опыт внедрения техник в организациях

[Максим Дорофеев]

https://www.facebook.com/itagency/posts/992704537499446

Не помню, чтобы еще кто-то про это в открытую говорил.

Есть еще пара компаний в Омске, где джедайство практически на уровне генов.

Есть несколько компаний в Москве. Но они это не афишируют

[Максим]

Искал чужой опыт, в частности именно про пустой inbox в корпоративном ящике, не нашел, набрел на эту тему, начну делиться...
Компания небольшая (3-5 человек), бухгалтерское обслуживание.
Сделали общий ящик, чтобы туда писали клиенты. Далее из этого ящика информация должна распределяться по ответственным, если исполнитель, ознакомившись с письмом, должен сам определить сроки, необходимые действия, при необходимости обратиться за уточнениями к клиенту. Либо информация из писем должна сразу уйти в корпоративную систему обработки задач, в нашем конкретном случае это первичные документы, которые необходимо ввести в базу 1С.
Так вот, проблема первая, от обработки писем ОБЩЕГО ящика все старательно пытаются увильнуть... До этого был у каждого свой. Либо пытались брать из потока писем только "своё", в расчете на то, что "кто-нибудь" "когда-нибудь" заберет остальные.
Тут пустые Входящие просто НЕОБХОДИМЫ. Как индикатор того, что письмо пошло на следующие стадии - либо ушло на конкретного исполнителя, либо превратилось в задачу. До знакомства с принципом "пустого инбокса" не дошел до этой простой вещи сам. Была путаница, когда кто-то прочитал письмо, но ничего не сделал. Попытки ввести принцип, что человек прочитавший и ничего не сделавший по письму возвращает его в состояние "Не прочитано", давали сбой.
Исполнитель отчаянно сопротивлялся данному принципу, очистки Входящих, хотя вроде всё просто: переслал (в т.ч. себе), убрал в Отработано. Письма залеживались во Входящих несколько дней (что неприемлемо). При этом на СВОИ письма человек реагирует примерно каждые 10-30 минут. Как прилетят. То есть это конечно отвлечение, но только оно и работает.
Когда задача перешла на руководителя, в связи с временным отсутствием рядового сотрудника, процесс более-менее нормализовался. Но только по общему ящику. Свой ящик продолжает "пестрить" непрочитанными, флажками, подпапками "отложено", "принято к сведению". Т.е. почтовый ящик превращается в неявный список задач, невнятно сформулированных (вернее никак не сформулированных, ибо это просто письмо) и поэтому "прокрастинируемых" и "продалбываемых".
Ждем возвращения рядового сотрудника, чтобы вернуть разбор ему...
Это проблемы... С решениями сложнее...
Метод "кнута" работает плохо. Метод "пряника" тоже - люди 20 лет жили без пустого инбокса и в чем "пряник" не понимают. Им и так нормально (почти "не продалбывают" и вроде всё хорошо).
В итоге буду пытаться сочетать то и другое, до одного человека дошло, что при большом потоке задач эта система реально "держит ситуацию": письма превращаются в задачи в корпоративной системе и ты знаешь, что делать, а если не успеваешь делать, то ты по крайней мере знаешь, ЧТО ты не успеваешь. А не "жизнь" тебе напомнит про это "пинком". В итоге успеваешь ГЛАВНОЕ, в чем смысл работы и жизни в целом.

[Максим]

Про списки задач и регулярные обзоры. Это тяжело делать самому, основная причина нехватка времени, всё время скатываешься в "делать" вместо того, чтобы "думать" над списком задач. С собой как то справляешься. У рядовых сотрудников это НЕ РАБОТАЕТ. Прихожу к выводу, что это просто не для всех. Исполнителю должен быть выдан посильный список задач, над которым он работает и к концу дня в основном выполняет задачи. Разбор и приоритеты - на руководство. Даже простые задачи переставить срок вызывают демотивацию, вроде того: не успел сегодня ввести документы, перенеси срок задачи (только надо подумать, хотя бы немного, куда перенести (время позволяет, неделя-две, как правило, есть), а не "тупо" перекинуть всё кучей на завтра).
У человека выстраивается ОДИН список дел, "всё на сегодня". То есть есть 100 задач, из них реально надо сделать сегодня 5. Он делает 10, 90 кидает на завтра, прилетают еще 10-15 новых. Опять реально строго в это день надо сделать 3-5, он делает 10, опять 90 уходят на завтра.
В итоге руководителю непонятно, что именно он будет делать сегодня. Ему самому тоже наверное не слишком понятно. Его мозг как то на автомате "выбирает понятное".
Еще одна проблема - что список дел перемешан с информацией. Попытки донести, что так делать не надо, это путает руководителя и тратит его время, на то, чтобы отделить "зерна от плевел", реальные дела от "записок непонятно для чего", не очень успешны.

Вывод: посильный список дел должен формулироваться руководителем (который пока не сильно умеет это делать, но его можно и нужно направлять), исполнитель получает посильный список дел. Пишу и думаю, принцип очевидный, но насколько очевидный, настолько же и часто нарушаемый на практике...))) Очень хороший практический пример в книге "Джедайские техники" про следователей, которым стали давать МЕНЬШЕ дел в работу, но они стали БОЛЬШЕ их закрывать, по сравнению с ситуацией, когда их "заваливали" работой.

[Максим]

"Помидоры" тоже не прижились...
Говорю - лето, выходите на улицу, делайте перерывы. Ни фига. Парадокс... Сидят как привязанные к стулу бухгалтеры.
Палкой гнать на улицу?)))
Употребление пищи и чая/кофе происходят не отрываясь от монитора. Т.е. люди какую то искусственную важность создают сами, которую я не создаю как руководитель.
Есть такая мысль в книге "Джедайские техники", что надо научиться жить с огромным списком несделанных задач. Но к этому надо прийти...
Цитата из книги: "К сожалению, сейчас мы живем в век, когда переутомление, гиперзанятость и стресс становятся социально признанными атрибутами успешной жизни". Вроде как то кажется немного преувеличением. Но я воочию это наблюдаю!!!
Я понимаю, что для плодотворной умственной работы человеку надо отдыхать. Обеденный перерыв - сходи в парк. Ни фига - поглощаем еду, продолжая печатать одной рукой...

[Максим]

задачи на день и порядок их выполнения отныне находятся вне компетенции исполнителя. его задача просто работать по списку. если не успел что то сделать за отведенное время, то запрашивает на планерке еще несколько помидорчиков в расписание, если освободился раньше запланированного, то может приступить к следующим задачам опережая график.

проблема в том, что хочется упростить себе жизнь, как руководителю. Дать список дел побольше, чтобы исполнитель делал главное, а второстепенное двигал сам. Чтобы система "работала сама". Это одна крайность. Другая - когда дела выдаются по одному. Как на картинке из статьи https://yadi.sk/i/pq48QvIZ3KurNi
Но я не могу обеспечить такое "счастье" исполнителю. Выдавать ему дела по одному.
То есть нужен какой то оптимум, причем на каждом уровне он будет свой: оператор, линейный руководитель, руководитель среднего звена. По мере возрастания ответственности должна возрастать способность самостоятельно "разруливать" поток информации. Уметь жить с чем-то несделанным. Делать самое главное.
В теории понятно. Внедрять это на практике - путь длинною в жизнь.

[Максим]

Вот важно было изложить свои мысли письменно здесь... Я тут начал ругать неорганизованность исполнителей. Но причина не только в неорганизованности. На просторах этого форума встречался термин "невпихиваемость". Так вот, есть эта проблема. Люди ее ощущают и начинается нервоз и никакими обзорами задач это не снимается, а только наоборот, список дел подавляет. То есть человек видит "немереную" кучу дел, по быстрому бросает ее на "куда-нибудь потом", наступает это "потом" и куча опять нависает над ним. В общем в ситуации цейтнота, когда некогда думать, надо делать, уже лишь бы быстрее, не приходится рассчитывать на взвешенный обзор. И ко мне лично это тоже относится, пусть не в полной мере, что тупо перекинуть на завтра, но в авральной ситуации получается лишь бы раскидать, чтобы не пропустить главное.
Тут также приходит некое озарение, мы ищем инструменты которыми "впихнем" кучу дел в тот же промежуток времени, но реально если не "впихивается", то надо искать выход в другом, в управлении организацией, кадрами, финансами и т.п., у каждого плюс своя специфика.

[Женя С]

Вопросы:
1) Как думаете, нормально будет? Какие подводные камни есть? Почему не получится? Что изменить?
2) Наверяка же есть какая то хитрая форма для ведения проектов таким образом, для состыковывания нескольких гантов по разным проектам + нескольких гантов для каждого из исполнителей? что погуглить, как называется уже готовое решение вроде этого?
3) Если такой подход норм, то зачем вообще нужны задачи на контроль человека в максдоне? Заходим в календарь/гант человека и смотрим что там надо от него?

Я не до конца понял, как работают твои люди. Бывает, что менеджерские штуки для программистов не подходят. Им нужна помощь. Если им дать большой список задач и предоставить самим решать, что за чем делать, они будут делать так, как удобно им, особенно в отрыве от общего вижена проекта. Можно говорить с ним в этом контексте. И можно в рамках циклических задач вместе с человеком открывать его список задач, проговаривать, что в каком статусе и при необходимости поменять приоритет у каждой задачи. Тогда человек по итогам встречи будет сосредоточен на выполнении вполне конкретных вещей. Он как бы становится твоей обезьяной. Но тебе нужны эти задачи на контроль человека, чтобы ты этим занимался регулярно и в то же время не пушил человека постоянно. Ну то есть ты конечно можешь потом с ним общаться по текучке и по конкретным задачам, возможно, даже пушить по ним. Но эта циклическая активность именно для того, чтобы вы регулярно шерстили ВЕСЬ список. Это ЕГО еженедельный обзор, который вы с ним делаете вместе. Частоту будешь сам регулировать. Но по опыту совсем прекращать не стоит.

[Максим Дорофеев]

Сидят как привязанные к стулу бухгалтеры.
Палкой гнать на улицу?)))
Употребление пищи и чая/кофе происходят не отрываясь от монитора. Т.е. люди какую то искусственную важность создают сами, которую я не создаю как руководитель.

У ДеМарко, по-моему, было: "Вам не надо заставлять своих людей работать больше. Вам стоит заставлять их работать меньше".

В одной дружественной мне дизайн-студии, основателя которой хорошо знаю, ввели правило - если директор (он же собственник) видит на рабочем месте человека после 20:00, то его руководитель штрафуется Тут же выяснилось, что по ряду глупых причин в рабочее время не получается нормально работать. Эти причины пофиксили и во многом жизнь улучшилась. Если интересны детали, можно попробовать его самого призвать в форум - пусть расскажет.

А вообще есть еще момент "люди какую то искусственную важность создают сами, которую я не создаю как руководитель". Тут ключевым может быть момент, что я не осознаю, как создаю

Достаточно самому уходить в полночь и завтракать за клавиатурой и люди начнут копировать "доминантного обезьяна", вне зависимости от того, что он транслирует на словах

[Lomelind]

Про глупые причины интересно было бы поподробнее почитать. Возможно, часть из них - общая беда.

[Максим]

Если интересны детали, можно попробовать его самого призвать в форум - пусть расскажет.

детали конечно интересны!

А вообще есть еще момент "люди какую то искусственную важность создают сами, которую я не создаю как руководитель". Тут ключевым может быть момент, что я не осознаю, как создаю 

Достаточно самому уходить в полночь и завтракать за клавиатурой и люди начнут копировать "доминантного обезьяна", вне зависимости от того, что он транслирует на словах 

в точку... есть такое... объективно есть завал, все это видят. Исходя из благих намерений рвутся помогать. Но из-за суеты и спешки получается, что зачастую мешают.
Т.е. да, действительно, на словах я довожу: "Завал - это мои проблемы. Я их решу сам. Вы работайте спокойно, не суетитесь". А сотрудники, видя фактическое положение дел, превращаются в трудоголиков.
Может быть это моя частная ситуация, может кто-то увидит что-то общее для себя. У меня сменились несколько сотрудников, для качественной работы они должны сначала обучиться, потом работать. Есть установка от меня, что основная часть дня должна быть посвящена учебе. Работу, которую не успевают делать, надо валить на меня (менять ответственного в своих задачах). Когда я оставляю их, начинается спешная раздача участков работы, обучение "на ходу", "на пальцах", вместо качественного и целостного контента курсов. Типа НАДО уже работать, потом обучимся или по "ходу дела". В результате много косяков и времени на переделку.

Проблема обозначена, с решением сложнее... Надо как-то разгрести завал и подать положительный пример реально.