Карта рабочего процесса в GTD (и ее апгрейды джедайскими техниками)

[napallday]

Можно использовать для этого и "ортодоксальные" GTD-шные инструменты, принимая список Next за коробочку "Неделя", а Someday за "Позже" (список Today есть и там и там).

Вот кстати да, так и мучаемся.

[Павел Симаков]

Про коробочки.
У меня один список задач с примерными сроками в программе есть. В позапрошлом году любил LeaderTask немножко. Смотрел видео на их канале... И там Иван выдал интересную мысль: "Если задаче не поставить срок, то в дебрях интерфейсов и прочего она скорее всего просто будет потеряна. И сделана не будет". Посмотрел на себя - а ведь так и есть. Когда дел в задачнике немного, можно просто открыть список "Все задачи", и быстренько проаналитить, к каким срок подошел, а какие пусть ждут подходящего времени. Но чем больше становится этот список, тем менее удобным он становится. И ты постепенно отучаешься в него смотреть. И начинаешь рыться уже в папках проектов, автопапках, основанных на сроках к задачам... А задачи без срока - остаются незамеченными. И постепенно перешел на то, что абсолютно всем задачам ставлю сроки. Да, чем дальше срок, тем сложнее угадать дату, тем более, когда не только от тебя все зависит, и нужно согласовываться с другими людьми. Но надо понимать, что Срок - это не совсем дедлайн. Срок, поставленный задаче в списке - это всего лишь дата, в которую желательно про задачу вспомнить, и уточнить дату, или отложить еще на какое-то время.
В итоге коробочки "Сегодня", "Неделя", "Позже" - они формируются программами автоматически, и я точно знаю, что записанное в список никуда не потеряется точно. Есть сложность отлавливать задачи, которым поставил срок далеко, а время выполнять пришло гораздо раньше. Но такие случаи случаются очень рано, и в основном зависят от личной способности к оценке. В общем, нарабатывается определенный навык.
Периодически пытаюсь себя заставлять активно использовать список "Сегодня", но такие желания из-за раздолбайства в итоге не срабатывают. Пришел к тому, что в электронном виде у меня список задач на будущее. А в карманном блокнотике я уже пишу дела именно сегодняшние. Раньше бумагу вообще не воспринимал серьезно, а после того, как этот блокнот меня несколько раз выручил: первый раз при покупке квартиры, второй раз при адском завале на работе (вызванным закрытием года), и пару раз у меня садился или наглухо умирал телефон, в котором у меня электронные задачки. В общем, надежнее и удобнее для дел на "сегодня" оказался именно бумажный вариант. А в электронном виде у меня дела на "неделя" и "позже".
На работе в Outlook (я разделяю задачи по работе от личных по техническим причинам, а не по идеологическим) у меня как раз наоборот: активно используется список "сегодня" и "неделя". А задачи на "позже" просто не заносятся, потому что специфика деятельности не позволяет планировать на дальние горизонты.

Про инбоксы.
Соврал бы, если бы сказал, что у меня абсолютно на всех задачах стоят сроки. Как раз отсутствие срока - это критерий, по которому фильтр мне выбирает задачи Инбокса. В течение дня просто записываю новые задачи, идеи, описания в список, как задачи. А потом, когда приходит время обзора (на работе регулярно, на "личном фронте" по мере необходимости), я уже переформулирую их, завожу проекты, если надо, рассылаю поручения, ставлю сроки и т.п. Удобно. И не надо думать, куда и как записать пришедшую в голову идею. Просто пишу, как есть в список, сохраняю и все. А потом фильтром такие записки уже формируются в инбокс.
В OneNote у меня инбокс не совсем инбокс по GTD. Там у меня скорее аналог "места хаоса" (по Глебу Архангельскому) или папки "карантин" (система 5С): В OneNote у меня попадает именно справочная информация: полезные ссылки, статьи (стараюсь копировать именно статьи, а не ссылки, т.к. домен могут заблокировать, статья может исчезнуть и т.п.), свой поток сознания по определенным темам. Т.е. говоря в терминах GTD, OneNote - это справочная система. И Действия туда обычно не попадают. Так же я там периодически расписываю некоторые сложные проекты, но для этого у меня выделен специальный (Один) раздел "Projects". А остальные разделы отображают область знаний, и отсортированы в алфавитном порядке.

По поводу схемы в заглавном топике.
Именно эта схема очень красиво выглядит, но неподготовленному (да и подготоволенному тоже, но в меньшей мере) адепту GTD она больше мешает, нежели помогает. Мешает она своим дизайном: слишком большая, слишком много на ней разного нарисовано и написано, хотя и логично и правильно. Мне больше нравится, все-таки, классическая схема из книги Д. Аллена. Но даже она выглядит сложнее, чем все делается на самом деле. В общем, для понимания принципов эти схемы подходят хорошо, но для повседневки они лично для меня почти не сыграли полезной роли. Потому что не понятно, какие элементы схемы чем являются: какие идут в календарь, какие в список дел, каким образом описывается Проект, а как отделить в списке дел поручения? и т.п. На деле эти схемы больше путаницы вносят, чем что-то подсказывают для работы. И есть мнение, что люди, которые кричат, что "GTD неуклюжа и не работает!", они просто споткнулись об эти схемы, уперлись в них, и не попытались вникнуть в идею, пытаясь просто применить алгоритм как есть.

[Александр Краевой]

Тем более с контекстами вот какой косяк может быть (хотя не у всех и не всегда): надо тебе на даче дерево посадить, ты берешь и пишешь задачу: "Посадить дерево", и контекст ей: "дача". Вроде все удобно и правильно, пока ты не на даче, задача в глаза не бросается и не мешает, а вот когда ты приезжаешь на дачу... включаешь контекст... и... "Твоюжмать! Саженец купить забыл", а это уже в другом конексте делается
Но этот косяк редко бывает хроническим

Это не косяк контекстов. Это две совершенно разные задачи. Вернее, одна задача является подзадачей другой. Или обе являются подзадачей одного проекта.
У одной контекст "Дача", а у другой "Магазин" или "Рынок".
У Девида Аллена четко сказано, что конкретное действие подразумевает, что есть все необходимое для его выполнения...

[Максим Дорофеев]

Это не косяк контекстов. Это две совершенно разные задачи.

Согласен, да. Это косяк определения первого шага.

Но мне все равно сущность контекста кажется избыточной. Далеко не всем это нужно.

[frost]

Появился вопрос.
Вы подкидываете задачи в условную коробку "Неделя" после начала условной недели или этот список остается неизменным?

Например, в воскресенье я собрался запланировать следующую неделю. Окинул взглядом проекты, обязательства и проч. задачи. Набросал список next actions и single actions, записал это все в коробку "Неделя".

Допустим, в понедельник утром я набрал себе n задач из коробки "Неделя" в коробку "Сегодня". На обзоре посмотрел, n-1 сделал, одну закинул на вторник или в бэклог (Неделя), набрал еще на вторник из Недели.

Допустим, что в понедельник я сделал первое действие из Проекта1. Не дожидаясь конца недели и недельного обзора я добавляю в Проект новое следующее действие.

Господа, внимание, вопрос: куда стоит добавить это новое следующее действие, если я собираюсь сделать его в ближайшее время (уложусь в текущую неделю).

Я не знаю, буду ли я делать его во вторник или в среду, положу ка я его в Неделю. Но если я лимитирую количество дел на Неделю так, чтобы иметь пространство для маневра, то я не буду отслеживать прогресс по выполнению недельного плана, который строится на задачах (а не результатах, как в agile results). То есть добавляя задачи в Недельную коробку, я буду как англичанин из анекдота про суп под открытым небом и дождь.

[Максим Дорофеев]

Появился вопрос.
Вы подкидываете задачи в условную коробку "Неделя" после начала условной недели или этот список остается неизменным?

Подкидываю...
Ну точне как... Лично я вообще сейчас использую только "Сегодня" и "Позже"

Но если я лимитирую количество дел на Неделю так, чтобы иметь пространство для маневра, то я не буду отслеживать прогресс по выполнению недельного плана, который строится на задачах (а не результатах, как в agile results). То есть добавляя задачи в Недельную коробку, я буду как англичанин из анекдота про суп под открытым небом и дождь.

Не правда. Можно отслеживать прогресс, даже если задачи добавлять.
А нафига, кстати, его отслеживать?...

[frost]

Появился вопрос.
Вы подкидываете задачи в условную коробку "Неделя" после начала условной недели или этот список остается неизменным?

Подкидываю...
Ну точне как... Лично я вообще сейчас использую только "Сегодня" и "Позже"

Но если я лимитирую количество дел на Неделю так, чтобы иметь пространство для маневра, то я не буду отслеживать прогресс по выполнению недельного плана, который строится на задачах (а не результатах, как в agile results). То есть добавляя задачи в Недельную коробку, я буду как англичанин из анекдота про суп под открытым небом и дождь.

Не правда. Можно отслеживать прогресс, даже если задачи добавлять.
А нафига, кстати, его отслеживать?...

Отслеживать на обзорах с целью понять, делаю ли я задачи, которые запланировал во время обзора - хорошие, правильные, нужные/важные задачи, или делаю всякий прилетающий шлак с гипертрофированным приоритетом. Пытаясь имплементировать схему 1-3-5, я обнаруживаю себя делающим совсем не те задачи, которые запланировал. Но тут проблема в желании сделать все и сразу, которая отодвигает в сторону правильные задачи и заставляет делать "срочные". Пожалуй, надо выспаться на новогодних и перечитать Макгонигал.

[Максим Дорофеев]

Пожалуй, надо выспаться на новогодних и перечитать Макгонигал.

Да-да

Ну или мою вторую книгу