Два периода дня

Обсуждаем вопросы личной эффективности: как есть слонов, лягушек, летучих мышей...
Ответить
Аватара пользователя
BendiMendi
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Пн янв 18, 2021 8:45 pm

Два периода дня

Сообщение BendiMendi »

Может, здесь уже обсуждалась подобная тема, но решил написать - может, кто поделится похожим опытом.

Дело в том, что мои рабочие дни проходят в двух режимах: с утра и часов до 18-19 - поток писем, звонков, сообщений. Я стараюсь из них составить список, придерживаться порядка выполнения, но многие такие письма, если я их сразу не беру в работу, эскалируют на начальство, его реакция - "ответь побыстрее, чтобы они ушли". Соответственно, срочное побеждает важное, много времени уходит на переписку и успокоение людей.

Поэтому до каких-то более сложных задач удается добраться только после 18 и часов до 22, когда мыслетоплива уже мало. Если задача сложная и требует внимательности (юристика всякая особенно - приказы, договоры), то страдает качество, особенно в конце недели в таком режиме и с дедлайном завтра.

Неделя за неделей усталость от этого накапливается, на "зеленые задачи" времени не остается. Вариант "искать другую работу" понятен, но всё же, может, кто-то находил оптимальный режим при таком разделении дня на 2 периода?

Аватара пользователя
Ruslan Kozik
Сообщения: 68
Зарегистрирован: Ср янв 29, 2020 9:03 am

Re: Два периода дня

Сообщение Ruslan Kozik »

Делегирование.
Вы ищете решение, подходя к проблеме со стороны времени, а не характера работы. (характерные маркеры в вашем сообщении "времени не остается", "дедлайн") Так или иначе, как бы вы не распределили свой график сама суть проблемы останется - рутинная работа отнимающая много времени и энергии. Первое впечатление от описания - это чистые обязанности секретаря или ассистента: письма, звонки и сообщения. Конечно, можно возразить, что дополнительная штатная единица потребует затрат, но тут можно посчитать: сколько денег вы как специалист теряете не делая наиболее эффективную работу и сколько можно потратить на делегирование неэффективной. Ну и нужно смотреть характер работы, может и не секретаря нанимать, а заказать бота или иную автоматизацию. Если характер взаимодействия в основном консультационный - сделать раздел на сайте в FAQ. Приказы и договоры тоже прекрасно сейчас автоматизируются и шаблонизируются.

AptypR
Сообщения: 62
Зарегистрирован: Вт авг 11, 2020 11:10 am

Re: Два периода дня

Сообщение AptypR »

Т.е. пробовали наоборот и не получилось? Я бы попробовал часть сложных задач(видимо они и зелёные) делать вначале, пожертвовав допустим зарядкой (для которой не мыслетопливо нужно, а больше сила воли), или допустим заправкой постели(недавно понял что задача то красная, на которую не нужно тратить время, хотя Fly Lady *требует* убирать постель каждый день).

Аватара пользователя
BendiMendi
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Пн янв 18, 2021 8:45 pm

Re: Два периода дня

Сообщение BendiMendi »

Я ответственный за предоставление ИТ-сервисов одной компании другой (должность звучит красивее, суть именно такая) без прямых подчиненных, секретаря мне не положено. Соответственно, заказчик меня воспринимает как одно окно, к которому можно обращаться со всеми вопросами.

Большая часть срочных обращений возникает именно из-за задач других сотрудников, с которыми они не могут или не хотят справляться (аналитик затянул сроки подготовки ТЗ, закупщики распределили купленные ноутбуки не тем людям, о которых договаривались заранее, админы не хотят разбираться с задачей и ждут, когда им кто-то разжует что нужно делать и т.п.). Руководство с повышением дисциплины и осознанности (наверно, это правильное слово) заниматься не особо хочет - новый админ без знаний - риск для компании, нового аналитика искать долго (у нас тут совсем не Яндекс) и т.д.

Я пытаюсь с этим бороться - создаю чек-листы тех, кого нужно пропинать, в течении дня прохожу по нему - получается с переменным успехом. Так что делегирование может привести к расширению этого списка за счет тех, кому что-то делегировал. Плюс есть люди, которыми я не управляю и они должны работать автономно от меня (например, закупщики из примера выше), но, когда они не справляются, я тоже должен разбираться.

AptypR
Сообщения: 62
Зарегистрирован: Вт авг 11, 2020 11:10 am

Re: Два периода дня

Сообщение AptypR »

"Так что делегирование может привести к расширению этого списка за счет тех, кому что-то делегировал." - ну секретарь как раз является фасадом, замена большого списка пропинывания одним, но понятно что к Вам вообще не относится.

Аватара пользователя
Ruslan Kozik
Сообщения: 68
Зарегистрирован: Ср янв 29, 2020 9:03 am

Re: Два периода дня

Сообщение Ruslan Kozik »

BendiMendi писал(а):
Вт янв 19, 2021 2:17 pm
Я ответственный за предоставление ИТ-сервисов
Ну вот, что-то уже более менее яснее. Хотелось бы подсказать что-то стоящее, так как сам сейчас решаю именно такие проблемы с делегированием своих рутинных обязанностей. Приходится преодолевать себя, (известен комплекс "я сделаю лучше" или "никто кроме нас")

Конечно, с первого взгляда может казаться, что выхода нет. Что перепоручить действительно некому, и никак иначе решить не получится. Но это один из тараканов, один из стереотипов, мешающих перейти к качественно новому уровню работу. Отсутствие навыка делегирования серьезно снижает эффективность работы, и как любому навыку, этому нужно будет учиться. И, одного какого метода ("волшебной таблетки") здесь точно не будет. Что сработает, что-то нет.

Начать я думаю стоит с осмысления убеждений, что делегирование в моей ситуации уж точно не поможет. (подозреваю, такая установка есть у большинства, кто сталкивается с проблемой делегирования) Я особенный, у всех по другому, у меня не сработает и т.д.

Что для начала можно предложить гипотетически.
- нужно будет убедить руководство в потребности в изменениях. Для этого делаем замеры времени потраченного на неэффективную работу и авралы и переводим в деньги - это прямые потери.
- начать приучать себя не бросаться сразу заделывать каждую пробоину и тушить каждый источник возгорания (об этом и пишет Максим) Учиться останавливаться и думать думать думать. Создавать для себя "буферы безопасности" (например, четко установить клиентам график приема заявок и обращений. Сейчас, подозреваю, у вас график 24/7? :) ) Это будет нелегко, в том плане, что каждая новая приходящая задача будет казаться самой важной и самой срочной. У каждого стучащего в почту или мессенджер клиента будет всемирный потоп и апокалипсис. Но это иллюзия
- сделать письменную инвентаризацию своих обязанностей. Что делаем, как делаем, сколько времени уходит. Здесь важно вытащить все из головы, иначе картина не будет ясна. Очень часто уже на этом этапе возникают идеи по делегированию. Например, после самонаблюдения и замеров выяснится, что несколько часов в неделю вы делаете одну и туже работу, которую можно автоматизировать.
- по каждой позиции начать искать способы оптимизации. (На время отложим вариант с дополнительной штатной единицей) А именно: Где и как автоматизировать. Кого и чему обучить. Какие инструкции и стандарты написать. Обучать можно не только сотрудников и коллег, но и партнеров и клиентов (в приведенном выше примере, приучить клиентов к графику - один из таких случаев)
Почему "админы не знают как разобраться с задачей"? Они не умеют или не хотят? Написать инструкцию по решению типовых задач. Если инструкции не выполнили - писать служебную записку вышестоящим. (и будьте готовы, руководителя тоже придется чему-то учить)
- думать

Аватара пользователя
Kate Zhivutskaya
Сообщения: 28
Зарегистрирован: Чт окт 01, 2020 12:29 pm
Контактная информация:

Re: Два периода дня

Сообщение Kate Zhivutskaya »

У меня была похожая ситуация, что помогло:

1. Начинать работу на час раньше, чем все. Получается два часа (час до начала раб.дня и час, когда все только приходят, раскачиваются и наливают кофе) с максимальным запасом мыслетоплива.
2. Планировать с вечера. Таким образом, как только я прихожу на работу, то сразу начинают делать по списку, без проверки почты, трекеров, списка задач и прочее.
3. Сделать проверку почты два раза в день - в обед и в конце рабочего дня. В 98% случаев ответ на письма в пределах 4х часовых слотов - это ок.
4. Проговорить с руководителем свой режим: а) если приходите на работу на час раньше, то можно ли заканчивать на час позже (могут быть разные исходы, но в любом случае это лучше, чем сидеть до 10) б) закоммититься, что вы ответите на все письма, но в пределах 4 часов (можно сделать слоты меньше), чтобы убрать его тревогу, когда на него эскалируют вопрос.
5. [опционально] стараться для каждой задачи отвечать на вопрос: кто реквестор? писала подробнее об этом здесь: https://is.gd/requestor
в ситуации полного аврала, когда все срочно - стараться отвечать на вопрос: что будет, если этого не сделать? очень прокачивает понимания бизнеса и помогает найти приоритет (в единственном числе) подробнее писала здесь: https://is.gd/vsepropalo

Аватара пользователя
BendiMendi
Сообщения: 7
Зарегистрирован: Пн янв 18, 2021 8:45 pm

Re: Два периода дня

Сообщение BendiMendi »

Ruslan Kozik, спасибо за идею делегирования. В январе как раз одну мою большую итеративную задачу делегировали другому человеку и стало легче, проблема только в том, что это разовая акция и постоянно передавать именно ему не получится.

В целом, по делегированию у меня есть пример моего коллеги на такой же должности, но немного с другой спецификой - он считает, что его окружают взрослые люди и если он поставил задачу, то за нее отвечает тот, кому ее поставили и особо ее не контролирует и уходит с работы вовремя. правда, у него другая проблема - беготня, авралы и скандалы прямо перед сдачей задачи и репутация "чайка-менеджера". Но времени и сил у него больше, это факт.

Kate Zhivutskaya, спасибо, хорошие идеи, надо попробовать.
1) сам давно об этом удумаю, но сейчас удаленка и у меня совсем маленький ребенок. нужно провести эксперимент - день-два попробовать
2) > без проверки почты, трекеров, списка задач и прочее
Тут нужно победить собственную тревожность и не читать вот это всё, а сразу делать запланированное
3, 4б) нужно обсуждать с начальством и понять как отвечать тем кто, не получив ответа, начинает названивать, манипулируя важностью задачи
5) в моем случае добавляется реквестор "клиенты", который сливается с "Босс" и занимает подавляющее большинство задач. Плохо, что задач, где реквестор - я и клиенты одновременно, мало

Ответить