Суть/Предыстория: Давно заметил: если держать открытыми рабочие месседжеры - эффективность срезается на 20-60%(в зависимости от активности написания).
Особенно это прочувствовал недавно, когда выполнял роль менеджера в проекте: переговоров и распоряжений было не столь много, но они были "раскиданы по дню". Итог: продвижение по свои задачам парализовалось в пользу менеджмента.
Ранее я старался дать всем ответы раз в несколько часов. Но всё-равно часто переговоры затягивались, время не контролировалось. Итог: эффективность дня снижается.
Проблема: Как снизить число переговоров с клиентами, либо сделать их "блочными"(т.е. обсудить вопросы со всеми в конкретный период времени)?
Что собираюсь применить(и часть что уже применяю):
1. Прошу клиентов оставлять задачи в Trello: создал там доску и в ней примеры задач+справочная информация.
Проблема: Сложно менеджить задачи, которые надо выполнить сейчас, и которое можно выполнить потом. У клиентов падает доверие к этому методу общения, и они пишут напрямую. Как это можно решить?
2. Выделить блок переговоров утром/вечером и вести запись "как на приём к врачу". Это поможет собрать все переговоры в кучу. Предполагаю, клиенты будут заранее готовиться к переговорам.
3. Переводить клиентов на аудио-общение для "общих проблем"/отчётов. Порой переписка может длительно затягиваться. Ряд общих вопросов можно решить в аудио, а итоги и согласование в переписке подвести. Более того, голосом легче "продавать". Проблема: Дисциплина. Переписка хоть малоэффективна порой, но всяко удобна в психологическом плане. Надо себя создать условия, чтобы переводить всё в аудио-общение.
4. Тревожная кнопка. Создал небольшую форму, которую клиент может заполнить в случае "экстренной необходимости" и мне придут данные на 3 непубличных контакта. Это на случай если "случится что-то срочное". Ранее практиковал такое с номером телефона - хорошо зашло(но расширяю практику, т.к. ряд клиентов с иных стран). Для output-общение(надо некоторые отчёты слать) сделал отправку сообщений в Telegram через веб-страниц: отправить можно, а читать нельзя.
5. Собирать заранее все данные об проекте. Это поможет избежать лишних "входов" в месседжер, что влечёт потребность в ответах и чтении вопросов/проблема(а это порой застревает в мозгу на несколько часов).
Недавно даже был опыт, как это упрощает работу: до моего менеджмента клиент самостоятельно общался со специалистом с минимум предварительных данных. По итогу меня/его исполнитель отвлекал каждых 30 минут очередным вопросом, по итогу не справился с задачей в срок и "убежал". Далее на работу с командой назначили меня: сделал ТЗ по Дорофееву, заранее выслал все данные/доступы что могут пригодиться - по итогу всё было сделано без доп.отвлечений и "блоково".
Есть ещё ряд инструментов, но они тесно связаны с другими не совсем по тематике - поэтому, пока их упоминать не буду.
Вопрос:
1. Как вы решаете подобные проблемы?
2. Есть ли у кого опыт общения вне месседжеров с клиентами и перевод их на это? Например, в книгах Максима упоминался OutLook. Месседжеры действительно больше мешают, чем упрощают.
Как вы отделяете переговоры от основной работы?
Re: Как вы отделяете переговоры от основной работы?
Не совсем понятно, чем Вы в итоге занимаетесь:) Специалист-руководитель проекта-продавец и все в одном? Если расскажете подробнее возможно будет больше вариантов. Пока могу поделиться опытом «сопровождения»:
1) Используем для всех клиентов 1 мессенджер, у нас это skype, в основном потому что в нем можно общаться не показывая никому свой мобильный. Профит: меньше РАЗНЫХ штук, которые могут отвлечь.
2) помогает создать групповой чат для всех сотрудников клиента (если это сопровождение). Профит с этого: сразу видно у одного пользователя проблема или у всех. Сейчас у двух клиентов у меня по два чатика, один из которых общий для всех, второй для проработки новых возможностей, куда включены только избранные ключевые пользователи со стороны клиента
3) на мессенджере выключены уведомления, кружопели, звуки и все такое. Проверка новых входящих в мессенджере +- раз в час (закончили помидорку - проверили).
4) в последнее время стала показывать некоторые вещи даже не в аудио, а в видео формате в режиме записи с экрана+голос. Клиенты потихоньку подхватывают сообщения об ошибках в режиме видео (гораздо проще воспроизвести, чем голосом или по сообщениям). Опять же имея опцию скинуть видео-инструкцию в общий чатик гораздо легче решаются оперативные вопросы со всеми пользователями разом.
Насчет доступов клиентам в свои системы для регистрации заявок: пробовали, но мало кому заходит:) зависит больше от клиента, чаще всего выходило что писали заявку в систему, а потом еще дублировали ее в почту или мессенджер или еще звонили, в общем вызывает больше путаницы чем пользы.
1) Используем для всех клиентов 1 мессенджер, у нас это skype, в основном потому что в нем можно общаться не показывая никому свой мобильный. Профит: меньше РАЗНЫХ штук, которые могут отвлечь.
2) помогает создать групповой чат для всех сотрудников клиента (если это сопровождение). Профит с этого: сразу видно у одного пользователя проблема или у всех. Сейчас у двух клиентов у меня по два чатика, один из которых общий для всех, второй для проработки новых возможностей, куда включены только избранные ключевые пользователи со стороны клиента
3) на мессенджере выключены уведомления, кружопели, звуки и все такое. Проверка новых входящих в мессенджере +- раз в час (закончили помидорку - проверили).
4) в последнее время стала показывать некоторые вещи даже не в аудио, а в видео формате в режиме записи с экрана+голос. Клиенты потихоньку подхватывают сообщения об ошибках в режиме видео (гораздо проще воспроизвести, чем голосом или по сообщениям). Опять же имея опцию скинуть видео-инструкцию в общий чатик гораздо легче решаются оперативные вопросы со всеми пользователями разом.
Насчет доступов клиентам в свои системы для регистрации заявок: пробовали, но мало кому заходит:) зависит больше от клиента, чаще всего выходило что писали заявку в систему, а потом еще дублировали ее в почту или мессенджер или еще звонили, в общем вызывает больше путаницы чем пользы.