Todo ban - список всех задач на канбан доске в Kanbanflow

[Kate Zhivutskaya]

Привет!

Хочу поделиться своим методом ведения рабочего todo листа, в котором объединены задачи на день, все проекты и история по сделанным задачам с деталями. Сразу скажу, что я работала в автомобильном производстве (R&D) и, учитывая специфику разработки, ни о каких agile, scrum и пр. речи не идет. Наши инструменты: Excel и диаграмма Ганта.

В чем была проблема: очень много входящих из разных источников, включая неявные (почта, митинги, разговоры с командой, руководитель, собственные мысли). Не получалось все входящие вовремя разбирать, как следствие тревога и отсутствие контроля. При этом я не руководила проектом, а скорее руководила 4мя проджектами, у каждого из которых по несколько проектов. Не было понимания общего количества задач по каждому из проектов и где вот-вот наступит жопа.

У меня есть полное описание системы здесь: https://is.gd/todoban
Там больше контекста и деталей, но тут не буду в это углубляться. Поэтому далее скриншоты:

[Kate Zhivutskaya]

нерешенные задачи:
-Иногда во время длительных технических дискуссий или размышлений я использую листы А4. Туда попадает в основном справочная информация, но иногда может затесаться и какая-нибудь задача. До разбора таких листов чаще всего руки так и не доходят - из-за этого теряется полезная информация, и иногда продалбываются задачи. [на момент создания системы, я не знала о Zettelkasten. Сейчас бы вопрос со справочной информацией и разбором таких листов А4 я бы решила с помощью него]
-Так и не смогла эффективно использовать колонку [Delegate]. В какой момент переносить туда карточку? Когда решила делегировать задачу или когда делегировала? В какой момент контролировать? Когда разбираю свой инбокс (а вдруг человека нет рядом) или во время еженедельных встреч (долго ждать)? Для контроля задач команды я использую простую табличку Excel, соответственно необходимости заходить в KanbanFlow на еженедельном митинге нет.
-Задачи с дедлайном приходится дублировать: в календаре в виде события на день и в виде карточки. В этом нет большой проблемы, но как будто бы не оптимально. Устанавливать дедлайн к карточке возможно, но способ визуализации мне не подходит. Да и все, что касается времени хочу держать в одном месте - в календаре.

[Анатолий Хлуднев]

Внесу свои 5 копеек, к вопросу карточки делегирования.
Руководитель должен работать и следить 4 зоны ответственности:
1. Управление подчиненными
2. Взаимодействие с компанией
3. Производство результатов
4. Осмысление
В оперативном управлении людьми, куда относится Ваш вопрос, я бы выделил:
1. Постановка задачи. Т.е. вы формализируете требования и критерии, по ним вы будете определять выполненна задача или нет
2. Решаете вопрос организации, т.е. как раз графики, учёт ресурсов, противоречия, риски, проактивный подход к рискам, задействованные процессы.
3. Распределение обязанностей и делегирование полномочий
4. Обеспечение взаимодействия (координация и контроль)
5. Формирование отношения к работе. Отношение к работе подчиненных это на 80% зависит от качества управления.
6. Выстраивание межличностных отношений
7. Анализ результатов работы
8. Анализ эффекиивности процессов
Как видите вопрос как и куда переносить карточку делегирования в корне не решит проблемы, пока не разжуете задачу подчинённым. Второе: назначить первую координационную встречу, потому что найдётся что-то не учтенное или подчинённые сделают график работ не соответствующий вашим ожиданиям или глобальным целям. Дальше нужно выстроить график контролирующих встреч, на начальном этапе, в середине пути и в конце. При чем на каждом этапе их может быть не одна встреча. И в конце сравниваете ту цель которая была с результатом, а главное процесс, которым был достигнут результат, был ли он оговорен на стадии делегирования, или взялся по наитию исполнителя. Процесс был эффективен? Процесс нужно регламентировать, или оптимизировать тот регламент, который есть?
Вот и получается. Что
- есть задача, подготовка решения (размышление),
- делегирование (встреча),
- календарные встречи координации и контроля (на которых, Вы попутно решаете пункты 5 и 6),
- задача с размышлениями анализа выполнения.
Вот такой сложный ответ, на простой вопрос. Когда будут учитываться 8 пунктов, только тогда можно наносить различные методы типа скрам или Агил. Так как базовые элементы управления за Вас ни какая методика не выполнит.

[Сергей Титков]

Привет!

У меня есть полное описание системы здесь: https://is.gd/todoban
Там больше контекста и деталей, но тут не буду в это углубляться. Поэтому далее скриншоты:

Совет. Почитайте дао тайоты. Там есть как раз описание как работает материальное производство.

Второй совет. Транспонируйте Строки это проекты, столбцы этапы. Тогда вы можете произвести мапинг ваших верхнее уровневых этапов на низкоуровневые.

[Сергей Титков]

нерешенные задачи:
-Иногда во время длительных технических дискуссий или размышлений я использую листы А4. Туда попадает в основном справочная информация, но иногда может затесаться и какая-нибудь задача. До разбора таких листов чаще всего руки так и не доходят - из-за этого теряется полезная информация, и иногда продалбываются задачи. [на момент создания системы, я не знала о Zettelkasten. Сейчас бы вопрос со справочной информацией и разбором таких листов А4 я бы решила с помощью него]

По итогам встречи всегда производиться разбор, это в справочную информацию, это в задачи.
Если нет времени на это, то стоит об это очень сильно задуматься. Именно в этих точках и приниматься решения. Автоматизация тут не должна работать.
Нет времени, значит смело выбрасывайте. Система так работает.

-Так и не смогла эффективно использовать колонку [Delegate]. В какой момент переносить туда карточку? Когда решила делегировать задачу или когда делегировала? В какой момент контролировать? Когда разбираю свой инбокс (а вдруг человека нет рядом) или во время еженедельных встреч (долго ждать)? Для контроля задач команды я использую простую табличку Excel, соответственно необходимости заходить в KanbanFlow на еженедельном митинге нет.

Управлять следует не людьми, а работой.

-Задачи с дедлайном приходится дублировать: в календаре в виде события на день и в виде карточки. В этом нет большой проблемы, но как будто бы не оптимально. Устанавливать дедлайн к карточке возможно, но способ визуализации мне не подходит. Да и все, что касается времени хочу держать в одном месте - в календаре.

Можно использовать цвет карточки и дата дедлайна.

[Анатолий Хлуднев]

Управлять следует не людьми, а работой.

Смотря, что Вы называете работой. В паре с "управление людьми", я делаю вывод, что под работой Вы считаете результат полученный лично Вами, как специалистом. В управлении людьми, результат получают за счет их работы. Ну и соответственно разница в результатах тоже будет другая как по сути, размеру и объёмам.
По сути вопроса о делегировании, девушка говорит о ПРОЦЕССЕ, который не понятно как вести. Выше я отметил, что делегирование раскладывается на конкретные задачи и запланированные встречи.

[Kate Zhivutskaya]

Внесу свои 5 копеек, к вопросу карточки делегирования.

Спасибо за комментарий.
Понимаю, что не полно/корректно сформулировала.

Вопрос управления командой здесь не стоит - для этого есть свои инструменты и практики.
Если коротко проводим встречу раз в неделю, где каждый определяет свои задачи и согласует их со мной. Если есть вводные с моей стороны - я озвучиваю, мы их обсуждаем [согласовываем] и погнали. Общий список всех [почти] задач отслеживаю в отдельном документе. Как организовывать свое время и расставлять приоритеты внутри недели - каждый сотрудник решает сам.
В зависимости от уровня сложности проекта на неделе смотрим статус либо на отдельной встрече, либо помощью простого вопроса [как у нас дела с X]

Про карточку [Delegate] что имела в виду: чаще всего это мои задачи, которые нужны мне для прогресса той или иной активности. то есть в обычную последовательность шагов отдельного инженера они не укладываются.
приведу пример: мы хотим взять деталь из страны A и поставить на машину в России. Вроде все должно нормально установиться, но есть ощущение [не проверенное], что мы что-то не учитываем. Ощущение надо проверить. Опять же, допустим мне кажется, что в стране А момент затяжки другой. Я прошу инженера поднять чертежи и прислать мне данные по моменту затяжки. Вот такой запрос для меня и есть карточка [Delegate]. Пример очень линейный, но, надеюсь, суть понятна. Если встречный вопрос: почему проверка момента затяжки не укладывается в обычную последовательность работы инженера? то отвечу так: я, как ведущий инженер, могу прорабатывать вопрос установки детали А стратегически, те еще до того, как это станет конкретным проектом инженера.

[Kate Zhivutskaya]

Привет!

У меня есть полное описание системы здесь: https://is.gd/todoban
Там больше контекста и деталей, но тут не буду в это углубляться. Поэтому далее скриншоты:

Совет. Почитайте дао тайоты. Там есть как раз описание как работает материальное производство.

Второй совет. Транспонируйте Строки это проекты, столбцы этапы. Тогда вы можете произвести мапинг ваших верхнее уровневых этапов на низкоуровневые.

Сергей, спасибо!

Я из японской компании, которая производит автомобили)

По поводу "транспонируйте" - интересно, но пока не понятна мысль. Можете объяснить чуть более подробно: мапинг верхнеуровневых этапов на низкоуровневые. зачем?

[Kate Zhivutskaya]

По итогам встречи всегда производиться разбор, это в справочную информацию, это в задачи.
Если нет времени на это, то стоит об это очень сильно задуматься. Именно в этих точках и приниматься решения. Автоматизация тут не должна работать.
Нет времени, значит смело выбрасывайте. Система так работает.

Можно использовать цвет карточки и дата дедлайна.

так, тут еще пара вопросов/комментариев

1. цвет карточки зарезервирован под проект. мне так визуально удобнее/приятнее.

2. по итогам встречи производится разбор. что конкретно имеете в виду? что пишем минутки, определяем след. шаги и назначаем ответственных?

[Дмитрий Неумойчев]

1. Столбец делегирования у вас не может зайти, так как по колонкам - проекты, а любое делегированное дело отностится к проекту.
2. А не слишком жирно на проект и цвет и колонку тратить? может традиционно, по колонкам статусы (еще не проанализировано, в работе и тд) а на проект оставить только цвет?