекомендовал все же для задач использовать список задач. Инструмент типа MaxDone, ToDoist, doit.im или что-то в этом духе. Проекты и информацию можно вести и в Evernote. Не в инструментах счастье

[Nikolay Tsarev]

Самое главное. Универсального рецепта нет. Люди довольно сильно отличаются друг от друга по характеру, темпераменту, способу воспринимать информацию. В чем-то люди одинаковые, конечно, но в чем-то очень разные. И изменчивые. Систему нужно затачивать под себя.

С этим не могу не согласиться.
cartmendum, а можно у Вас поинтересоваться используете ли Вы какую "метку" или "папку" для своих завершенных проектов/задач? К примеру, вот был у Вас проект "создание книги по личной эффективности", которая содержит несколько последовательных этапов.
Создали себе, к примеру, задачу "1. Сбор информации для книги", выполнили ее.
После этого задача трансформируется в "2. ........", или просто это идет как log-file в духе:
"
2. Обработка собранной информации для Книги
---------------------------------------------------------------------
1. Сбор информации для Книги - выполнено 01.01.2017"

То есть сохраняется пошагово история написания Книги. И в конце появляется заметка:

"55. Книга завершена - выполнено 05.05.17" - и весь лог-файл отправляется в "завершенные".
Или в завершенные попадает просто заметка "Книга написана 05.05.17. Я - чемпион!"?)

Я извиняюсь, если путано пытаюсь донести свою мысль)) Если на него ответить все же сложно, буду признателен, если подскажете какую литературу изучить для решения данного вопроса.

Хрен знает. Надо пробовать.

Это точно))) Буду пробовать.

Чтобы итераций было меньше, я бы порекомендовал все же для задач использовать список задач. Инструмент типа MaxDone, ToDoist, doit.im или что-то в этом духе. Проекты и информацию можно вести и в Evernote.

Попробую поискать на форуме примеры реализации такой схемы. Спасибо!

[Nikolay Tsarev]

Чтобы итераций было меньше, я бы порекомендовал все же для задач использовать список задач. Инструмент типа MaxDone, ToDoist, doit.im или что-то в этом духе. Проекты и информацию можно вести и в Evernote. Не в инструментах счастье

Здравствуйте, Максим!
Сейчас занимаюсь изучением Вашей книги - очень нравится подача и содержание. Спасибо Вам за труд!
Последние дни я размышлял на тему разнесения проектов и задач в разные места. Почему-то никак не укладывалось у меня это в голове
В общем, ехал я сейчас в трамвае, читал книгу, дошел до момента, где вы говорите о необходимости иногда давать мозгу отдых для усвоения полученной информации. И неожиданно, как мне показалось, "допер" до смысла Ваших слов Вот хочу это проверить))
Правильно ли я понимаю, если проект состоит как алгоритм из четких и понятных действий, не требующих сбора каких-то справочных данных и доп.материалов, к которым необходимо постоянно обращаться, то согласно Вашей методике, мы просто выделяем первое действие по порядку и начинаем выполнение, тем самым не загружая обезьянку. То есть выполнили первую задачу поставили галочку внесли следующую задачу и так далее до завершения проекта.
И только если проект сложный и его выполнение подразумевает сбор и обработку массива данных, которые надо сохранить и постоянно иметь под рукой, то здесь включается в дело например Evernote, куда мы заливаем всю справочную инфу.
Верным ли путем пошла моя мысль или ошибочным

[Максим Дорофеев]

Сейчас занимаюсь изучением Вашей книги - очень нравится подача и содержание. Спасибо Вам за труд!

Очень рад, что понравилось!

Правильно ли я понимаю, если проект состоит как алгоритм из четких и понятных действий, не требующих сбора каких-то справочных данных и доп.материалов, к которым необходимо постоянно обращаться, то согласно Вашей методике, мы просто выделяем первое действие по порядку и начинаем выполнение, тем самым не загружая обезьянку.

Ну почти... Как раз обезьянку-то мы и загружаем - она же любит простое и понятное.
И тут главное, что мы чередуем фазы "думать" и "делать". Сначала думаем, что можно сделать. Напрягаем мозг. Потом мозг выключаем на отдых и делаем. Потом опять думаем...
Это не то, чтобы уж совсем моя методика... Про это много кто так говорит, что хорошо бы мозгу давать отдыхать и чередовать фазы "думать"/"делать".

И только если проект сложный и его выполнение подразумевает сбор и обработку массива данных, которые надо сохранить и постоянно иметь под рукой, то здесь включается в дело например Evernote, куда мы заливаем всю справочную инфу.
Верным ли путем пошла моя мысль или ошибочным

Да-да. Для сложных проектов нам надо где-то хранить всякие планы, мысли, идеи и все такое. Но это не задачи, а справочная информация, которую мы используем, чтобы подумать над дальнейшими действиями. Потом подумаем, поймем, что делать и добавим в список задач обезьянке.

Как-то так.