Форум продуктивных

Ситуация рядовая: за годы практики накопилось много клиентов. Часто у них возникает потребность сделать "мелкие" задачи, причём сегодня-завтра.

Проблема: 1. Мелкие задачи отвлекают от выполнения больших, а те более выгодные по своей природе - меньше трат на коммуникацию, согласования и т.д.
2. Совсем не делать их не получится: эти задачи важны для бизнеса клиента, и эти же клиенты дают большие задачи. Отказ выполнения мотивирует искать другого исполнителя.
3. Коммуникация по мелким задачам - невыгодна. Самые продуктивные дни у меня когда 2-3 раза/день захожу в месседжер, чтобы дать ответы. А когда приходится разбираться с кучей мелочи - ничего и не успеваю.


Что я пробовал?

1. Уделять малым задачам 1 час/день. Почему не получилось:
1) Часто приходят правки, либо есть вопросы, которые клиент уточняет в течении дня. Приходится отвлекаться на эти диалоги.
2) Остаётся проблема обсуждения малых задач на протяжении дня.


2. Уделять малым задачам 1 полноценный день в неделю. Если у клиентов много малых задач, которые в сумме на $n - выделяю под D число дней. Почему не получилось:
1) Некоторые клиенты не готовы так долго ждать, просят поскорее. А задач на нужное число $, у них нет чтобы под них выделить конкретные дни.
2) Появилась проблема планирования времени: надо посчитать сколько примерно займет задача, проверить сколько уже накопилось на 1 день недели, и посмотреть "вместится" ли текущая.


Собственно, какие экономические меры/стратегию менеджмента времени можно принять для решения данной проблемы?

Если я правильно понял ситуацию, то у вас есть какие-то новые проекты, за которые вам платят деньги, и также есть работа по поддержке и небольшой доработке старых проектов. В такой ситуации я бы действовал следующим образом:

1. Завести файл с упорядоченным списком мелких задач.
2. Сделать ежедневную задачу для обработки мелких задач («Просмотреть за 25 минут список мелких задач»). Тратить свежую голову на поддержку выглядит расточительством. Поэтому я бы целый день на неё не выделял.
3. Читать мессенджеры с сообщениями от клиентов не по приходу уведомления, а с какой-то регулярной частотой. Не переключайте внимание на мелкие задачи до отведённого им времени. Если всё-таки увидели очередную просьбу – занесите её в список мелких задач, и пусть ждёт своего часа.
4. Предупредить клиентов, что задачи по поддержке делаются в какой-то конкретный промежуток времени в конце дня. Также напишите, что если что-то сверхсрочное, то пусть звонят на мобильный. В моём случае это отсекло 95% «срочных» задач.
5. Вы писали, что для мелких задач в течение дня идут какие-то правки и уточнения. Не понятно, почему это должно быть вашей проблемой. Пусть клиенты отвечают на вопросы, когда вам удобно. Если не могут, то может быть и задача не такая уж срочная и может подождать вечера следующего дня?

Помимо этого я бы подумал про ситуацию в общем. Возможно, что чем больше вы делаете крупных проектов, тем больше вам приходится заниматься поддержкой. Это плохая ситуация, которая может привести к тому, что вы будете заниматься только поддержкой, а не новыми проектами.

Может быть стоит попробовать следующее:

1. Посчитать в течение пары недель, сколько времени вы тратите на новые проекты и на поддержку старых. Устраивает ли вас текущее соотношение? Не стали ли вы дорогим сотрудником поддержки?
2. Может быть стоит нанять кого-нибудь в помощь? Дело это непростое, сначала точно станет хуже. Но один человек не может переделать всю работу в мире.
3. Другой вариант состоит в уменьшении нагрузки, например: отказ от работы с неудобными клиентами, подъем тарифов, введение платной поддержки после какого-то количества бесплатных часов в год.

В такой ситуации я бы действовал следующим образом:

1. [+] Для ведения таких задач уже есть список. Но вот да, навесить тэг #smallTasks может помочь.
2. [?] Да, этот подход пробовал. Все же уточнения по задачам, и неспособность определить срок задачи - его убивают/
3. [+] Общаюсь асинхронно, все уведомления выключены, во время работы над задачами месседжеры заблокированы Freedom'ом.
4. [+] Да, у меня тут продвинутый вариантик(разные страны с пользователями). У них есть кнопка ASAP-вызова, и мне идёт уведомление на e-mail/PUSH/СМС/Звонок на телефон роботом.

5. [?] Проблема - переключение контекста. Вход в контекст задачи ворует ~15 минут времени. Если 30 минутную задачу делать в 2 подхода - это по факту будет 60 минут, больше подходов - дольше. Но выставлять клиенту большой счёт за маленькую задачу - вызовет негатив, даже если пояснить ситуацию. Здесь ищу способ снизить число итераций на задачу.

Может быть стоит попробовать следующее:

1. [?] Если перестать делать малые задачи => Мотивация клиента поиска нового исполнителя по малым задачам => Новому исполнителю достаются и большие задачи от тех же клиентов, я их теряю.
2. [+] В процессе. Но очень сложно на именно малые задачи искать.
3. [+] Да, малые задачи стоят дороже на 30-50% - это ввёл.


P.S. Чтобы частично решать проблему переговоров: ввёл использования сервиса записи на переговоры + аппаратуру себе прикупил. Пока на старте немного помогает.

В такой ситуации я бы действовал следующим образом:

1. Я бы всё-таки подобные мелкие задачи из списка дел убрал, чтобы они глаза не мозолили. Спокойнее будет.
2. У вас не получится на каком-нибудь примере описать, как конкретно происходит ваша работа с мелкой задачей? Желательно с разбивкой по дням и времени. Вроде уведомления выключены, и не понятно, что вас заставляет переключаться на мелкие задачи.
3. [+]
4. [+]
5. Из того, что мне помогает, может быть стоит попробовать сделать чек-лист для выполнения мелких задач. Создаёте где-нибудь файл в котором описано, что стоит не забыть, при работе с ними. Погружение в задачу при этом становится более комфортным. Вместе с этим надо будет собрать статистику по причинам большого числа подходов к задаче – может быть какие-то из них можно было бы решить стандартным списком вопросов заказчику.

Может быть стоит попробовать следующее:

1. Я бы всё-таки посчитал. Понятно, что поддержка старых проектов является каналом привлечения новых заказов. Но не слишком ли он дорогой? Может быть целесообразно поддерживать только какую-то группу клиентов, для которой высока вероятность прихода нового заказа?
2. [+]
3. Я писал про увеличение цен в том числе и на новые проекты, не только про поддержку. Не понятно, вам не нравится напрасная трата времени на переключения, или в целом вам времени не хватает? Сколько часов в неделю на работу уходит?