Задачи ожидания на Канбан доске

Здесь мы обсуждаем вопросы совместной работы в команде и с командами (Scrum, Kanban, TOC и прочий Lean)
OrangeMarik
Сообщения: 60
Зарегистрирован: Пт фев 21, 2020 7:49 am

Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение OrangeMarik »

Всем привет!

Ведём задачи на Канбан доске. Задачи не связаны с разработкой, это больше бизнес задачи.
Задачи могут быть условно разделены на:
  • задачи, которые выполняются ресурсами команды (например, Провести анализ конкурентных решений)
  • задачи, которые мы делаем вместе с внешними ресурсами из компании (например, Подготовить договор с юристами)
  • задачи, которые делаются вместе с внешними партнёрами (например, Согласовать маркетинговые активности с партнёром А)
На Канбане следующие колонки: Бэклог, Отобранные на неделю, В работе, Готово.
Задачи, которые делаются вместе с внешними ресурсами, обычно делаются в совместном обсуждении, постоянных переписка и тд.

Сейчас, если по задаче мяч на стороне внешнего ресурса, то она также находится В работе. При этом она может там выполняться либо быстро, либо очень медленно. Например, у партнёра появились какие-то свои срочные дела, ему стало менее интересно или он в принципе что-то очень долго делает. Иногда результат от них получаем в ближайшее время, иногда через пару месяцев, а иногда вообще так и не получаем.

В результате в колонке В работе скапливается большое количество задач, где сложно разобрать, что действительно у нас в работе, а что ожидаем.

Рассматривали отдельную колонку Ожидание, но в ней также будет скапливаться мусор и не понятно, когда оттуда задачи будут выходить. Думали через отдельную дорожку, но они у нас уже есть.

Подскажите, пожалуйста, какие ещё способы решения данной проблемы могут быть.

Аватара пользователя
Bostich
Сообщения: 35
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Bostich »

Ну вы сами в принципе все варианты перебрали. Я использую колонку "ожидание". Если переживаете что будет засорятся, выставьте и там WIP-лимит. Когда и он закончится придумайте механизм вытягивания. Раз такие задачи существуют, значит все же подразумевается что они должны выполняться. Значит и внешних исполнителей нужно иногда попинать.

OrangeMarik
Сообщения: 60
Зарегистрирован: Пт фев 21, 2020 7:49 am

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение OrangeMarik »

Bostich писал(а):
Ср сен 30, 2020 10:03 pm
Ну вы сами в принципе все варианты перебрали. Я использую колонку "ожидание". Если переживаете что будет засорятся, выставьте и там WIP-лимит. Когда и он закончится придумайте механизм вытягивания. Раз такие задачи существуют, значит все же подразумевается что они должны выполняться. Значит и внешних исполнителей нужно иногда попинать.
Так они пинаются. Кто-то что-то делает быстро, кто-то медленно (хоть сколько не пинай), а кто-то вообще оттягивает до не понятно какого времени. У нас в другом проекте тоже используется колонка ожидание. Там нет никакой предсказуемости, когда задача может выйти.

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Максим Дорофеев »

Смотрите, какая ситуация, если много задач, где мы ждем что-то от партнеров и они болтаются в колонке "В работе", то, наверное это проблема... Канбан доска прекрасно визуализирует эту проблему, но вам это не нравится :) Но, ведь, не нравится именно наличие проблемы, а ее визуализация - это вторичное...

То есть, надо ковыряться с исходной проблемой. Если партнеры медленно отвечают, то можно:
  1. Попинывать нежно и ласково
  2. Попинывать грубо и с эскалациями
  3. Высказать партнерам свое "фи" и думать, что делать, если они задачу не поставят в срок или вообще
  4. Искать альтернативные способы решить задачу (на своей стороне или на стороне своих партнеров)
  5. Отменять задачу, которую выполняет партнер и все завязанные на нее задачи на нашей стороне
  6. ...
В общем, тут вариантов много. Но самый главный момент - вы хотите подстроиться под эту ситуацию, когда партнеры (кстати, все, многие или некоторые?) вам не отвечают с желаемой скоростью или вы хотите как-то изменить эту ситуацию?

OrangeMarik
Сообщения: 60
Зарегистрирован: Пт фев 21, 2020 7:49 am

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение OrangeMarik »

Максим Дорофеев писал(а):
Чт окт 01, 2020 11:41 am
Смотрите, какая ситуация, если много задач, где мы ждем что-то от партнеров и они болтаются в колонке "В работе", то, наверное это проблема... Канбан доска прекрасно визуализирует эту проблему, но вам это не нравится :) Но, ведь, не нравится именно наличие проблемы, а ее визуализация - это вторичное...

То есть, надо ковыряться с исходной проблемой. Если партнеры медленно отвечают, то можно:
  1. Попинывать нежно и ласково
  2. Попинывать грубо и с эскалациями
  3. Высказать партнерам свое "фи" и думать, что делать, если они задачу не поставят в срок или вообще
  4. Искать альтернативные способы решить задачу (на своей стороне или на стороне своих партнеров)
  5. Отменять задачу, которую выполняет партнер и все завязанные на нее задачи на нашей стороне
  6. ...
В общем, тут вариантов много. Но самый главный момент - вы хотите подстроиться под эту ситуацию, когда партнеры (кстати, все, многие или некоторые?) вам не отвечают с желаемой скоростью или вы хотите как-то изменить эту ситуацию?
Конечно изменить ситуацию, но визуализация данной проблемы сейчас сильно страдает)

Аватара пользователя
Kate Zhivutskaya
Сообщения: 28
Зарегистрирован: Чт окт 01, 2020 12:29 pm
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Kate Zhivutskaya »

Актуальный вопрос

Я бы создала отдельную колонку под такие задачи обязательно с группировкой по дате попадания карточки в эту колонку.
Далее со строгой периодичностью делала ревизию этой колонки, например в ПТ утром выделяем час и проходим по колонке начиная с самых дремучих задач и до самых свежих.

Что делать зависит от ситуации (тут все четенько расписано у Максима). Если задача чилит очень давно в этой колонке, то это верный путь к пунктам 4-5 или просто забить, ведь ничего же не сломалось.

Мой пример: у меня было очень много исходящих запросов по почте. Они терялись, продалбывались и мной, и второй стороной.
В какой-то момент я создала отдельную папку [0_Requests] на самом видном месте. Отправляю запрос и сразу отправленное письмо переношу туда (автоматом не нашла как настроить в Outlook). В конце недели специально заходила в папку и проходила по всем письмам: удаляла запросы, на которые ответили, отправляла ремайндеры, если неделю не было фидбека, и ставила задачу "сделать альтернативный ход", если совсем было глухо (после нескольких ремайндеров и эскалации). Очень нравился такой метод, тк есть ощущение контроля, при этом голова не забита этими исходящими запросами.

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1980
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Максим Дорофеев »

Kate Zhivutskaya писал(а):
Чт окт 01, 2020 12:40 pm
Отправляю запрос и сразу отправленное письмо переношу туда (автоматом не нашла как настроить в Outlook).
Лайфхак оффтопом:
1. делаешь в письме скрытую копию самой себе
2. В аутлуке настраиваешь фильтр: "если отправитель я и получатель я, то переместить в папку"

:)

Аватара пользователя
Kate Zhivutskaya
Сообщения: 28
Зарегистрирован: Чт окт 01, 2020 12:29 pm
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Kate Zhivutskaya »

Максим Дорофеев писал(а):
Чт окт 01, 2020 5:06 pm
Kate Zhivutskaya писал(а):
Чт окт 01, 2020 12:40 pm
Отправляю запрос и сразу отправленное письмо переношу туда (автоматом не нашла как настроить в Outlook).
Лайфхак оффтопом:
1. делаешь в письме скрытую копию самой себе
2. В аутлуке настраиваешь фильтр: "если отправитель я и получатель я, то переместить в папку"

:)
блин.. спасибо))
жалко поздно, но значит в следующей жизни [работе]

Аватара пользователя
Сергей Титков
Сообщения: 45
Зарегистрирован: Вт июл 11, 2017 9:56 am
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Сергей Титков »

OrangeMarik писал(а):
Ср сен 30, 2020 8:03 pm

Рассматривали отдельную колонку Ожидание, но в ней также будет скапливаться мусор и не понятно, когда оттуда задачи будут выходить. Думали через отдельную дорожку, но они у нас уже есть.

Подскажите, пожалуйста, какие ещё способы решения данной проблемы могут быть.
Привет.

Обычно колонку не делают, потому что действительно не понятно что и куда от туда.
Стандартная практика, делим колонку на строки и строки начинают нести информацию насколько у нас плохо плохо
Вот например так
Image 1.png
Это вот с учетом предложения Максима :)

Аватара пользователя
Сергей Титков
Сообщения: 45
Зарегистрирован: Вт июл 11, 2017 9:56 am
Контактная информация:

Re: Задачи ожидания на Канбан доске

Сообщение Сергей Титков »

И да разумееться вип лимит он на всю колонку!

Ответить