Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Ответить
Аватара пользователя
Sam
Сообщения: 36
Зарегистрирован: Вт июн 23, 2020 10:15 pm

Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Sam »

Отталкиваюсь от: https://i.imgur.com/xmncYZm.png

1. Идея - это просто ряд задач, которые необязательно делать? А как это "необязательно" определять? Отсутствием внешнего давления? Но по множеству полезных задач отсутствует давление - вести учёт расхода, посетить бабулю, пройти марафон "Джедайские техники".

2. А если у нас несколько связанных задач, но которые необходимы сделать и они понятны: это проект или задача, но "большая"?
Допустим, мы взяли банковскую ячейку. У нас появился пулл задач:
1. Посмотреть срок окончания аренды в документах из рюкзака.
2. Свериться с календарем, чтобы конец срока не попадал на выходные.
3. Записать в 2 хранилища напоминания срок окончания.
4. Сохранить документы.
5. Зайти в интернет-банкинг нового банка, для проверки подтягивается ли информация о услуге туда для облегчения отслеживания.
3. Как будет называться проект, который объединяет другие проекты? Суперпроект? Как с ним работать?
Допустим, мы решили попробовать инвестировать в криптовалюту. Сразу понимаем, что нам необходимо:
1) Разобраться в типах криптовалюты; 2) Разобраться типах кошельков; 3) Зарегистрироваться на бирже; 4) Скачать "толстый" кошелек и т.д. - это план.

Фактически это всё проект, ибо: а) Надо делать; б) Не понятно как делать(надо формировать первую задачу). Что тогда "Инвестирование: Криптовалюты", суперпроект?

Аватара пользователя
Bostich
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Bostich »

Привет!

1. Идея - это просто ряд задач, которые необязательно делать?
Идея может стать как задачей так и проектом.

А как это "необязательно" определять? Отсутствием внешнего давления?
Ну тут уже можно включать канбан, т.е. использовать не толкающую систему, а вытягивающую.

Но по множеству полезных задач отсутствует давление - вести учёт расхода, посетить бабулю, пройти марафон "Джедайские техники".
Тут все в кучу навалено. Вести учет расхода это не задача. Это скорее цель.
Чтобы ее достичь, нужно определить задачи которые приведут к цели:
-Найти сервис в котором вести учет
-Привить себе привычку заносить все расходы
-Поставить напоминалку в конце дня перебирать все расходы за день
и т.д.

Давления задач и не должно быть, должна быть потребность заполнить пустоту, когда все текущие задачи выполнены.

Как с идеями организованно у меня:
Есть специальное место где я записываю все идеи (конкретно у меня это отдельный проект в Asana)
Там у меня специальная иерархия для идей:
  • Идеи на реализацию - это первые кандидаты стать задачами или проектами
  • Идеи которые только прилетели - это сортировочная
  • Идеи на проработку - годные идеи, но перед переносом их в список на реализацию надо их лучше проработать.
  • Идеи которые пока не взлетают - от которых пока жалко отказываться, их нужно уточнить, переформулировать или переработать.
  • Идейный подвал - идеи сомнительной нужности, кандидаты на удаление.
Как это работает: как только прилетает идея, она заносится в раздел Идеи которые только что прилетели. Туда я записываю коряво, но достаточно подробно чтобы потом вообще вспомнить что я имел ввиду.

Потом вечерком я переписываю идеи из сортировочной в более человеческий вид и определяю ее подходящий раздел. Если идея огонь, то она сразу становится в очередь на реализацию и так далее по списку.

Раз в неделю (можно чаще или реже, по необходимости) я перетряхиваю списки по приоритету. Какие-то идеи поднимаются выше, какие-то откладываются до лучших времен.

Теперь про вытягивающую систему:
У меня есть пул направлений в которых я работаю.
В каждом направлении у меня не более двух проектов за раз (могу себе позволить по 4-6 проектов одновременно, т.к. выполняют их мои сотрудники, а не я в одно лицо).

Когда все проекты по направлению завершены, мне не нужно гадать что делать дальше. У меня уже есть готовый список идей, которые ждут запуска. Я перехожу в раздел идеи, беру самую верхнюю и начинаю нарезать ее на задачи под проект.

Еще у меня есть отдельный список проекты. Это когда идеи настолько хочется реализовать, что я уже начинаю нарезать задачи, но WIP(Work in progress)-лимит не позволяет за них браться.

Я не в ИТ работаю, то у меня тоже есть своеобразный бэклог.

При такой организации не идет кругом голова от витающих в воздухе идей.
И всегда понятно за что хвататься ))

Аватара пользователя
Bostich
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Bostich »

2. А если у нас несколько связанных задач, но которые необходимы сделать и они понятны: это проект или задача, но "большая"?
Я для себя так определил:

Если связанные задачи можно легко щелкать подряд и в короткий промежуток времени, и их штуки 3, 5 максимум, то я не пложу проекты, это просто задача с подзадачами.

Если таких связанных задач больше 5 и тем более если выполнение каждой задачи требует значительного времени, то это уже проект.

Аватара пользователя
Bostich
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Bostich »

3. Как будет называться проект, который объединяет другие проекты? Суперпроект? Как с ним работать?
Дробить его до максимально удобного для реализации уровня.
В чем проблема? Пусть будет и суперпроект.
Если так не комфортно, можно разбить на несколько проектов.
Назвать их "инвестировать в криптовалюту 1 этап", 2 этап и т.д.
Тем более такая тема как инвестирование это процесс непрерывный и бесконечный.

Возможно стоит переформулировать цели и планы.
"попробовать инвестировать в криптовалюту"
ИМХО так себе цель
Наверное лучше как-то так: Цели заработать но инвестировании в крипту столько-то руб. до такого-то срока.
Для этого нужно:
1.Изучить азы инвестирования в крипту, разобраться с биржами и кошельками.
2. определить целевые значения доходности (если для крипты это вообще применимо) и подумать какие шаги надо предпринять для обеспечения такой доходности.
3. Определить какие суммы надо инвестировать с какими рисками и доходностью в какие валюты, чтобы достичь цели.
4. Оценить реалистичной такой доходности, если надо пересмотреть цель.
как-то так
Каждый этот пункт может и должен быть проектом, разложенным на задачи ))

Аватара пользователя
Sam
Сообщения: 36
Зарегистрирован: Вт июн 23, 2020 10:15 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Sam »

Bostich, скопировал Вашу систему сортировки идей. Хоть и не хочется держать несколько хранилищ, но это лучшее чем "близкие к реализации" хранить с "непроработанными", "неважными" - теряется доверие к такому списку.

Вопрос к Вам: Вы говорите, что поочередно проекты реализовываете. У меня с этим большая проблема: хватаюсь часто за несколько подряд, еле-еле их вытягиваю с большим стрессом, а некоторые забрасываю. Пытался говорить с собой, вводить ограничения - не сработало.

1) У Вас была такая проблема или Вы из "коробки" такой последовательный в этом плане?
2) Если была: Как с ней боролись, какие методики применяли?

Аватара пользователя
Bostich
Сообщения: 33
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Bostich »

1) Конечно была проблема. Хотелось делать всё и сразу. И руководству хотелось чтобы все их хотелки делись все и сразу.
И я брал на себя обязательства и все сроки срывались.
Все проекты делались в 2-3 раза дольше запланированного.
А руководство высказывало недовольство, почему 8 проектов и 100500 поставленных задач выполняются недостаточно быстро.
Так же и с личными делами.

2) Если коротко по методикам, то применяю Джедайские техники Максима и Канбан ))

Методики можно условно разделить на:
1. Через понимание как работает мозг в принципе, понять как работает конкретно мой мозг, какие у меня особенности, ритмы. И научится учитывать эти особенности при планировании.
2. Найти методологию для организации планирования, как я говорил для меня это Канбан.

Было понятно, что есть проблема и что надо что-то делать.

У меня осознание шло примерно в такой последовательности:
1. Надо куда-то записывать все текущие задачи.
Пошел смотреть всякие To-Do сервисы.

2. Надо понимать на какой стадии эти задачи сейчас.
Понял что ToDo для этого не очень подходит.

3. Надо как-то охватить все имеющиеся задачи и их стадии, значит надо визуализировать.
Пошел смотреть всякие Канбан доски вроде Trello. В итоге остановился на Asana. И попутно углубился в изучение Канбана

4. Оказывается некоторые задачи это проекты, а тогда куда складывать проекты?
Придумал систему отдельного хранения идей и проектов.

5. Бывают такие задачи, что даже если разбить их на минимальные компоненты все равно мыслеемкие. Сначала придумал систему маркировки трудоемкости задач (элементарные S, M, L, XL) но потом отказался, т.к. их точное определение забирает слишком много мыслетоплива )), сейчас просто отбираю задачи на глаз. Когда простецкие беру на день 5-7 задач, когда понимаю, что тут придется поломать голову, беру одну на день.

и т.д.

То, как у меня организованно все сейчас, выстрадано за год-полтора и процесс еще продолжается.

На счет:
Пытался говорить с собой, вводить ограничения - не сработало.
Значит надо что-то менять. Дать мозгу удобную для него систему, а не ломать себя навязывая каике-то новые привычки.
Надо сделать так, чтобы мозгу было проще выполнять задачи и проекты последовательно.
Очевидно, что сейчас он считает иначе.
Но когда поймет как легко щелкаются последовательно выполняемые задачи, то втянется ))

Если есть проблема баланса рабочих и личных целей, то канбан и тут умеет:
Выделять лимит задач не только в шутках, но и в типах задач.
Понятно что рабочий поток бесконечен и может забирать все время и мыслетопливо.

Например планирование "на сегодня":
1. Личный рост, развитие (1 задача в день)
2. Семейные и домашние дела (1 задача в день)
3. Рабочие дела (до 7ми задач в день)

Первые два пункта в приоритете.
Там лимиты всего по одной задаче в день, но зато гарантированные.
И когда я выписал все домашние дела, их оказалось пунктов 15, они копились и занимали место в голове и заставляли меня стрессовать. А после того как я их выписал и распланировал, то разделался с ними за две недели.
____________________________

В итоге лимиты помогают выстраивать приоритеты.

Приходит начальство с новой гениальной задачей (которая как обычно на самом деле проект недели на 2-4). Я открываю свои доски и говорю, ок, выбираете что мы сейчас отложим в сторону, чтобы заняться новым проектом, потому что иначе мы ничего в срок не успеем. Обычно все вопросы снимаются и новая задача становится в очередь.

Так же с личными задачами. Подмывает чем-то заняться, открыл свой список и решаю, что приоритетнее.

В принципе нет ничего ужасного в том, чтобы отложить один и проект и заняться другим, если ситуация того требует. Хуже пытаться делать их одновременно.

А если есть какие-то задачи которые никак не даются и постоянно откладываются. То в Джедайских техниках дается ответ и на такое: такие задачи нужно проанализировать, переформулировать и/или разбить на несколько задач попроще и помельче.

Аватара пользователя
Sam
Сообщения: 36
Зарегистрирован: Вт июн 23, 2020 10:15 pm

Re: Помогите разобраться с определениями проектов/задач/идей

Сообщение Sam »

Bostich, да, поступил как Вы советовали и добавил немного "от себя":
1. Сделал карту проектов в Mindmeister, описал для каждого проекта/супер-проекта "чтобы что".
2. Узнал среднюю сколько "чисто" отрабатываю часов в день. Благо трекаю в TimeDoctor всё. Подвёл годовой отчёт: узнал в среднем сколько "фактически" отрабатываю, и самые продуктивные дни. P.S. Плюс Дорофееву и Терешину: мозг действительно нас обманывает. Оказалось в периоды, когда мне казалось что я очень много работаю - недалеко отошёл от нормы, а то и меньше - тревожность, давление
3. Установил лимиты на выполнение&ежедневный график для выбранных проектов Пока только по времени - чтобы вошло в привычку. Боюсь прокрастинации и выставления слабых задач наперед.

О Канбан читал, но видимо поверхностно - много чего не понял. Ещё изучу подробнее. Пока использую методы Дорофеева.

Ответить