Мы тут в Екатеринбурге уже год с небольшим собираемся небольшой группой энтузиастов, допиливаем и используем Джедайскую технику. В процессе выработали некоторое количество лайфхаков; я бы хотел поделиться теми из них, которые применяю сам.
1. Используйте группировку задач. Во-первых, группировка задач позволяет вам бороться с эффектом «неэкономии масштаба» (фрустрации от длинного списка задач, из-за которой задачи делаются гораздо дольше, чем когда список задач маленький, но постоянно пополняемый). Во-вторых, различные группировки служат разным дополнительным целям (каким — смотри ниже). Для группировки и фильтрации по группам в максдане есть три инструмента: контекст, категория и цель.
Что такое цель, и для чего она нужна — хорошо известно всем опытным джедаям; контексты и категории — это дополнительные способы группировки и фильтрации, про которые Максим Дорофеев ничего не говорит, поэтому мы можем невозбранно использовать их по собственному усмотрению. Как я сам их использую — смотрите ниже. Вы можете воспользоваться моими советами, или придумать свое использование этим инструментам.
2. Используйте группировку задач по контекстам для выражения мысли «я могу заниматься этой задачей, когда нахожусь в таком-то месте или в таких-то обстоятельствах». Использование контекстов позволяет вам «вести несколько максданов» в одном месте; и при необходимости легко перекидывать их из одного в другой. Два самых главных моих контекста — Личное и Работа. Задачи из этих контекстов почти не пересекаются, поэтому на рабочем компьютере у меня перманентно включен фильтр по контексту Работа, а на домашнем — по контексту Личное.
Иногда задачи из целей, которые вообще-то относятся к «личному», мне нужно сделать в рабочее время (например, позвонить куда-то; воспользоваться рабочим МФУ в личных целях; сходить куда-то в обеденный перерыв). Тогда я переношу задачу в контекст Рабочее, и без всяких переключений контекстов я буду уверен, что не забуду о ней, когда придет время.
Еще у меня есть контекст «В городе» для всего того, что нужно купить в магазинах или сделать в иных учреждениях «когда-нибудь». Большинство таких задач свалено в раздел «На неделе». Не то чтобы этот третий контекст хорошо работал, но вы можете развить эту идею (и рассказать нам, как заставили ее работать).
3. Поскольку я фактически веду два максдана в одном (в разных местах, на разных компьютерах и в разных контекстах), то и задачи на ежедневный обзор у меня две - для контекстов Личное и Работа. Пункты в чеклистах этих двух задач у меня различаются кардинально — чтобы подготовиться к выполнению рабочих и личных задач, мне нужно сделать совершенно различные действия. Естественно, и периодичность у них разная (обзор в разделе Личное — ежедневный, в разделе Работа — с понедельника по пятницу каждую неделю).
4. Используйте группировку по категориям для выражения идеи «у меня есть настрой на выполнение задач определенного рода». Например, «у меня есть настрой…» «на общение с людьми», «на физическую активность», «на творческую деятельность», «на умственную деятельность», «я зомби, я готов посидеть на бревне, чтобы своим весом удерживать его, пока его будут пилить; не ожидайте от меня большего». Переключайтесь между контекстами, когда в одном из них закончились задачи, или у вас сменился настрой (увял или появился энтузиазм).
Скорее всего, каждая ваша категория будет целиком лежать внутри ровно одного контекста. При острой необходимости вы можете ввести категорию, которая актуальна для двух и более контекстов; но лучше сделать несколько дублей одной категории под разные контексты.
5. Используйте фильтрацию по контекстам во время проведения соответствующего ежедневного (и еженедельного) обзора. Используйте фильтрацию по категориям во время выполнения задач (это поможет избежать эффекта неэкономии масштаба и удержать текущий настрой). Если какой-то из ваших контекстов (в моем случае — Работа) содержит задачи, не отнесенные к какой-то категории — можете не использовать группировку по категориям (а только по контексту), чтобы не упустить какие-то задачи. Чтобы не забывать включать фильтрацию по категориям, добавьте в чеклисты некоторых задач пункты «переключиться в категорию А» или «переключиться в наиболее подходящую под мой нынешний настрой категорию».
6. В свой ежедневный обзор вы можете включить следующий пункты:
- Обновить сроки у просроченных задач (да, не всегда вы будете выполнять свой план на сто процентов; чтобы пропущенные задачи не фрустрировали вас — перед началом работы стоит прибраться)
- Разобрать инбокс, создать задачи на основе этих заметок
- Добавить актуальные задачи на [сделать что-то] (далее идет список того, что вы обычно делаете не реже раза в одну-две недели, но при этом без строгой периодичности, а по мере необходимости)
- Перенести часть задач из раздела «На неделе» в раздел «Сегодня»
(Последний пункт в чеклисте) «Переключиться в категорию А» или «Переключиться в категорию, соответствующую моему текущему настрою