Что делать, если задачи оказываются проектами

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Ответить
alexilin
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Сб июн 06, 2020 9:54 pm
x 4

Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение alexilin »

Большое спасибо Максиму за книгу «Джедайские техники». Я начал читать оригинальный GTD и уснул, а у Максима всё динамично, с реалиями, понятными россиянину и жизненным юмором.

Я недавно стал из программиста тимлидом, и все мои личные проблемы резко масштабировались на пять человек. Стараюсь научиться управлять происходящим. И «программистские» задачи стали продалбываться. Раньше у меня были большие куски времени, можно было просто сидеть и решать задачу 3-4 часа к ряду, поэтому я не очень парился над декомпозицией таких задач. Сейчас остаются одни «опилки». Вот и надо как-то научиться двигать цели за эти опилки, а не ожидая больших окон.

У моей группы ещё есть «цели» — это задания на полгода вида «запилить крупный кусок» или «получить такое-то улучшение на метриках». Я сначала пытался в Todoist завести вот эти цели как проекты — их оказалось 14. А ещё завёл отдельные проекты на доделку ремонта-мебелировки в разных местах: проект «Ванная», в котором задачи про установку раковины-тумбы, проект «Спальня», где про планирование шкафа-купе, и так далее. Я это всё сделал, прочитав процентов 20 GTD Девида Аллена. Но такая система не взлетела: очень сложно навигироваться, когда контекст по каждому проекту скрывается за кликом, и нужно 20 папочек прощёлкать, чтобы посмотреть, что делать.

Дальше я начал читать «Джедайские техники», и нашёл параграф прямо о моих проблемах — 4.1.2 План проекта и список задач. Там про то, что не надо вытряхивать план проекта в список задач. Тогда я завёл в Evernote (не важно где, на самом деле) три заметки:

- Работа 2020 — всё про работу, вытряхнул туда из Todoist все «планы» достижения полугодовых целей, сгруппировал планы по целям просто жирными заголовками
- Проекты 2020 — про свои пет-проекты, сюда вытряхнул свои хотелки по этим проектам
- Личное 2020 — про ремонт, финансы, покупки и всё такое

И в Todoist аналогичные проекты + проект Waiting для задач на контроль.

Дальше по этим направлениям стал набирать обезьяньи задачи. И с ужасом начал подозревать, что мои рабочие задачи (таски в таск-трекере) — это что-то большее, чем задачи. К примеру, у меня есть задачи вида «перенести сервис ИКС с железок А в облако Б» или «оптимизировать скорость выполнения тестов» или «Баг: не красятся проверки в VCS». Это обычные задачи в рабочем таск-трекере. Но исходя из определений нутриентов в главе 3.3 джедайских техник я могу предположить, что это на самом деле проекты:
1. Задачи. Это чёткие, конкретные и понятные действия, которые мы можем сразу делегировать своей обезьянке, и она без проблем справится с заданием без помощи со стороны рационального типа.
2. Проекты или дела. Это большие куски активностей, где ещё надо подумать, прежде чем начать что-либо делать.
Рассмотрим таску «перенести сервис ИКС с железок А в облако Б», она на самом деле декомпозируется на такие обезьяно-задачи:

1. Посчитать реально потребляемые сервисом ресурсы.
2. Написать заявку в облако Б о выделении такого количества ресурсов.
3. Сконвертировать конфигурацию из А-формата в Б-формат
4. Сделать необходимые правила в firewall
5. Запустить раскату севриса в облако Б
6. Проверить работу сервиса в облаке Б (тут может быть на самом деле пачка ещё более детальный действий, типа проверить X, проверить Y)
7. Переключить DNS с А на Б
8. Спустя неделю окончательно убить сервис в А и сдать железо

Я, конечно, эту декомпозицию смог осуществить, подумав над задачей. Вот так одна маленькая таска оказалась проектом, а у меня такие задачи десятками лежат, выходит, у меня десятки проектов?

Хочется услышать опыт коллег, как вы с этим живёте и справляетесь? Насколько мелки ваши задачи и ваши проекты, сколько у вас проектов в работе, как далеко вы их планируете и как часто? Как выглядит ваш типичный план проекта?
2 x

Аватара пользователя
Максим Дорофеев
Site Admin
Сообщения: 1809
Зарегистрирован: Вс июн 28, 2015 1:56 pm
x 2893
Контактная информация:

Re: Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение Максим Дорофеев »

alexilin писал(а):
Вс июн 07, 2020 5:54 pm
Я, конечно, эту декомпозицию смог осуществить, подумав над задачей. Вот так одна маленькая таска оказалась проектом, а у меня такие задачи десятками лежат, выходит, у меня десятки проектов?
Ага, все так. И это плюс/минус типовая ситуация.

И весь этот план можно вставить в описание таски в тасктрекере (в командном списке задач, который с точки зрения нашей обезьянки будет являться все же списком проектов) и по одной их доставать в свой уже рабочий список задач.
2 x

Bostich
Сообщения: 11
Зарегистрирован: Пн май 04, 2020 8:14 pm
x 17

Re: Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение Bostich »

Ух какая тема обширная! Попробую не растекаться мысью ))
Сначала про то как я делаю и куда двигаюсь:
1. Я использую Asana в формате kanban-доски
Изображение

2. И когда в задаче образуется больше 4-5 подзадач, да еще и разным исполнителям, я точно так же как и вы начинаю осознавать, что это уже проект.
И тогда конвертирую задачу в отдельный проект.
Изображение
В Asana это делается так: Название задачи становится названием проекта, а подзадачи конвертируются в карточки-задачи в столбце:
Изображение

3. Но тут выяснилось что моим сотрудникам сложно скакать из проекта в проект и искать задачи поставленные на них (да, есть всякие фильтры типа "задачи на мне", но все равно не удобно). А мне сложно контролировать их нагрузку.

4. Тогда я начал лепить проекты и задачи для себя, а потом раскидывать задачи из проектов на доски исполнителей. Частично это решило проблему, но все равно я не вижу картины в целом, т.к. задачи одного проекта раскиданы на
несколько досок.

5. Я начал думать в сторону горизонтального деления досок. Т.е. мы всей командой используем одну доску. По вертикали Backlog |In progress | Done, а по горизонтали: Исполнитель А, Исполнитель Б и т.д. Так я вижу загрузку каждого сотрудника:
Изображение

6. Но проблема в том, что Asana так не умеет )). Предыдущий скрин из сервиса Miro. Там такое разделение выглядит ярко и наглядно, но функционал слабоват. Там это всего лишь один фреймворк из многих.

7. Тогда я обратил внимание на сервис kaiten.io
Там вообще можно визуализировать всю логику работы в одном пространстве:
Изображение

8. У Kaiten есть кейсы, когда целые компании работают в одном пространстве.
Вот интересные статьи:
КАК ПЕРЕСТАТЬ ПРИОРИТИЗИРОВАТЬ И НАЧАТЬ ЖИТЬ
КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАНБАН-ДОСКИ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ
Да и вообще в целом почитайте их блог, там интересные статьи и кейсы.

Мне понравился кейс когда все процессы верхнего уровня на главном пространстве. Руководству видно чем занимается каждый отдел. Оно на своем уровне видит только доску отдела разработки с карточками типа "перенести сервис ИКС с железок А в облако Б", а если хочет подробностей то по клику проваливается в пространство отдела разработки и там видит уже все доски и задачи проекта.

9. Т.к. масштабность задач бывает разная, в Kaiten можно учитывать задачи не только в штуках, но и в суммарной трудоемкости задач. Но это уже в платной версии. Все это можно считать в любых своих условных попугаях.
Изображение

10. На данный момент работаю в Asana но страдаю от нехватки функционала, пробую Kaiten и страдаю от его пока еще кривого юзабилити.

И по вашему вопросу:
1. Evernote тут уже точно не поможет, да и Todoist скорее всего тоже. Возможно уже стоит поканбаниться и визуализировать проекты и задачи.
2. Многопроектность до добра не доведет, так что надо вводить WIPы (Work in process), т.е. ограничения на одновременно выполняемые проекты, задачи.
3. Если у вас проекты таких размеров, что вы задаете вопрос как далеко из планировать, да еще и в IT, то возможно уже пора не только канбаниться но и Agile'ться.
4. Задачи стараюсь записывать все что в голове крутятся, даже мелкие. Во-первых даже мелкие задачи могут иметь важное значение и лучше их не продалбывать. Во-вторых это по-джедайски — не держать задачи в голове и не палить мыслетопливо почем зря ;)
3 x

Аватара пользователя
dottedmag
Сообщения: 12
Зарегистрирован: Вс апр 26, 2020 10:36 am
x 18

Re: Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение dottedmag »

alexilin писал(а):
Вс июн 07, 2020 5:54 pm
Я, конечно, эту декомпозицию смог осуществить, подумав над задачей. Вот так одна маленькая таска оказалась проектом, а у меня такие задачи десятками лежат, выходит, у меня десятки проектов?
Скорее даже сотни. Просто "проект" имеет смысл определять не как "что-то большое, что требуется планировать", а "деятельность по достижению некоей цели, состоящая из более чем одного шага".

Планы полезны, но если проект не типовой, то не нужно все шаги сразу выписывать в виде задач: полезнее записать план в документацию проекта, и после окончания очередной задачи смотреть в план, корректировать его и выписывать следующие доступные шаги в виде задач. Так можно избежать постоянного перетряхивания списка задач из-за неожиданностей, вылезших при выполнении предыдущих задач проекта.
2 x

alexilin
Сообщения: 3
Зарегистрирован: Сб июн 06, 2020 9:54 pm
x 4

Re: Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение alexilin »

Спасибо Максиму и всем комментаторам!
Bostich писал(а):
Вт июн 09, 2020 12:50 am
И по вашему вопросу:
1. Evernote тут уже точно не поможет, да и Todoist скорее всего тоже. Возможно уже стоит поканбаниться и визуализировать проекты и задачи.
2. Многопроектность до добра не доведет, так что надо вводить WIPы (Work in process), т.е. ограничения на одновременно выполняемые проекты, задачи.
3. Если у вас проекты таких размеров, что вы задаете вопрос как далеко из планировать, да еще и в IT, то возможно уже пора не только канбаниться но и Agile'ться.
4. Задачи стараюсь записывать все что в голове крутятся, даже мелкие. Во-первых даже мелкие задачи могут иметь важное значение и лучше их не продалбывать. Во-вторых это по-джедайски — не держать задачи в голове и не палить мыслетопливо почем зря ;)
Bostich, у нас всё это есть — и командный трекер, и agile. Но обычные программерские задачи — это задачи не для обезьянки на полчасика, а на программиста на несколько часов. В этом и был мой основной вопрос, как же так, мои задачи оказались не задачами, а мини-проектами :) И я сейчас пытаюсь разобраться, как построить личную работу с такими задачами в условиях повышенной траты мыслетоплива, возросшего числа коммуникаций и кучи «опилков» времени.

Однако, у вас интересный подход, может что-нибудь утащу себе в командную работу тоже :)
Максим Дорофеев писал(а):
Пн июн 08, 2020 1:07 pm
Ага, все так. И это плюс/минус типовая ситуация.

И весь этот план можно вставить в описание таски в тасктрекере и по одной их доставать в свой уже рабочий список задач.
dottedmag писал(а):
Вт июн 09, 2020 1:18 am
Скорее даже сотни. Просто "проект" имеет смысл определять не как "что-то большое, что требуется планировать", а "деятельность по достижению некоей цели, состоящая из более чем одного шага".
Вот это прямо то, чего мне не хватило. Я пока такой думаю выстроить процесс:

1. Текущие таски в трекере — это проекты. Когда смотрю на список проектов, нужно ещё посмотреть список тасок в трекере в работе. В таску докидываю нужный контекст. Иногда пишу туда «план проекта».
2. В Todoist делаю задачу с названием таски из трекера и ссылкой на эту таску. Отмечаю в начале плюсиком, чтобы понимать, что это не обезьянья задача.
3. Подзадачами к этой задаче делаю уже обезьяньи задачи.
4. В список «Сегодня» можно добавить как одну-две обезьяньи (под)задачи, так и всю задачу — тогда все обезьяньи шаги попадут на сегодня.
5. Таски с плюсиками рассматриваются на обзорах так же как проекты: придумать следующий шаг, проверить не пора ли закрыть и т.п.
todoist.png
1 x

AnnyKey
Сообщения: 24
Зарегистрирован: Сб апр 11, 2020 8:42 am
x 48

Re: Что делать, если задачи оказываются проектами

Сообщение AnnyKey »

alexilin писал(а):
Ср июн 10, 2020 12:56 am
2. В Todoist делаю задачу с названием таски из трекера и ссылкой на эту таску. Отмечаю в начале плюсиком, чтобы понимать, что это не обезьянья задача.
3. Подзадачами к этой задаче делаю уже обезьяньи задачи.
Не знаю насколько прокачана Ваша обезьянка, но моя при виде в списке задачи с иерархией, срочно хочет разобраться с мелочью :D

На практике делаю так: на ежедневном обзоре (Утром) просматриваю список тасок-минипроектов в работе в треккере, записываю в список задач по 1-2 первых шага по таскам. По факту выполнения кроме галочки в своем списке задач, дописываю в треккер комментарий к таске (сделала раз, сделала два...), после пишу следующий шаг в свой список задач.
Итого выходит, что и обезьянка у меня не сильно зашугана, и начальство/коллеги видят, что работа по таске идет. Если нужно для сравнения, в день из треккера выполняется 2-5 тасок.
2 x

Ответить